En esta entrevista a tres bandas, Miguel Ángel Roji, Responsable de Capacitación Digital en la Dirección de Tecnología y Estrategia de Navantia, explica los beneficios reportados tras el despliegue de la IA generativa de MIcrosoft en su organización. Roji destaca la eficiencia operativa y la calidad del trabajo, señalando el compromiso interno con la seguridad, la formación continua y la construcción de una comunidad activa de usuarios “champions” como pilares del éxito del proyecto. Natalia Escobedo, directora de Sector Público en Microsoft España, destaca la aportación de Microsoft 365 Copilot subrayando la rápida adopción (91,7%) y la mejora tangible en los flujos de trabajo gracias a la integración con sistemas corporativos como SAP. Por su parte, Yaiza Dorta, head de Program and Change Acceleration de Capgemini Invent, explica cómo su equipo lideró la gestión del cambio mediante un enfoque segmentado y cercano, adaptado a los distintos perfiles de usuario, clave para superar resistencias y garantizar una adopción efectiva.

¿Cómo se identificó la necesidad de integrar inteligencia artificial generativa en Navantia? ¿Qué retos específicos queríais resolver?

La necesidad surgió del objetivo estratégico de modernizar la forma de trabajar en Navantia, buscando mejorar la productividad, la colaboración y la eficiencia operativa. Se detectaron retos como la sobrecarga de tareas administrativas, la falta de innovación en procesos diarios y la necesidad de tomar decisiones más ágiles y basadas en datos. La IA generativa se planteó como solución para liberar tiempo y potenciar el valor añadido del trabajo de los empleados.

¿Qué áreas de la organización han experimentado una mayor transformación en su operativa diaria tras la adopción de Microsoft 365 Copilot?

Todas las áreas de la empresa están utilizando Microsoft 365 Copilot en su día a día. Evidentemente, el impacto no ha sido similar en todas las mismas ya que el peso de las herramientas de Microsoft 365 en las tareas diarias varía entre ellas. Podríamos decir, que las que más destacan por su uso son: Finanzas, RRHH, Tecnología y Transformación Digital, e Ingeniería. Aunque realmente lo correcto sería agrupar su uso por aplicaciones, ahí el líder es el Microsoft Teams, seguido de Microsoft 365 Copilot Chat, Outlook, Word, Powerpoint y Excel.

Habéis logrado un ahorro de 30 minutos diarios por empleado. ¿Cómo se ha medido ese impacto y en qué tareas concretas se refleja esa ganancia de tiempo?

El ahorro de 30 minutos diarios por empleado debe entenderse como una estimación de referencia, no como una métrica absoluta. En muchos casos, las tareas que ahora se realizan con Microsoft 365 Copilot no se llevaban a cabo previamente por falta de tiempo o recursos. Por tanto, más que hablar de ahorro, hablamos de habilitación: Microsoft 365 Copilot permite abordar procesos que antes eran inviables, como generar borradores de documentos complejos, resumir grandes volúmenes de información o preparar respuestas personalizadas con rapidez.

Este impacto se refleja especialmente en tareas como:

• Redacción y revisión de correos o informes.
• Preparación de contenidos formativos o presentaciones.
• Búsqueda y síntesis de información dispersa en múltiples fuentes.

En definitiva, el valor no está solo en el tiempo ganado, sino en la calidad del trabajo que ahora es posible realizar.

¿Cómo ha sido la acogida real por parte de los empleados? ¿Hubo resistencia al cambio?

La acogida ha sido muy positiva. Más del 70% de los usuarios con licencia utilizan Microsoft 365 Copilot de forma frecuente y el programa ha sido valorado con más de 8,5 sobre 10. Se ha creado una red activa de más de 60 “champions” para dinamizar el uso y resolver dudas. La formación se ha estructurado en sesiones “Café con Microsoft 365 Copilot”, lo que ha facilitado la adopción progresiva y práctica.

