El 82 por ciento de los directivos europeos considera que los documentos, independientemente de su naturaleza, son parte primordial de su trabajo, aunque el 97 por ciento de las compañías es incapaz de calcular el coste de su gestión, mientras que todavía es alto el porcentaje de firmas que no hace un seguimiento de sus gastos en documentos.
Esta es una de las principales conclusiones extraídas de la tercera edición del estudio encargado por Xerox Global Services (XGS) a IDC, en el que han realizado un total de 956 entrevistas a directivos de corporaciones de 14 países europeos, incluidos España.
De esto se desprende que la gestión documental se ha convertido en una de las prioridades de las empresas, por los consiguientes beneficios en cuando a eficacia, mejora de la productividad y ahorros de costes, como manifestaron el 62, 56 y 51 por ciento de los participantes, respectivamente, mientras que en España se dan porcentajes algo más altos (69, 58 y 55 por ciento).
Por el contrario, se hace patente la necesidad de revisar la mayoría de tales estrategias, puesto que los ejecutivos invierten un tiempo medio del 45 por ciento a la revisión de documentos.
Asimismo, se aprecia que el 71 por ciento de las compañías ha llevado a cabo cambios en su seno en el último año, aunque el 49 por ciento advierte que se requieren cambios más profundos para optimizar la eficacia.
Respecto a España, en el estudio se refleja que el 36 por ciento de los directivos considera que optimizar la productividad y los beneficios son el mayor reto, situándose así por encima de la media europea (26 por ciento).
Del mismo modo el 72 por ciento de los participantes españoles asegura que los documentos juegan un papel crítico para el éxito de una compañía, mientras que el 66 por ciento cree que la actualización de los mismos debe realizarse de forma dinámica y de acuerdo con el entorno económico actual, donde predominan los cambios rápidos.
Otro dato relevante guarda relación con la posibilidad de externalizar la gestión documental, alternativa que puede aportar ahorros de entre el 10 y el 50 por ciento, según la consultora, que subraya que en España ésta es una práctica bastante aceptada (71 por ciento frente al 52 por ciento de media en Europa).
Los aspectos más relevantes que influyen en la decisión de un proveedor son: la experiencia técnica (86 por ciento); el coste del servicio (83 por ciento) y la estabilidad financiera del subcontratado (80 por ciento); criterios a los que se unen la posibilidad de que el outsourcer ofrezca previsión de los costes, flexibilidad operativa y reducción de los costes, con ratios del 84, 83 y 81 por ciento, respectivamente.
