En esta entrevista, Mario explica cómo la implantación de ClickUp de la mano de Right Decisions les ha permitido escalar operaciones para gestionar el vertiginoso crecimiento de la empresa sin perder control, recomendando este enfoque a cualquier empresa en crecimiento.
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¿Cuál era el principal problema operativo en UpGyms Fitness Park antes de implementar ClickUp con Right Decisions?
Antes de implementar ClickUp con Right Decisions, UpGyms – Fitness Park enfrentaba un problema crítico de flujo operativo: no existía un sistema claro de seguimiento de proyectos ni visibilidad sobre el estado de las tareas o la actividad de cada departamento. Esta falta de control generaba un importante punto ciego, impidiendo conocer el avance real de los proyectos, su estado o la participación de cada equipo en cada fase.
Con el incremento del volumen de aperturas de nuevos centros, esta situación se volvió imposible de gestionar. El equipo dedicaba gran parte de su tiempo a reuniones y a solicitar actualizaciones manuales, en lugar de disponer de una visión centralizada y en tiempo real accesible con un solo clic.
¿Cuáles fueron los objetivos específicos del proyecto? ¿Qué KPIs definieron para medir el éxito?
Como le trasladamos desde un principio a Right Decisions, el principal objetivo del proyecto era optimizar la velocidad de respuesta y toma de decisiones, permitiendo al equipo acceder de forma inmediata al estado de cualquier tarea o proyecto y avanzar con mayor agilidad.
Asimismo, se definió como KPI clave la reducción de errores e incidencias operativas, derivados de la falta de control y visibilidad. El foco estaba en lograr un mayor control integral sobre proyectos, tareas y misiones, minimizando fricciones y mejorando la eficiencia operativa.
¿Por qué eligieron ClickUp como plataforma central? ¿Evaluaron alternativas y qué rol jugó Right Decisions en la decisión?
Elegimos ClickUp porque nos parecía la herramienta más completa, un “todo en uno” en términos de gestión. Nos permitía centralizar tanto la gestión de tareas como la colaboración externa, además de integrar funcionalidades de CRM, algo especialmente importante para el departamento de Business to Business.
En paralelo, evaluamos otras alternativas del mercado, pero fue Right Decisions quien nos ayudó a entender realmente cuáles eran nuestras necesidades. Gracias a su acompañamiento, pudimos identificar que ClickUp, bien implementado, era la solución que mejor encajaba.
También fue clave contar con un partner como Right Decisions, ya que ClickUp es una herramienta muy potente y con muchas funcionalidades. Sin el asesoramiento adecuado, existe el riesgo de infrautilizarla o no aprovecharla correctamente. Precisamente buscábamos ese apoyo profesional para implementar la herramienta de forma óptima y adaptada a nuestras necesidades
¿Qué requerimientos clave identificaron en las reuniones y mapeo de procesos? ¿Hubo sorpresas en los puntos críticos?
Durante las fases iniciales de análisis y mapeo de procesos, se identificó que la organización partía de un nivel de madurez operativa básico, con dinámicas más propias de una estructura pequeña, lo que hacía necesario evolucionar hacia un modelo más estructurado y escalable.
Uno de los principales hallazgos fue la falta de alineación entre departamentos, ya que cada área operaba con criterios y visiones distintas. Esta situación generaba fricciones especialmente en los puntos de conexión entre equipos, donde se concentraban los mayores cuellos de botella.
Los procesos multidisciplinares se revelaron como los puntos más críticos. Aunque cada departamento funcionaba correctamente de forma individual, la ausencia de procesos definidos y de coordinación provocaba retrasos significativos, multiplicando los tiempos de respuesta y ejecución hasta por cuatro.
Estas ineficiencias, detectadas durante el mapeo, pusieron de manifiesto la necesidad de estructurar y estandarizar los flujos de trabajo. Actualmente, todos los departamentos ya operan dentro de la herramienta, y el foco está en optimizar los procesos transversales —especialmente los relacionados con aperturas— que siguen siendo los más complejos y estratégicos.
¿Cómo fue la configuración personalizada (tableros, automatizaciones)? ¿Qué ajustes se hicieron basados en feedback continuo?
La configuración personalizada de tableros y automatizaciones se desarrolló con el asesoramiento experto de Right Decisions. El equipo de UpGym se dejó guiar por los especialistas, adoptando sus recomendaciones, pero ajustando aquellas configuraciones que no se alineaban perfectamente con sus necesidades específicas.
El proceso fue colaborativo y sencillo, permitiendo ir configurando la herramienta de forma iterativa. Uno de los descubrimientos más valiosos fue la potencia de ClickUp al integrarlo con APIs externas como Make u otras herramientas de terceros, lo que multiplica exponencialmente sus capacidades.
