El aumento de las comunicaciones digitales entre empresas y administraciones públicas ha motivado que la seguridad digital sea hoy imprescindible para organizaciones y entidades. Sin duda, la información es el activo más importante, por lo que cualquier incidente, brecha o fuga de datos supondrá un importante daño económico y operacional, y, también, para la integridad de la marca.
Afortunadamente, existen diferentes herramientas y procesos que pueden ayudar a asegurar todo tipo de gestiones online, sin ver disminuida la seguridad, tanto en un puesto físico como por la casuística de las diferentes opciones de trabajo.
Un ejemplo de ello son los certificados digitales, que permiten la identificación online para hacer trámites con las administraciones públicas y la firma digital . Basada en criptografía asimétrica (empleando funciones hash), la firma digital ofrece plena seguridad a través de las garantías de autenticidad del firmante, el no repudio de la comunicación y la integridad de la información, además de reducir el riesgo de sufrir una suplantación de identidad.
Centralización y custodia
Con la firma digital las empresas pueden firmar con su certificado digital y gestionar de forma completamente segura cualquier documento, algunos tan utilizados como archivos en formato PDF o presentaciones corporativas en Powerpoint, y desde cualquier dispositivo.
Sin embargo, para garantizar el correcto almacenamiento, control y seguridad de estos documentos es importante que los certificados se encuentran custodiados y centralizados en un único repositorio cifrado y seguro, no instalados en diferentes estaciones de trabajo o duplicados sin ninguna monitorización. La gestión centralizada de los certificados digitales en un único servidor asegurará la protección de la identidad digital de las empresas al acreditar, en todo momento, la seguridad y la trazabilidad de accesos, así como cada proceso de firma o cifrado.
Esta gestión centralizada también asegura la movilidad de los certificados, permitiendo al usuario firmar documentos con cualquier tipo de certificado cuando sea necesario y desde cualquier lugar; controlar los procesos de firma creando políticas de uso para limitar dicha funcionalidad; y obtener una trazabilidad total de las firmas realizadas con los certificados: cuándo, quién, dónde y para qué se ha hecho uso del certificado digital.
Adicionalmente, es posible evitar posibles interrupciones de negocio derivadas de firmar con certificados caducados con la creación de alertas de caducidad para anticiparse a su fecha de expiración.
A la vista de estas ventajas, queda claro que firmar con certificado digital de forma controlada garantiza la seguridad de las empresas durante el proceso de firma, gracias a la confidencialidad o el cifrado del contenido. Por eso, no es de extrañar que sectores y áreas que gestionan información sensible, como Recursos Humanos, Legal, Ventas o Finanzas elijan esta fórmula para salvaguardar su información. Además, y dada la amplia variedad de documentación con la que interaccionan (contratos, facturas electrónicas, propuestas comerciales, nóminas, presupuestos…) y el carácter confidencial de los datos contenidos en ella (cifras de negocios, datos personales y bancarios…) esta protección es clave.