Al ser una asignación de licencias por demanda, en la mayor parte de los casos, la resistencia al cambio ha sido mínima, debido a esta predisposición de los usuarios a utilizar la herramienta.

¿Cómo se ha garantizado el uso correcto de la información, evitando fugas de datos dentro del coto corporativo?

En Navantia, la seguridad es parte fundamental de todos los proyectos. No hemos desplegado el uso de Microsoft 365 Copilot hasta tener la certeza de que los niveles de seguridad se ajustan a nuestros estándares. Siempre, hemos trabajado en paralelo en la validación de seguridad y gobernanza antes de cada despliegue. Microsoft 365 Copilot accede únicamente a datos autorizados en la nube privada de Navantia, y los prompts son privados. Además, se ha confirmado que Microsoft 365 Copilot Chat y Microsoft 365 Copilot comparten los mismos principios de seguridad y cumplimiento normativo.

¿Podéis medir la rentabilidad de este proyecto en términos crematísticos?

Aunque no se ha publicado un ROI financiero directo, sí se han documentado beneficios cuantificables como el ahorro de tiempo, la mejora en la toma de decisiones y la optimización del uso de datos. En el caso de Microsoft 365 Copilot, hablaría también de ROE (Return of Experience), ya que el usuario de Navantia está realizando tareas de forma más sencilla, con una mayor calidad.

¿Cuáles son las principales conclusiones del despliegue?

• Alta tasa de adopción (91,7% de activación de licencias).
  • Ahorro medio de 30 minutos diarios por usuario.
  • Mejora en la colaboración interdepartamental.
  • Incremento en la calidad del trabajo y bienestar de los empleados.
  • Consolidación de una comunidad activa de usuarios avanzados.

De cara al futuro, ¿qué pasos prevéis para consolidar el uso de la IA generativa en Navantia? ¿Pensáis incluir agentes IA?

Sí, se está explorando el uso de agentes IA mediante Microsoft 365 Copilot Studio. En una sesión reciente, se presentó cómo crear agentes autónomos que ejecuten tareas integradas con aplicaciones como SAP. Esto abre la puerta a una automatización más avanzada y personalizada en Navantia. El objetivo es mejorar la eficiencia operativa y que los trabajadores de Navantia puedan dedicar más tiempo a hacer trabajos de mayor valor añadido.

“La transparencia y la visibilidad constante fueron claves para generar confianza entre los distintos actores”

¿Cuál fue vuestro papel en el acompañamiento de Navantia durante la implementación del proyecto?

Desde Capgemini, nuestro rol consistió en aportar una metodología de gestión del cambio contrastada, basada en experiencias previas de adopción tecnológica en otras organizaciones. Actuamos como guías del proceso, asegurando un acompañamiento cercano y adaptado a las necesidades específicas de Navantia.

También queremos destacar la ventaja competitiva que suponen las capacidades de Capgemini. Hemos aunado esfuerzos entre distintos equipos, reuniendo en un mismo barco a especialistas en gestión del cambio, formación y comunicación, expertos en Microsoft y extensibilidad, profesionales en ciberseguridad y en gobierno del dato. Esta colaboración nos ha permitido tener una visión integral de las necesidades del proyecto y abordarlas de forma coordinada desde un equipo centralizado.

¿Qué aspectos culturales u organizativos fueron más críticos? ¿O hubo total sintonía?

Desde el inicio, establecimos un modelo de gobernanza claro, con espacios diferenciados para la coordinación operativa y la toma de decisiones estratégicas. La transparencia y la visibilidad constante fueron claves para generar confianza entre los distintos actores. Uno de los principales retos fue la coordinación entre tres partes —Navantia, Microsoft y Capgemini—, lo que exigió una alineación continua. Además, la dispersión geográfica de los usuarios, repartidos entre distintas oficinas y astilleros, supuso un desafío adicional. Para afrontarlo, fue fundamental el trabajo de los champions en los workshops presenciales, que actuaron como puente entre los equipos técnicos y los usuarios finales, facilitando la adopción desde dentro.