Esta flexibilidad fue uno de los factores clave que convencieron al equipo, ya que permite customizar la herramienta prácticamente al detalle según las necesidades del negocio. Aunque no todo es posible, sí se pueden implementar funcionalidades críticas que van más allá de las capacidades nativas de ClickUp.
La integración con herramientas externas añade cierta complejidad adicional, pero hasta el momento no ha representado un obstáculo significativo. Estas conexiones permiten automatizar tareas como el cambio de fechas o ajustes que ClickUp no maneja de forma nativa, conectando sus APIs con las de otras plataformas
¿Qué incidencias han ido surgiendo durante proyecto? ¿Cómo está valorando el equipo la capacitación recibida?
Las principales incidencias surgieron durante la definición de estructuras y procesos, especialmente cuando los departamentos tenían definiciones «en el aire». Esto fue particularmente desafiante porque el equipo venía de métodos de trabajo más rudimentarios y caseros, necesitando adaptarse a procesos mucho más estructurados y definidos.
La buena noticia es que el equipo de UpGym es mayoritariamente joven y digitalmente nativo, lo que facilitó la adaptación. La mayoría solo necesitó una o dos sesiones de capacitación (máximo tres para algunos perfiles) para entender cómo funcionaba la herramienta.
Inicialmente, algunos empleados tenían dificultades para expresar qué necesitaban exactamente, ya que no estaban familiarizados con herramientas de este tipo. Por ejemplo, solicitaban migrar hojas Excel individuales cuando era más eficiente mantenerlas como estaban. Sin embargo, la adopción ha sido muy positiva, especialmente en procesos internos de departamento.
En operaciones, se implementaron listas complejas con automatizaciones que el equipo ya gestiona de forma autónoma. En solo una semana, el departamento alcanzó la autosuficiencia, pasando de formularios de Excel manuales a flujos automatizados en ClickUp.
Un ejemplo concreto es la gestión de cambios contractuales de empleados. Antes implicaba formularios manuales, múltiples correos a distintos responsables y gestión posterior con la gestoría. Ahora, con formularios nativos de ClickUp y automatizaciones, las notificaciones
llegan solo a quien corresponde, eliminando ruido y agilizando todo el proceso con un simple reenvío.
¿Cuáles están siendo los primeros los resultados en las áreas donde ya se ha implementado la solución?
Los primeros resultados muestran mejoras drásticas en tiempo operativo. Procesos que antes tomaban 30-40 minutos ahora se ejecutan automáticamente, reduciendo literalmente ese tiempo a cero minutos porque ya no requiere intervención manual.
Tras corregir un error de configuración inicial, hemos logrado una reducción del 95% en errores operativos. Antes las tareas podían olvidarse en la bandeja de entrada o perderse entre correos; ahora es «imposible que se olviden» gracias a las notificaciones dirigidas.
En Marketing, las campañas están mucho más claras para todos los implicados. El equipo de IT, por ejemplo, puede ver en un clic (15-20 segundos) en qué fase exacta se encuentra una campaña y cuándo les toca actuar, eliminando esperas de horas por respuestas manuales.
¿Qué desafíos imprevistos estáis enfrentando y cómo se están resolviendo?
No se han encontrado desafíos imprevistos significativos con la herramienta en sí. La adopción por parte del equipo ha sido muy buena y rápida, tal como se ha comentado previamente.
En cuanto a la integración con otras herramientas, tampoco ha habido problemas: si no es posible de forma nativa, se conecta perfectamente mediante herramientas de terceros. Todo lo que han intentado integrar ha funcionado sin complicaciones.
El verdadero desafío es interno: darse cuenta de que todos los procesos anteriores eran muy rudimentarios y ahora hay que reestructurarlos completamente. Este es el aspecto más complejo que siguen abordando día a día, limitado por el alto volumen de trabajo actual que impide dedicar más tiempo exclusivo.
A pesar de esto, todos los departamentos ya están trabajando con la herramienta diariamente. Solo falta completar las vinculaciones interdepartamentales, que esperamos finalizar en breve.
¿Recomendaría este enfoque a otras empresas de fitness? ¿Y de otros sectores?
Sin duda, recomendaría este enfoque a cualquier empresa en crecimiento, no solo del sector fitness sino de cualquier industria.
UpGyms – Fitness Park es un ejemplo perfecto: en solo 3 años hemos pasado de 12 a casi 70 empleados y ahora gestionamos casi 30 proyectos anuales solo de aperturas de clubes (con 90 clubes abiertos actualmente en España).
Mantener métodos rudimentarios con este volumen y ritmo de crecimiento es insostenible. La evolución hacia herramientas estructuradas de este tipo de la mano de consultores TI especializados como Right Decisions es imprescindible para adaptarse a las exigencias del sector y escalar eficientemente.
