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La digitalización ha evolucionado del software al dato. ¿Estamos entrando en la “era de la calidad del dato” como principal ventaja competitiva?
Sin lugar a duda la calidad del dato se ha puesto en el centro de la diana y es una lucha interna en todas las empresas. Si los datos de entrada no son de calidad, todos los procesos se ven afectados y ahora más que nunca su tratamiento automático puede generar muchos problemas difíciles de resolver o con un alto coste. La IA y las tecnologías de RPA han conseguido acelerar al máximo las organizaciones y sus procesos. Yo lo comparo de pasar a ir conduciendo un coche normal a subirte a un Formula 1, si los datos no son buenos el efecto sería como si el piloto fuera a 300 Km con la visera sucia o llena del impacto de mosquitos, las probabilidades de salirte de la pista o colisionar son muy altas y no fácilmente reversibles.
¿Qué está fallando hoy en las estrategias de transformación digital en España pese al crecimiento del uso de IA y cloud?
Yo creo que el principal problema sigue siendo la gestión del cambio interna, y no es algo fácil de resolver, la IA asombra y atemoriza a partes iguales. En cualquier caso, la IA y el cloud afectan de modo transversal y vertical a toda la empresa tensionando a todos los equipos, desde Compliance, Seguridad, Operaciones, etc. Ya no solo es el cómo se hacen las cosas (algo inherente al cambio) sino que ahora tenemos que poner en observación a la cadena misma de valor y al porfolio de esta. Mi empresa en sí misma en un claro ejemplo de este cambio. Hemos pasado de centrarnos en el hardware de digitalización a poner el foco el software y la calidad del dato como algo inherente al proceso de captura de información.
¿Cuál es el impacto real de la mala calidad del dato en proyectos de IA (costes, errores, decisiones)?
Yo creo que todos somos conscientes de que la IA generativa, alucina y que por lo general mucha parte de la inversión se dedica a evitar estas alucinaciones. Cuando aparece la alucinación, nos hacemos la pregunta, ¿Por qué ha alucinado? Es aquí donde hay que ver si el problema es el algoritmo, la mala calidad del dato de entrenamiento o la mala calidad del dato origen.
Entrenar por ejemplo una IA con datos malos es como si fuéramos cirujanos y operáramos a los pacientes fuera de un quirófano. Es por ello que en nuestra metodología de operación I-DCS (Intelligent Data Capture Stack) nos orientamos a definir todos y cada uno de los componentes tecnológicos, Hw, Sw y humanos que van a estar involucrados en la captura/ingesta de datos para conseguir la calidad del dato que se necesita.
Una mala calidad del dato puede hacer fracasar una POC que podría haber sido un éxito y también puede hacer que en un entorno de producción los errores se multipliquen a tanta velocidad que pueda acabar con la empresa.
¿Cómo cambia el rol del hardware (escáneres) en un mundo dominado por software e IA?
Nosotros como compañía, nos situamos en lo que denominamos “LA FONTERA DIGITAL”, es aquel lugar donde los documentos como activos físicos se convierten en activos digitales listos para su explotación por los sistemas. Hasta hace bien poco los procesos de digitalización en su mayoría estaban enfocados al compliance, es decir, generar una imagen que se guardaba en un servidor de ficheros, del mismo modo que antes se guardaba en un archivador A-Z. En algunos casos y con determinados documentos de negocio como las facturas, se extraían datos que se incorporaban en los sistemas. ¿Qué ha cambiado?
Por un lado, la IA permite de forma ágil el procesado y tratamiento de los activos digitales de forma masiva y pasa a ser una necesidad. Una ingesta masiva es eficaz con escáneres documentales que han evolucionado incorporando tecnologías como los ultrasonidos inteligentes. Las mismas normas dadas por la administración pública en la ENI nos indica que si no disponemos de un dispositivo específico dotado de este tipo de tecnologías deberíamos contar las hojas en ventanilla para asegurarnos de su integridad. ¿Se imaginan a un operador contando las hojas a mano? Claramente no sería viable. Sin escáneres documentales específicos los procesos de ingesta documental masiva sencillamente no serían factibles.
Así mismo, el escáner tiene una labor crítica en muchos procesos que se realizan de cara al público, pues tiene una gran implicación en la experiencia del ciudadano y por otro lado en la calidad de la información que se introduce en la organización. Yo siempre digo es que si el papel no existiera habría que inventarlo; accesible en todo lugar, sin necesidad de consumo energético, con validez legal, etc. Gracias a los escáneres documentales hoy en día se pueden crear experiencias híbridas que nos permiten obtener lo mejor del papel e integrarlo en los procesos.
Solo tenemos que mirar a nuestro alrededor para identificar situaciones donde el papel transmite una mejor experiencia que un Tablet, Un Pad de Firma o un formulario online;¿Se imagina en un hotel poner en un escáner todos los DNI del grupo a la vez y completar un registro de 20 personas en un santiamén? ¿Se imagina lo que es salir de su examen (en papel) y al salir del aula tener su copia certificada del mismo para que pueda contrastar con compañeros y no tenga que recordar lo que puso o lo que no? Todo esto lo podemos hacer.
¿Estamos ante una “infraestructura crítica del dato” donde antes solo había periféricos?
Totalmente. Solo con una ingesta controlada se puede garantizar la calidad del dato, especialmente si se quiere automatizar su tratamiento.
La multicanalidad en empresas y AAPP ha provocado que cualquier usuario pueda introducir documentos por múltiples vías —web, email o formato físico—. Esto ha derivado en un nuevo problema: la “multicalidad”. Aunque para un tramitador todos los documentos sean simplemente un PDF, no todos los PDFs son iguales, unos pueden tener muy baja calidad o ser defectuosos y conducir a errores y otros con datos estructurados y de máxima calidad.
