El Instituto Nacional de Técnica Aeroespacial (INTA) es un organismo público de investigación, dependiente de la Secretaría de Estado de Defensa, que, desde su fundación en 1942, se ha convertido en el centro español por excelencia para el desarrollo de tecnología aeronáuticas, a la que posteriormente se unieron las espaciales, con el hito entre otros muchos de poner en órbita, en 1974, el primer satélite español.
El INTA será el primer organismo de la Administración española en aplicar los más avanzados sistemas informáticos para alcanzar una auténtica gestión del conocimiento. La consecuencia lógica que esperan alcanzar los responsables del INTA tras la implantación definitiva de su proyecto @tlantis será, como señala Bartolomé Marqués, subdirector general adjunto de coordinación y planes, es equiparar al INTA con sus homólogos internacionales y provocar un giro de ciento ochenta grados respecto del modelo actual de gestión del instituto. En definitiva, es un proyecto global para la gestión del cambio en el INTA.
La solución que se esconde detrás de @tlantis incluye la implantación de un sistema ERP basado en la solución mySAP.com que optimiza la gestión de los recursos del INTA, así como un sistema de gestión documental (IBM Content Manager) que elimina el uso del papel, mediante la utilización de documentos digitales y un portal corporativo interno para que los empleados accedan a la información acumulada en el sistema. El proyecto es el resultado de un concurso ganado por IBM, empresa que también está realizando una consultoría de análisis de impacto de la transición al euro del INTA, así como otra enfocada a minimizar las consecuencias que tendrá para la empresa y los empleados el uso del nuevo sistema y la adopción de nuevos procesos.
Con este nuevo planteamiento de gestión, el INTA optimizará sus procesos de negocio, mejorará su eficacia y ejercerá en tiempo real un mayor cumplimiento de cada de los múltiples proyectos nacionales e internacionales en los que colabora.
@tlantis surge de una necesidad clara, la de integrar sistemas dispersos en un único sistema homogéneo de gestión. Como afirma Marqués, el instituto dispone desde hace muchos años de una solución integrada para la gestión económico-financiera, denominada Sistema de Gestión del INTA (Siginta) que engloba la totalidad de los procesos desde la parte presupuestaria, hasta las compras , pasando por los circuitos contables o la gestión de recursos humanos. Un desarrollo propio soportado en una plataforma AS 400 que ha cumplido su misión hasta la fecha, pero que no ha evolucionado en relación con las nuevas tecnologías y cuyos problemas de mantenimiento obligaban a emplear demasiados recursos.
Siginta se ha adaptado durante los últimos años a las necesidades del INTA, pero también es cierto que necesitaba de mayores requisitos de mantenimiento que provocaban costes asociados cada vez más elevados. Por otra parte, su capacidad para integrar los cambios tecnológicos estaba por debajo de las expectativas del mercado y de las propias de los responsables del INTA. Y ello sin contar con otras necesidades puntuales como la obligatoriedad de asumir el cambio de moneda en los procesos.
Ante esta tesitura, el planteamiento de cambio no se hizo esperar. En primera instancia, se analizó la posibilidad de evolucionar Siginta hacia un nuevo modelo de gestión, pero los fuertes costes derivados desaconsejaron rápidamente esta vía. Por supuesto, también se estudió el camino de realizar un desarrollo interno con la adaptación de nuevas tecnologías, pero una vez más la componente económica echó por tierra cualquier tentación en este sentido.
Superados los primeros planteamientos, el INTA realizó un estudio de viabilidad que confirmase la capacidad de integración dentro del instituto de herramientas de gestión soportadas en ERPs estándares, y la consiguiente incorporación de nuevos procesos de negocio. Según Marqués, este trabajo, desarrollado por la empresa Norsistemas, actualmente Soluciona, fue determinante para el diseño de @tlantis, ya que nos permitió confirmar la viabilidad del proyecto de cambio desde una perspectiva radicalmente diferente. En definitiva, lo que se planteó fue una nueva visión de la actividad dentro de la Administración desde una perspectiva de negocio, cuyo eje gira alrededor de lo que produce el INTA, que no es otra cosa que proyectos aerospaciales, con una componente de eficacia en tiempos y costes, a partir de la cual nuestros usuarios se convierten en clientes. Una nueva visión que se enmarca dentro de los criterios fijados en el programa Info XXI de la Administración española.
