Gastón y Daniela es uno de los líderes reconocidos en el mundo de las telas y una de las empresas textiles con más larga trayectoria en España. Con 53 tiendas repartidas por toda España, y presencia en más de 50 países de los cinco continentes, la empresa facturó el pasado año cerca de 6.000 millones de pesetas. En la actualidad, la empresa fabrica una enorme variedad de diseños que alcanza cerca de los 10.000 patrones textiles diferentes, así como la representación en exclusiva de las mejores marcas internacionales.
Hace tres años, Gastón y Daniela realizó un estudio de viabilidad de sus sistemas de proceso y de información. La necesidad de acometer un cambio tecnológico con el que soportar un nuevo plan estratégico de negocio con fuertes expectativas de crecimiento y expansión territorial fue la causa fundamental que llevó a la empresa a replantearse sus tecnologías de la información a medio y largo plazo, y a seleccionar nuevas soluciones en las áreas de proceso, integración de aplicaciones, comunicaciones LAN/WAN, e incorporación de Internet como canal comercial.
Las conclusiones del estudio, realizado por Abelino Ramos, un consultor independiente y responsable final para la implantación del nuevo entorno seleccionado, fueron contundentes, confluyendo todas ellas en la necesidad de dar un giro de ciento ochenta grados a una instalación que disponía de un software para la gestión contable con 18 años de antigüedad, basado en un desarrollo de Nixdorf, del que sólo permanecían el 30 por ciento de los programas fuentes una aplicación costosa de mantener y, por supuesto no adaptada a las exigencias del cambio de milenio y a las necesidades de una empresa en expansión. Como afirma Ramos, la empresa deseaba conocer la radiografía de los sistemas en aquel momento y los escenarios de evolución posibles. El estudio lo que reflejó fue la necesidad de cambio global en todas las áreas tecnológicas de la empresa, aunque centrándose fundamentalmente en el cambio hacia una solución integrada de gestión y en la remodelación de la infraestructura de comunicaciones, para luego implantar desde ahí las plataformas de proceso más idóneas para soportar el cambio.
Una vez aprobado el informe final, el primer paso fue la búsqueda de un ERP que contemplase de manera general la casuística de negocio de Gastón y Daniela y que pudiera ser implantado de la forma más estándar posible. Tras analizar la práctica totalidad de los ERPs existentes en el mercado, la decisión de la empresa fue estudiar tres grandes sistemas integrados de gestión -SAP, Oracle Financials y Baan- que debían cubrir las áreas financiera y de distribución, y ofrecer, además, soluciones coherentes para una posible evolución hacia esquemas de e-business.
Los motivos que llevaron a Gastón y Daniela a seleccionar soluciones que, a primera vista, exceden las necesidades de una pyme, son, en su gran mayoría, puramente técnicas.
Una vez descartada la vía SAP, las otras dos soluciones fueron estudiadas a fondo en el marco de dos proyectos piloto que evaluaron sus rendimientos. Para ello se creó un comité de seguimiento en el que estuvieron implicados todos los departamentos de la empresa, desde la dirección general, hasta las áreas administrativas y comerciales, pasando lógicamente por la informática. Tanto Oracle Financials como Baan (a través de Vanenburg Business Systems) se ajustaban en precio y cualidades técnicas, quedando finalmente la decisión sobre criterios de servicio y de implicación en el proyecto la decisión final para la selección de Baan fue porque está empresa se integraba directamente con el proyecto, mientras que Oracle lo hacía necesariamente a través de consultores, algo que no nos gustaba demasiado.
Además, Baan aportaba también unos menores tiempos de implantación de la solución, y su sistema E-Sales como solución de comercio electrónico para una previsible integración de la red comercial de Gastón y Daniela con el entorno de proceso corporativo, algo que se llevará a cabo durante el año que viene.
En todos los casos, la bondad de la solución traducía en un periodo de amortización de dos años en virtud de la optimización en el proceso de cobros, de la reducción de las existencias de género y del acortamiento del periodo de entrega de mercancía, que ha quedado reducido a la mitad, de 45 a 20 días. Y ello sin contar con la mejora de productividad alcanzada que ha permitido duplicar la facturación de la empresa sin aumento de personal actualmente, la empresa factura cerca de 6.000 millones de pesetas, el doble de sus ingresos en 1998, fecha en que se inicia el proceso de cambio.
El siguiente gran proyecto de la empresa se centra en su red comercial compuesta por tiendas propias, franquicias, exportación, división industrial y de operaciones especiales, fundamentalmente con el Patrimonio Nacional.
Vanenburg Business Systems ha llegado a un acuerdo con la empresa para la implantación de la solución de comercio electrónico E-Sales. El proceso previo de implantación se inició con la puesta en marcha de la opción Try un esquema que se ha desarrollado de la mano de Telefónica, aunque la situación se encuentra en estudio.
En cuanto a la plataforma de proceso se optó por Windows NT 4.0 como sistema operativo y Oracle como motor de bases de datos. La solución de Unix se descartó desde un principio por costes.