La “infraestructura crítica del dato” no se limita al escáner solo, sino a toda la infraestructura de captura definida según nuestra metodología “ I-DCS”. Cuanto más cerca del origen capture el dato mejor será la calidad, es por eso por lo que el escáner es más crítico que antes, siendo un cambio de tendencia en muchos segmentos. Durante muchos años se creó un fuerte Back Office para liberar al Front Office y que este pudiera hacer tareas más importantes. Ahora volvemos a invertir la cadena ofreciendo Dispositivos inteligentes para liberar el Back Office.
PFU apuesta por proyectos personalizados. ¿Qué implica esto frente a soluciones estándar?
Esta pregunta entronca con la de las resistencias a la transformación digital. Independientemente del sector de actividad cada empresa tiene su cultura, sus limitaciones y sus fortalezas. Hay lugares donde están totalmente dispuestos a afrontar una transformación de la experiencia en las oficinas de atención y otros prefieren externalizar el back. La configuración de tipología documental, calidad del dato requerida, y coste en recursos humanos y económicos es muy variable, es por ello por lo que el proyecto y la oferta debe serlo también.
El concepto de proyecto personalizado requiere de un completo porfolio de componentes Hw, Software, Cloud Services y por supuesto de RRHH que nos permita definir ese stack de componentes de captura i-DCS que consiga la calidad del dato requerida al coste requerido. Gran parte de esos componentes son nuestros como la plataforma PaperStream Capture ® pero sobre ella se ejecutan una gran cantidad de componentes, algunos propios y otros de terceros como el de Docuware ® o el de Validated ID (ahora Namirial) que aportan desde seguridad para poder hacer la captura certificada conforme a EIDAS como archivo a largo plazo o bien motores específicos de reconocimiento.
¿Qué verticales son prioritarios en 2026 y por qué (banca, sanidad, AAPP, educación…)?
La Educación es prioritaria y la IA ha llegado para quedarse. Hace apenas unos días el gobierno anunciaba a bombo y platillo la inversión de 140 millones en una App de IA para eliminar la burocracia. La pregunta ahora es, vale y cuando esté ¿Qué pongo en la frontera digital? ¿Qué experiencia voy a conseguir para profesores y alumnos? Hoy en día el proceso apenas ha cambiado desde cuando hace más de 40 años yo hacía la EGB con montañas de papel. ¿No sería lógico revisar esa experiencia? Sería tan sencillo como utilizar una soluciones como la nuestra PaperstreamCapture ® donde se digitalice en segundos desde el mismo aula, los test de los alumnos, enviándoles directamente una copia certificada de su prueba y otra copia a sus servidores para su gestión digital.
Otro ejemplo ¿Tiene sentido que una convalidación de título, incluso con países con los que hay convenio lleguen a tardar más de 3 años?
O lo que me comentaba un Catedrático de Historia para acelerar procesos de investigación.
Esto nos lleva a los más de 36.000 archivos que existen en España, de los cuales solo una pequeña parte está digitalizada. El riesgo es claro: todo ese conocimiento puede quedar SESGADO fuera del alcance de la IA —y, en la práctica, desaparecer— si como sociedad no invertimos en su digitalización.
Y en sanidad las AAPP podrían dejar de tener esa desconexión entre comunidades, centros y en temas de seguridad. ¿Porque no?
¿Cómo se mide el ROI de un proyecto de captura documental avanzada?
Tradicionalmente el ROI ha sido fácil de medir pues valía con comparar el coste actual del proceso frente a la implantación del proyecto de captura documental. Captura de facturas, albaranes son ejemplos muy claros que crecieron a grandes velocidades por su rápido ROI demostrable.
¿Qué ha cambiado hoy en día? Pues curiosamente el “acelerador IA” que nos permite procesar estos datos estructurados masivamente nos ha llevado a meter en la variable del ROI aspectos que antes estaban al margen. Uno de ellos es la experiencia de cliente (CX), un aspecto clave para la retención de estos en la empresa, y no solo la CX en oficina sino la calidad del dato y los problemas que puede generar en el back-office y una información inconsistente en los diferentes canales. El otro es el coste de oportunidad, el acelerador de la IA puede hacer que en un pequeño plazo de tiempo mis competidores avancen mucho más rápido, a veces competidores con mucho menos estructura operativa, la digitalización avanzada real de los diferentes canales puede marcar un antes y un después en esta nueva era.
¿Qué papel juega el software como PaperStream en esta evolución?
PaperStream ha evolucionado más allá del software de captura que tradicionalmente acompañaba a los escáneres. Hoy es una plataforma abierta orientada a gestionar tanto la experiencia de usuario como la calidad del dato desde el origen. PFU está apostando de forma decidida por esta evolución, incorporando mejoras continuas basadas en las necesidades reales de sus clientes, que utilizan esta infraestructura en su operativa diaria.
Estas mejoras van desde la integración de OCRs cognitivos hasta nuevas funcionalidades que automatizan procesos, como la separación de lotes cuando se detectan sobres.
Estas evoluciones van acompañadas de un innovador “PaperStream Solution Partner Program” que lanzamos el día 15 de Abril enfocado a nuestros integradores y revendedores de valor que buscan fuentes recurrentes de ingresos e innovadoras propuestas para sus clientes.
En conclusión, nuestro foco en el papel y la captura documental se ha redirigido hacia la experiencia del cliente y la calidad del dato, manteniendo nuestro foco en el canal de valor, aportando soluciones innovadoras que permitan a todas las empresas completar su transformación digital.