El estudio de viabilidad nos hizo más que confirmar las expectativa de cambio y crear un marco adecuado para conjugar las ideas dentro de unas plataformas tecnológicas concretas que pasaban inexorablemente por la integración de un sistema empresarial de gestión, una gestión documental y la creación de portal corporativo como núcleo central del nuevo sistema un portal -explica Marqués- al que el usuario accede desde cualquier sitio donde esté, facilitándole una visión única de la información sin entrar en quién la esté soportando, es decir, el sistema de información se unifica para todo el instituto, con datos en tiempo real que agilizan la toma de decisiones y los procesos para cada uno de los proyectos.
A finales del año pasado, el INTA puso en marcha un concurso público de ofertas, valorado en 600 millones de pesetas, al que se presentaron la mayoría de los suministradores e integradores más importantes del mercado de soluciones basadas en SAP y capaces de integrar modelos de gestión documental asociados a la gestión, ya que, como asegura Marqués, entendíamos que un ERP sin gestión documental asociada era una solución coja, al no incorporar herramientas capaces de alcanzar un concepto auténtico de gestión de conocimiento, que debemos optimizar además con otras soluciones, ya previstas, como la de firma digital.
IBM presentó la oferta más ventajosa y la más completa, porque fue el único que demostró experiencia integradora en todas las áreas a las que afectaba @tlantis, es decir, en prácticamente todos los procesos de gestión que vamos a incorporar, entendiendo que cubriremos la totalidad de los módulos de mySAP.com, excepto los de producción donde no tenemos actividad. Además, el suministrador incorporará su sistema de gestión documental Content Manager.
Tras la decisión final del concurso, @tlantis se desarrollará en dos grandes etapas la primera, incluirá, antes del 1 de enero de 2001, los módulos financieros y contables necesarios para la integración del euro; el resto de los módulos se irán integrando sucesivamente hasta mediados de 2003, con la prioridad de cerrar los circuitos de planificación y control hacia la mitad del año próximo. Cuando culminen los trabajos, el INTA se habrá convertido en un organismo sobre todo más eficiente, con acceso sencillo y en tiempo real a toda la información, lo que permitirá tomas de decisiones ajustadas en tiempo a cualquier nivel y, por supuesto, una optimización de la gestión de los recursos y una reducción de los costes evidente.
@tlantis no sólo permitirá un mejor control de los proyectos en los que colabora el INTA, sino una apertura hacia el exterior a través de mejores relaciones con clientes, proveedores y proyectos internacionales. El entorno web donde se desarrolla el nuevo sistema facilitará el acceso automático a cualquier información referida a un proyecto concreto, cuyos responsables podrán planificar conociendo los recursos disponibles en una base de datos única y todo ello con ninguno, o muy pocos, papeles encima de las mesas de trabajo.
Buena parte del éxito de @tlantis se soportará en la red de comunicaciones LAN/WAN que el INTA ha creado desde 1997. Una infraestructura de banda ancha que optimiza el rendimiento de los grupos de trabajo involucrados en proyectos avanzados, mediante el establecimiento de sistemas que fomentan el trabajo colaborativo y el establecimiento de exigentes criterios de seguridad en su funcionamiento.
El INTA ha finalizado un proyecto de migración hacia tecnologías Gigabit Ethernet de su red de área local, cuyo objetivo final era la configuración de una red en estrella basada en esta tecnología. Una red compleja para dar servicio a más de 1.100 usuarios, para la que también se han buscado soluciones de gestión cuya responsabilidad recae en Unicenter TNG de Computer Associates.
El resultado final del proyecto es la implantación de enlaces LAN de fibra óptica con 16 fibras que permiten constituir redes independientes a nivel físico, lo que implica, cuando es necesario, la posibilidad de conectar un número determinado de edificios o de usuarios que compartan un proyecto común, capaces de interactuar con criterios de seguridad que van más allá del concepto típico de red privada virtual.