Uno de los factores clave del éxito fue reconocer que la adopción tecnológica no parte de un punto común para todos los usuarios. Identificamos desde el inicio que existían distintos niveles de familiaridad con el entorno digital, especialmente con el trabajo en la nube y el uso de inteligencia artificial. Para algunos perfiles, estas tecnologías generaban incertidumbre o incluso cierto temor, especialmente en lo relativo a la seguridad de los datos o al impacto que podrían tener en su forma de trabajar. Por ello, diseñamos un enfoque segmentado de acompañamiento, adaptado a las necesidades de cada colectivo. Este enfoque nos permitió no solo resolver dudas operativas, sino también generar confianza, reducir fricciones y facilitar una transición progresiva hacia nuevas formas de trabajo. Nuestro objetivo fue siempre que cada usuario, independientemente de su punto de partida, se sintiera respaldado, escuchado y parte activa del proceso de transformación.

Natalia Escobedo, directora de Sector Público en Microsoft España

“Más del 91% de las 1.500 licencias asignadas se activaron en muy poco tiempo”

¿Qué factores hacen que un despliegue de Microsoft 365 Copilot como el de Navantia sea considerado un caso de éxito dentro del sector público europeo?

El proyecto de Navantia destaca por varios motivos que lo posicionan como referente en el sector público.

En primer lugar, la velocidad y profundidad de adopción fueron excepcionales: más del 91% de las 1.500 licencias asignadas se activaron en muy poco tiempo, lo que demuestra no solo una excelente planificación, sino también una gran implicación y valoración positiva por parte de los empleados. Además, se estableció una metodología de acompañamiento basada en cuatro pilares—dinamización, formación, monitorización y extensibilidad—que permitió una integración natural de la inteligencia artificial en los flujos cotidianos de trabajo.

El enfoque colaborativo entre Navantia, Capgemini y Microsoft fue otro factor determinante, generando una sinergia público-privada muy efectiva. Este proyecto no solo ha mejorado la productividad operativa con un ahorro de 30 minutos diarios por empleado, sino que ha posicionado a Navantia como un referente de innovación tecnológica dentro de un sector altamente especializado y estratégico como el naval y de defensa.

En el caso de Navantia, ¿habéis identificado patrones de uso o métricas destacadas que os ayuden a evolucionar el producto?

Sí, nuestro enfoque es de mejor continua y en el proyecto de Navantia hemos identificado patrones de uso y métricas que nos han ayudado a continuar enriqueciendo Microsoft 365 Copilot.

Hemos observado un uso destacado de las funcionalidades de síntesis y generación de contenidos, como resúmenes de informes, redacción técnica o elaboración de presentaciones, lo que nos ha llevado a refinar estas capacidades con mayor contexto y precisión.

También observamos que la integración con sistemas corporativos, como SAP y SharePoint, aporta un valor añadido que ha potenciado la utilidad del producto. Esto refuerza nuestra apuesta por un Microsoft 365 Copilot extensible y personalizada según los entornos de cada cliente.

Por otro lado, los distintos perfiles de usuario, especialmente los llamados “champions”, han sido clave para recopilar feedback estructurado que nos ayuda a ser mucho más precisos en las mejoras. Así, ampliamos nuestra guía de roles y casos de uso para facilitar modelos similares en futuros despliegues.

Por último, también me gustaría destacar que siempre utilizamos las métricas de productividad y satisfacción como brújula. Es decir, analizamos datos anonimizados y desagregados sobre el número de interacciones por aplicación, reducción de tiempo en tareas concretas y mejora en la calidad de los entregables. Este análisis nos permite ajustar el comportamiento de Microsoft 365 Copilot para distintos flujos de trabajo, optimizando así su funcionamiento.