Les voy a ahorrar el trabajo de buscar este termino en el diccionario. No existe. Sin embargo, a pesar de la licencia de su creación, no encuentro un termino más apropiado para definir la obsesión existente en algunas empresas por reunirse horas y horas sin provecho. Este placer por las reuniones sin una clara idea del objetivo, sin previa planificación o de errático transcurso es lo que podemos llamar Reuninitis.
En muchas ocasiones la convocatoria de una reunión no tiene un objetivo claro ni una duración aproximada. Al menos no bajo un horario establecido en la agenda. Cuando se convocan, su comienzo suele ser retrasado sin razones aparentes, en ocasiones se anulan sin aviso previo a los asistentes, se eternizan, no hay conclusiones claras y la teoría allí expresada no suele llevarse a la práctica.
En el acelerado ritmo del mercado actual, la necesidad de reunirse y tomar decisiones rápida y acertadamente se hace imperiosa. No obstante, para que el tiempo empleado en la reunión sea efectivo, la organización y los directivos tienen que adaptarse al cambio. El tiempo del directivo es oro. Se trata, no de reducir el número de reuniones, sino de aumentar la calidad y eficacia de las mismas.
En su agenda semanal, el directivo puede llegar a sufrir más de 20 horas semanales reunido por distintos motivos. El orden del día en las reuniones se ve entremezclado con multitud de otros asuntos, no directamente relacionados con las cuestiones empresariales. Así, las resoluciones que deberían tomarse de manera práctica y eficaz se diluyen a lo largo de varias horas, en las que el directivo termina por cansarse y mostrar menos involucración.
La mayor parte de los directivos de empresas considera las reuniones como un mal necesario. Al salir de las reuniones tienen la sensación de no haber resuelto los problemas planteados, no tener objetivos claros y que el tiempo empleado en su ejecución no se corresponde con los resultados. Esta sensación impide un mayor crecimiento personal y empresarial; los directivos tienden a desmotivarse y aumenta su reticencia ante la puesta en común de ideas y proyectos.
Uno de los motores de actuación, resolución y creación de nuevos proyectos en la compañía se encuentra en las decisiones que se toman en las reuniones. El enfoque conjunto de las distintas direcciones, la creación de nuevos proyectos, el conocimiento de los últimos resultados del mercado, las necesidades de formación o las nuevas estrategias de marketing, son elementos primordiales para el funcionamiento de la organización. Para ser más rentable, la empresa necesita reuniones positivas que motiven a sus directivos y les ayuden en su labor.
Para que la forma de enfocar las reuniones se modifique, la misma estructura y mentalidad de la empresa debe modificarse. El cambio que mueve los mercados y exige la continua adaptación de las organizaciones, necesita directivos con creatividad, capacidad de reacción, deseo de aprender y capacidad para tomar decisiones útiles en momentos críticos. Esta adaptación, e incluso anticipación, al cambio ha de verse reflejada también en las reuniones que mantienen los directivos. Para hacerlo, hay que cambiar el clip.
En líneas generales las reuniones se dividen en dos grupos asuntos informativos y decisiones de continuidad. En las reuniones de asuntos informativos se proporciona al grupo una imagen del estado y acciones actuales de la empresa. En las reuniones convocadas para tomar decisiones se abre la posibilidad del debate, con intención de que cada participante aporte su visión y tomar en consenso la mejor decisión posible. Normalmente, estas decisiones deben guiarse por la persona que más conocimientos posea sobre el tema. Sin embargo, en aquellos temas en los que no haya una dirección clara, lo mejor es dejarse orientar por un especialista.
Cambiar el chip implica una transformación de nuestra propia forma de ver y enfocar el trabajo. La gestión apropiada del tiempo, la planificación de tareas, el establecimiento de prioridades, el trabajo en equipo, el establecimiento de objetivos alcanzables y la comunicación efectiva, son pasos necesarios para la revolución y la adaptación al cambio. Para que las reuniones salgan bien, necesitamos crear una nueva concepción del trabajo y la labor diaria, más rentable y efectiva.
El tiempo no es percibido igual por todas las personas y no se trata de conseguir su uniformidad, sino de ser conscientes de su paso y organizarse para aprovecharlo al máximo. De la forma en que gestionamos nuestro tiempo, se obtiene al final de cada jornada el resultado que determinará el éxito o fracaso de nuestra labor a lo largo del año.
La planificación de nuestro tiempo diario nos permite anticipar actividades o establecer prioridades que rentabilizen el esfuerzo y recursos empleados en cada tarea. Organizar adecuadamente una reunión proporciona al directivo una conciencia clara de la manera en la que evoluciona su labor y define un horario para cada tarea evitando su aplazamiento o demora. Una idea clara de las prioridades y necesidades de la empresa y una correcta planificación aumenta la posibilidad de éxito de la empresa.
Una reunión efectiva debe seguir una serie de puntos
* Definir con claridad el objetivo de la reunión
* Programar su duración para evitar retrasos innecesarios
* Reservar una sala convenientemente equipada con sistemas de apoyo, iluminación, aire acondicionado, calefacción, pizarras, etc.
* Preparar un orden del día realista y claro
* Planificar con tiempo para anticiparse a los contratiempos de última hora
* Establecer un moderador que permita la exposición de sus ideas a todos los participantes
* Designar tareas y personas que las lleven a cabo
* Evitar ambigüedades y malos entendidos
* Dedicar unos minutos a la recapitulación de las decisiones y conclusiones
* Establecer procedimientos de seguimiento para garantizar que las decisiones se ponen en práctica
Gustavo Piera, director general de Time Manager Internacional España.
