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La seguridad en la impresión debe ser una parte esencial de la transformación cloud

Por Juan Leal Cárdenas, Director General de Lexmark Ibérica.

Juan Leal, Lexmark.
Juan Leal, Lexmark.

 

La llegada del COVID-19 ha provocado que la transformación digital y, por asociación la nube, se hayan convertido en algo esencial para la continuidad de los negocios. No es de extrañar, por tanto, que la adopción de la nube haya crecido en 2020. La investigación realizada por PWC revela que el gasto en la nube aumentó un 37% en el primer trimestre de 2020 para posibilitar el trabajo remoto o flexible en las compañías. Comprensiblemente, las empresas han recurrido a la nube como medio para garantizar el acceso a la información y a los recursos críticos de la empresa dondequiera que estén trabajando sus empleados.

Sin embargo, a medida que la infraestructura de IT de las empresas se descentraliza, la seguridad de los dispositivos conectados, especialmente los de impresión, se convierte en fundamental conforme las empresas continúan con sus viajes de transformación hacia la nube. Y es especialmente importante para los sectores y equipos en los que la impresión sigue siendo un asunto vital en los procesos empresariales como en el sector jurídico, sanitario, la industria o el sector logístico.

El tema de la seguridad

Proteger una flota de impresión frente a las amenazas de seguridad puede ser un proceso lento y difícil, incluso cuando las oficinas están abiertas y la mayoría de los empleados están trabajando in situ. Tareas como la gestión manual de activos y la configuración de los dispositivos son propensas a errores e ineficientes. Además, la instalación individual de los certificados de los dispositivos absorbe un tiempo valioso frente a otras tareas, ya que las impresoras deben supervisarse continuamente para garantizar el cumplimiento de las políticas de seguridad.

No solo puede ser un error humano lo que ponga a una empresa en riesgo de sufrir violaciones de seguridad. Al igual que cualquier otro dispositivo conectado, las impresoras en red son puntos potenciales de entrada para los ciberatacantes. Muchas empresas no son conscientes de que los datos almacenados en servidores o en el disco duro de una impresora heredada pueden transferirse sin cifrar a través de la red cuando se imprime, así como de la posibilidad de enviar los datos a impresoras situadas en lugares no seguros si no establecen flujos de trabajo alternativos.

Con una plantilla dispersa y menos personas en una oficina, aumenta el riesgo de que el mantenimiento y las actualizaciones claves de una flota de impresión se mantengan al día, a menos que se automatice o se gestione de forma remota, así como el riesgo de que los documentos que contienen información confidencial queden desatendidos en la bandeja de salida de cualquier impresora.

Seguridad desde el diseño

Hay varias buenas razones para migrar la infraestructura de impresión a la nube. Una solución de software de gestión de impresión sólida y basada en la nube, que además incorpore la seguridad en su diseño, facilita la gestión de la configuración de los dispositivos de una flota de impresión a través de una red, haciéndola escalable a miles de dispositivos.

Los administradores de IT, deben poder configurar una flota de impresión con contraseñas en los dispositivos o autenticación de red para asegurar su gestión remota y tener la posibilidad de cambiar fácilmente las contraseñas en toda la flota de impresión, y cumplir así con las políticas de rotación. Garantizar la aplicación y el cumplimiento de las políticas de seguridad, también implica la necesidad de gestionar los permisos de los usuarios o de los distintos cargos dentro de una empresa. Para ello, debe ser posible restringir las funciones de los dispositivos para solo unos usuarios o grupos específicos y evitar que los usuarios no autorizados puedan cambiar la configuración de los dispositivos y su seguridad. Además, para reducir la superficie de ataque de una flota de impresión, se pueden desactivar y activar puertos y protocolos y configurar los dispositivos automáticamente para que registren la información de uso

La implementación del teletrabajo no puede suponer que los trabajadores no puedan hacer uso de una impresión segura, incluso cuando no están físicamente en la oficina. Los empleados que necesiten imprimir deben poder enviar un documento a una impresora de su oficina, donde se mantendrá almacenado de forma segura hasta que ellos, y nadie más, puedan acudir a la oficina para recogerlo, utilizando una función de liberación de impresión. Del mismo modo, una empresa necesita mantener el control sobre cuándo y dónde se accede a los archivos de impresión y a los documentos escaneados para garantizar unas prácticas correctas de nomenclatura y archivado.

Automatizar siempre que sea posible

La automatización es una gran compañera de la seguridad. La configuración manual de dispositivos puede dar lugar a problemas de configuraciones y niveles de firmware incompatibles. Las mejores soluciones de gestión de la impresión garantizan que los dispositivos están configurados correctamente y pueden corregir automáticamente los que no coinciden. Al automatizar las tareas de seguridad, los administradores de IT pueden liberarse de tener que ejecutar actualizaciones de firmware durante la noche para evitar la interrupción del negocio. Además, los dispositivos se pueden auditar a diario o con mayor frecuencia para asegurar que el departamento de IT se mantiene al día con las actualizaciones de la flota de impresión, de modo que no pase desapercibida ninguna vulnerabilidad potencial y garantizar que los dispositivos siempre cumplen con la normativa. Se pueden realizar búsquedas periódicas para comprobar la existencia de nuevos dispositivos en la red y proporcionales automáticamente a los nuevos dispositivos una configuración base para garantizar que cumplen las políticas de seguridad y se pueden programar informes mensuales para demostrar el cumplimiento de las políticas de IT en todos los dispositivos.

Tener una plantilla dispersa, ya sea por razones de continuidad del negocio o porque el personal necesita trabajar de forma flexible, no debería significar ignorar la necesidad de imprimir. Al trasladar la infraestructura de impresión a la nube e implantar una solución de gestión de la impresión sólida, que incluya seguridad en su diseño, la impresión remota puede incluirse en las políticas de teletrabajo como parte de un viaje de transformación digital.

 

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