Europcar es una de las empresas líderes del sector de alquiler de vehículos. Propiedad del grupo Volkswagen, está presente prácticamente en todo el mundo, aunque es en Europa donde mantiene una estructura corporativa, que no afecta, sin embargo, a las funcionalidades del negocio en todo el mundo, ya que el objetivo de la compañía es operar a través de sistemas de información comunes y homogéneos. Como señala Gonzalo Díez, director de sistemas de información, cualquier cliente de la empresa debe tener la plena sensación de estar atendido por una organización global que soluciona de manera uniforme cualquier tipo de transacción.
Para asegurar que esto se cumpla, las tecnologías y sistemas de información de Europcar están sometidos a normativas emergentes de una organización de sistemas, con sede en París, desde la que han emanado los principales estándares que la empresa viene utilizando desde hace algunos años. Hasta la fecha, el entorno de trabajo Unix se ha mantenido inalterable, desde 1994, para soportar las principales aplicaciones corporativas; Windows NT participa de igual manera en las redes de área local y, más recientemente se ha tomado la decisión de utilizar TCP/IP como protocolo de transporte en la nueva red de área amplia corporativa que se está migrando desde el actual modelo de comunicaciones basado en servicios X.25 la reconfiguración de nuestra red corporativa sobre funcionalidades TCP/IP, no supone sólo un proyecto de modernización, sino un objetivo fundamental para potenciar las nuevas posibilidades de negocio electrónico que Europcar tiene en mente para llevar nuevas funcionalidades y servicios a sus clientes, asegura Díez.
Una estrategia que ya está en marcha a través de sistemas como Resaweb, un motor de reservas de vehículos accesible desde Internet por lo clientes, o con el establecimiento de nuevos servicios a través de la intranet corporativa, tales como un archivo electrónico documental accesible desde cualquier punto de la organización. Además de la especificación de estándares de uso común, en París se han diseñado los dos sistemas de información básicos de la compañía Greenway, un sistema de gestión global para la mayoría de los procesos de negocio de Europcar, y un modelo financiero soportado en Oracle Financials. Ambas soluciones corporativas están soportadas en el centro de proceso de datos situado en París, en el que se integran servidores Sequent (IBM), capaces de proporcionar servicio a los más de 3.000 usuarios concurrentes de ambos aplicativos.
Uno de los ejemplos más claros de la evolución hacia el mundo web que Europcar está diseñando se plasma en su proyecto de gestión documental. Desarrollado originalmente en Alemania, la solución se ha implantado en diferentes países europeos, con el objetivo de un uso compartido vía Internet, que lo independiza de la situación geográfica.
Hace tres años, la gestión documental se realizaba de forma manual. Los fuertes crecimientos de la empresa durante los últimos años, la cantidad de información que genera un contrato de alquiler y el movimiento de expedientes, o partes de ellos, que se necesita para determinados procesos (judiciales, administrativos, empresariales, etc.), entorpecían los procesos interdepartamentales de la empresa, obligaban a situar excesivos recursos dedicados y aumentaban los tiempos en la resolución de cualquier problema. Como asegura Colino, la situación llegó a ser insostenible y vimos que se podía producir una pérdida de control por los problemas derivados de la recuperación y acceso a los expedientes.
Si la filial alemana fue la primera en darse cuenta del fenómeno, la española no tardó en sumarse a este proyecto mundial que ha contado con los servicios de la empresa dd Sinergy dentro de un proyecto concebido para crear una arquitectura única de proceso (escaneo, almacenamiento, acceso, consulta, etc.) muy adaptada a las necesidades específicas de Europcar. dd Sinergy no sólo ha integrado la plataforma sobre una librería óptica de Kodak y un servidor de bases documentales bajo Windows NT, sino que ha analizado las necesidades de la empresa para integrarlas en el proyecto, explica Díez.
Tras casi un año en operación, el proyecto ha demostrado ir más allá de las expectativas iniciales además de agilizar enormemente el proceso gestión documental, se ha optimizado la inmediatez en el acceso, el control de la documentación y su compartición entre diferentes departamentos, se ha reducido los tiempos de respuesta nacionales e internacionales y, por supuesto, se ha mejorado la productividad en los trabajos relacionados con esta labor. Sin embargo, no se ha realizado un estudio metódico de los beneficios reales en costes de la aplicación, una laguna que, según Colino, no es tan decisiva como los bienes tangibles e intangibles que ha proporcionado.
A medio plazo, el sistema de dd Sinergy podría utilizarse en sus funcionalidades de flujo de documentos como parte de un proyecto de workflow corporativo.
