No cabe duda de que una de las problemticas a las que se enfrenta la empresa de hoy da es la de racionalizar adecuadamente sus archivos de informacin. Este es un tema tecnolgicamente superado en lo que respecta a archivos que contienen documentacin estructurada, es decir, susceptible de ser soportada en los clsicos sistemas de gestin de bases de datos aspectos tales como la facturacin, el control de almacn o la contabilidad son ejemplos claros de este tipo de tarea.
No obstante, existen otras fuentes de informacin que, bien por su volumen o bien por su propia naturaleza, no han tenido hasta fechas recientes un tratamiento tecnolgico idneo y nos referimos concretamente a la documentacin no estructurada que toda empresa maneja en abundancia tanto en papel, como en algn tipo de soporte electrnico. Sin embargo, actualmente los sistemas de gestin documental gracias a las capacidades de escaneado de gran volumen, de indexacin y a la aplicacin de tcnicas OCR, entre otras, ha resuelto muchos de los problemas planteados para la digitalizacin y tratamiento de este tipo de informacin.
Esta diferenciacin en cuanto al tipo de datos a documentar, fue uno de los factores decisivos que llevaron al Partido Popular ha implantar en su sede central la solucin Alchemy, desarrollada por la empresa Sistemas de Documentacin de medios (SDM), como plataforma para gestionar su creciente volumen de informacin. Como explica Juan Ignacio Rospir, director de documentacin del grupo poltico, la mayora de la informacin que nosotros necesitamos documentar como, por ejemplo, las noticias de los peridicos, no est estructurada y por eso necesitamos criterios de bsqueda que nos permitan encontrar de manera muy sencilla los datos que nos piden nuestros usuarios. Esta es una de las mayores dificultades con que nos topamos a la hora de seleccionar el sistema de documentacin adecuado y que Alchemy cubre perfectamente.
El partido dispona, desde 1990, de un sistema de digitalizacin y almacenamiento de documentos mediante el cual almacenaba la informacin en discos pticos con un sistema de gestin documental bajo entorno MS-DOS. Sin embargo, el nuevo papel asumido por esta organizacin a partir de 1989 (tras la refundacin de Alianza Popular en el partido Popular) y, ms an, tras ganar las elecciones de 1986, llevaron a reconsiderar las soluciones empleadas hasta la fecha en el departamento de documentacin. Las limitaciones fundamentales del anterior sistemas se basaban principalmente en la cantidad de trabajo previo que se requera para realizar la indexacin de los documentos. Slo la rigurosidad ms estricta en esta tarea facilitaba la bsqueda de informacin, pero cualquier fallo previo la dificultaba extraordinariamente, comenta Rospir.
Ahora, tras la implantacin de Alchemy, el departamento de documentacin del Partido Popular ha apostado por un sistema que funciona bajo entorno grfico Windows y que aporta un potente motor de indizacin que soporta el acceso por ilimitados criterios de bsqueda a cualquier documento, sea de tipo estructurado a no estructurado. Adems Alchemy es capaz de visualizar hasta 270 formatos diferentes de documentos, incluyendo todos los ofimticos clsicos, los estndares de imagen, ficheros AutoCAD y los utilizados en Internet, como HTML o PDF. Por otra parte, al entrar de lleno en una solucin estndar de mercado, los responsables de documentacin cumplen con otro de sus objetivos no quedar atados a un proveedor de programas o a un integrador de la solucin, como lo es Microdata en este caso.
Un tercer factor decisivo en el proceso de seleccin fue la posibilidad de migrar todos los histricos de informacin al nuevo sistema, condicin indispensable para los responsables de la aplicacin. Muchas de las empresas integradoras (y se analizaron ms de una decena de soluciones) no asuman el costo de dicha actualizacin, algo que no Juan Ignacio Rospir no lleg a entender en ningn momento para nosotros era indispensable volcar al nuevo sistema varios aos de historia poltica de nuestro pas que tenamos documentada con el anterior sistema sobre MS-DOS primero por el valor de los datos almacenados y, segundo, porque nos pareca absurdo mantener dos sistemas distintos de documentacin. Slo Microdata nos aport la solucin a este problema, asegura Rospir.
La migracin al nuevo sistema documental ha permitido tener un total de ms de 300.000 documentos almacenados en CD, un hecho que capacita al sistema para realizar consultas concurrentes on line gestionadas por Alchemy.
Todas las ventajas que ha aportado la solucin Alchemy redundan en la productividad del departamento, hasta el punto que puede cifrarse en una mejora cercana al 50 por ciento.
Algo que se ha conseguido gracias a algunas de las funcionalidades que incorpora el sistema.
Alchemy permite la posibilidad de recuperar documentos no slo por descriptores fijos, sino por cualquier palabra o grupo de palabras que aparezca en los mismos, mediante la tcnica OCR que asocia el texto reconocido a la imagen original, un elemento decisivo para el tipo de bsquedas de informacin con las que nosotros trabajamos.
Por otra parte, la informacin se puede almacenar en cualquier tipo de unidad lgica o soportes de bajo coste, lo que facilita, por ejemplo, el transporte cmodo de grandes cantidades de informacin de un sitio a otro. Adems, esta caracterstica permite minimizar los tiempos de bsqueda y de acceso a la informacin, ya que la solucin permite visualizar los resultados de cualquier bsqueda en menos de tres segundos. Y ello sin citar, que la plataforma facilita la recuperacin de los documentos por bsquedas booleanas y comodines en el mismo campo de ndice, o combinndolos, para un usario o para varios actuando concurrentemente.
