DHL

El tránsito aduanero ha sido históricamente uno de los puntos más débiles para las empresas especializadas en el transporte urgente de mercancías. Una etapa necesaria del proceso global de negocio que es difícil de controlar, en la que intervienen terceros y en la que es complicado equilibrar las exigencias impuestas por las autoridades aduaneras de cada país y la urgencia temporal con la que trabajan operadores como DHL una empresa que realiza actualmente más de seis envíos por segundo cada día. Por esta razón, no es extraño que DHL decidiera crear un sistema capaz de agilizar el tráfico de mercancías entre países y que las Tecnologías de la Información se convirtiesen en el mejor aliado para conseguirlo. CIA es el fruto de este esfuerzo: un sistema de información que permite, mediante la digitalización de imágenes que fluyen a través de una de las redes de comunicaciones más potentes del mundo, que los documentos aduaneros (conocidos como DUA Documento Unificado de Aduana) lleguen a destino con antelación a la propia mercancía.
Unas horas de adelanto que, en este caso, son vitales tanto para racionalizar los procesos de trabajo, como para cumplir los exigentes contratos firmados con los clientes. Un sistema que está permitiendo a DHL logros tan importantes como eliminar errores en los documentos, mejorar significativamente los tiempos de tránsito (hasta una media de 18 horas en el proceso global), reducir los retrasos en las entregas, aumentar la productividad de sus departamentos especializados de aduanas y aminorar los costes de los procesos involucrados en estas tareas.
Una aplicación sencilla basada en entorno web que elimina un flujo de papel que anteriormente retardaba inexorablemente los tiempos de entrega de las mercancías. “Antes el paquete llegaba junto con la documentación y en ese momento iniciábamos todos los procesos referentes a los trámites aduaneros. Con CIA, la documentación se digitaliza en origen y se envía a través de la red al punto de destino, con lo que podemos comenzar los trabajos antes incluso de que la mercancía haya llegado físicamente”, afirma Enrique Pérez, director del departamento de aduanas.
El sistema acorta, en definitiva, los tiempos de tránsito en origen y en destino y esto a su vez tiene una fuerte repercusión en los costes de distribución, ya que no se tienen que especializar las rutas en función de las mercancías, sino que las sometidas al control aduanero se recogen junto a las que no están sujetas a dichos trámites. “Ahora podemos adecuar nuestras rutas de una manera óptima. De hecho estamos analizando qué tipos de envíos aduaneros pueden conectarse a nuestras rutas de las 8 de la mañana y tenemos previsto conseguir una mejora del 35 por ciento en este sentido para finales de este año”. El proyecto ha sido liderado por la central de Bruselas de la compañía y desarrollado técnicamente por el servicio mundial de informática que reside en Londres. A nivel local ha exigido la constitución de un comité de trabajo en el que han participado profesionales de los departamentos de aduanas y de nuevas tecnologías de DHL España, con el fin de valorar el impacto de la aplicación en la organización.
En realidad, la puesta en marcha de CIA ha supuesto la reingeniería prácticamente total de los procesos de trabajo. Con anterioridad a su puesta en marcha, la ventana de trabajo con la que contaba el departamento de aduanas se constreñía a unas pocas horas, pero con el nuevo sistema el panorama se abre en ocasiones hasta las 48 horas. “El hecho de tener que esperar la llegada de la mercancía para disponer de la documentación aduanera nos obligaba a concentrar mucho esfuerzo en poco tiempo y a contar con personas a tiempo parcial para sacar adelante el trabajo. Ahora empezamos a trabajar el día anterior y cumplimentamos documentación de mercancías que llegarán el día siguiente”, explica Pérez.
Esta forma de trabajar ha permitido, por ejemplo, garantizar la entrega de mercancías sensibles a ciertos clientes e, incluso, podría convertirse en el acicate para ampliar la oferta de productos y servicios adaptados a las nuevas posibilidades de entrega de mercancías. El despliegue de los sistemas de soporte de CIA se completará a lo largo de este año, para cubrir el conjunto de las casi cincuenta estaciones (primer punto de almacenamiento de mercancías) distribuidas por el territorio nacional.
En cada uno de ellos, se implantarán unos recursos informáticos similares como consecuencia de la profunda estandarización a la que somete DHL todos sus desarrollos de sistemas.
Técnicamente, CIA se compone de un sistema de captura de imágenes (escáner, PC) que son transferidas al servidor del sistema; un sistema de recuperación que trabaja en entorno Web (navegador Netscape) para permitir que las imágenes sean visualizadas o impresas sobre la base de la información de envío, y una red de servidores centralizados por áreas geográficas que almacenan e indexan las imágenes y las reenvían a los puntos de destino.
Estos servidores centrales se basan en equipos de Hewlett-Packard y operan en un entorno de base de datos Informix, siguiendo los estándares marcados para el conjunto de la organización, “estos son los dos pilares fundamentales sobre los que reposa la informática de DHL y el soporte de CIA no podía ser una excepción a esta regla”, asegura Pérez. Además, un servidor central situado en Londres permite la localización mundial de cualquier envío de documentación, aportando esta información a los sistemas internos de seguimiento. “Pase lo que pase tenemos que estar informados del estado en que se encuentra la documentación aduanera de una mercancía y por ello es necesario que los servidores CIA aporten información a otros sistemas de la compañía como Gatsy o Sis”.