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12 aspectos esenciales para seleccionar un buen software de contabilidad para las agencias de viajes

Un software fácil de usar y específico para el sector mejorará la productividad de los agentes de viajes.

Seleccionar un buen software de contabilidad o back office para su agencia de viajes parece difícil, especialmente para aquellos que inician su actividad empresarial. El sector de la agencia de viaje, suele regirse por una legislación específica en cada país o estado y, por lo tanto, requiere de soluciones de tecnológicas específica que contemplen dichas normativas fiscales. Pero además de estar adaptadas adecuadamente a estas, ¿cuáles son los puntos clave a tener en cuenta a la hora de seleccionar un software?

Aquí tratamos los 12 aspectos esenciales para evaluar y seleccionar un buen software para las agencias de viajes:

1. Integración con los GDS

Las soluciones de software para agencias de viaje más completas a menudo están integradas con las principales herramientas de GDS (Global Distribution Systems) como Amadeus, Galileo, Sabre y Worldspan para automatizar el proceso de carga de los PNR y la automatización de la facturación. Esto le permitirá ahorrar muchas horas de trabajo semanales en su agencia de viajes, así como minimizar la posibilidad de errores con la introducción manual de los datos de las reservas.

2. Una herramienta CRM

Una buena herramienta de gestión para una agencia de viajes también debe ofrecer características de CRM que mejoren la experiencia del agente de viajes y agilicen la relación con los clientes de su agencia. Acceda rápidamente a los perfiles de los pasajeros para ver su historial de viajes, preferencias de establecimientos y asientos, o incluso consultar los números de sus tarjetas de pasajero frecuente de las diferentes aerolíneas, permitirá a los agentes ofrecer un excelente servicio al cliente y dar la impresión de conocer perfectamente las necesidades de cada cliente.

Las principales características CRM a considerar:

  • Perfil detallado del pasajero
  • Automatización de mensajes al pasajeros basado en eventos (por ejemplo, envío automático de un SMS previo a la salida del cliente con un mensaje tipo: “Disfrute de su vuelo y recuerde facturar con al menos 1 hora de antelación”)
  • Campañas de email con segmentación en base a los perfiles de los pasajeros
  • Avisos y alertas manuales

3. Un software que aparte de la gestión comercial permita llevar la contabilidad

La gestión comercial y facturación es una cosa, la contabilidad es otra. Un buen software debería permitirle gestionar su contabilidad de inicio a fin: Recepción de facturas de proveedores de servicios turísticos, imputación de facturas de acreedores o de gastos, gastos financieros de operaciones en tpv, traspasos a contabilidad de todos los movimientos (apuntes, asientos, iva, etc) e incluso la generación de los modelos de liquidación de IVA. Cuando evalúe las diferentes soluciones disponibles en el mercado, asegúrese de que todos los procesos contables estén integrados.

4. Una solución en la nube o cloud

Cada vez son más los agentes que trabajan desde sus casas en las agencias de viajes o simplemente de forma remota, dependiendo de sus necesidades de movilidad. Una solución cloud permitirá a sus empleados conectarse al software desde cualquier ubicación, con cualquier dispositivo (Pc, MacOS, Tablets,..) y sin necesidad de una instalación previa. ¡Una enorme ventaja que debe valorarse!

5. Un software fácil de usar

Su futuro software será utilizado por todo su personal. No es necesario mencionar lo importante que es seleccionar una solución amigable para el usuario con la que sus agentes de viajes encuentren cómodo trabajar. Si tiene un personal reacio a cambiar, esto le ayudará a demostrarles cómo la nueva solución les ahorraría tiempo. Pida versiones de demostración a sus proveedores potenciales para poder evaluar objetivamente la simplicidad de utilización del sistema y validar que fue diseñado por expertos en viajes que entienden sus dificultades.

6. Acceso seguro con sistema integrado de roles

Muchos de los datos que gestiona su empresa son confidenciales y es importante asegurarse de que su futuro sistema le permita proteger la confidencialidad de los datos. A veces, se supone que una oficina de la agencia de viajes no debe ver los clientes y las ventas de otras oficinas, o realizar ciertas operaciones en su software. Asegúrese de que el  sistema que está evaluando dispone de permisos y roles que le permitan delimitar los derechos de acceso para los diferentes perfiles de trabajadores de su organización.

7- Una herramienta adaptada a la operativa específica de la agencia de viajes mejorará la productividad de sus agentes.

En muchas ocasiones podemos vernos tentados, especialmente por motivos económicos, a seleccionar un software de gestión y contabilidad genéricos, no diseñado específicamente para el sector de la agencia de viajes. Debe tener en cuenta que la operativa del sector es muy específica, centrada en expedientes de viajes con diferentes servicios, manejando comisiones de los proveedores, con un régimen de facturación específico y documentos como contratos de viajes combinados o bonos de servicios, muy alejados de las capacidades de gestión de un software genérico. Cualquier agencia de viajes que haya pasado por una solución genérica le dirá que, al final, no se adapta a las necesidades operativas del sector.

8. Informes avanzados adaptados a sus necesidades

Un buen software de gestión debe permitirle acceder al estado de su agencia de viajes en tiempo real para generar informes de estadísticos de forma rápida y sencilla.

Estos son algunos informes que debería generar:

  • Informes de rentabilidad de expedientes de viajes
  • Informes de facturación y márgenes
  • Informes de control económico y financieros

9.  Una solución probada en el mercado

Seleccionar correctamente su futuro software significa elegir bien la empresa que lo distribuye. En un sector tan particular como el de las agencias de viajes, es importante que la empresa detrás de la solución que escojamos esté especializada en el desarrollo de software turístico. No hay nada que impida a un desarrollador no especializado, lanzar un software para agencias de viajes, pero es muy probable que estos no tengan en cuenta toda la casuística que este sector presenta tanto a nivel de gestión como a nivel fiscal y contable. Es muy frustrante seleccionar una solución y tras la puesta en marcha, descubrir que el producto no es del todo fiable que cabría esperar o que la empresa detrás del mismo no ofrece un soporte adecuado y adaptado a sus necesidades reales. Su negocio es serio, ¡no corra riesgos innecesarios!.

10. Un software que evoluciona y se adapta a las necesidades del mercado

Un desarrollador serio invertirá constantemente en I+D para continuar mejorando su software y asegurarse de que satisface continuamente las necesidades del mercado. Tómese el tiempo necesario para analizar las actualizaciones del software en los últimos años, las mejoras importantes que se avecinan y el compromiso del proveedor de seguir desarrollando nuevas funciones en función de los comentarios de sus clientes.

11. Formación gratuita y online

La industria del turismo a menudo implica la disponibilidad restringida de los agentes de viajes, ya que estos no pueden desatender sus labores diarias. Por lo tanto, es difícil coordinar a los trabajadores para poder realizar una jornada de formación. Dar prioridad a los proveedores que puedan ofrecer formación gratuita, segmentada en varios módulos y que esta se pueda realizar a distancia u online. El proceso de aprendizaje será más eficiente y su atención al cliente no se verá interrumpida.

12. Un soporte técnico de calidad

Una software muy completo es genial, pero un software para agencias de viajes completo y que además esté apoyado por un excelente equipo de profesionales que entiendan la operativa de la agencia es incluso mejor. Compruebe durante su proceso de selección, que el equipo de personas que dan soporte a la solución tiene los debidos conocimientos del sector, los horarios de atención telefónica y los tiempos reales de respuesta a las consultas realizadas.

¡Buena suerte en su proceso de selección de su futuro software!

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