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Merlin Properties automatiza la auditoría interna con Alteryx

La firma de inversión inmobiliaria ha abordado una transformación digital con objeto de automatizar la auditoría interna y así tener un mayor control de sus datos, reducir costes y evitar fraudes.

Merlin Properties automatiza la auditoría interna con Alteryx.
Merlin Properties automatiza la auditoría interna con Alteryx.

Merlin Properties es una sociedad anónima cotizada de inversión inmobiliaria y se encuentra entre los 10 mayores grupos de inversión en activos inmobiliarios (REIT) de Europa. La principal actividad de la compañía es la adquisición y gestión de activos inmobiliarios comerciales, centrándose en el mercado de oficinas, retail y logístico. Tras ocho años en el mercado, la cartera de Merlin Properties cuenta con 12.300 millones de euros en activos inmobiliarios, repartidos en 760 locales comerciales, 148 edificios de oficinas, 18 centros comerciales, 55 naves logísticas y 3 hoteles.

Debido al número de activos y la complejidad de la información a tratar, Merlin Properties se encontraba en la necesidad de contar con los medios para analizar y auditar su información financiera de forma eficiente.

El punto de partida era un negocio dinámico y complejo, con muchas tecnologías y una gran cantidad de datos de distintas fuentes. La pretensión era sumar fuentes de datos externas de proveedores de forma actualizada, de cara a tener información de todos sus proveedores en tiempo real.

Como explica Jon Ander Navarro, Internal Audit, Risk and Compliance Director, “nos planteamos este proyecto para abordar la transformación digital y automatizar al máximo la función de auditoría interna dentro de la compañía. Los principales objetivos son claros: tener un mayor control de los datos para detectar de forma ágil los errores y problemas internos; en segundo lugar, reducir costes, accediendo a todos los datos de forma óptima; y, en tercer lugar, evitar fraudes, que es otra forma de aumentar nuestros ingresos”.

Este propósito no estaba exento de cierta problemática que se planteaba en tres ejes: cómo extraer y tratar los datos, cómo visualizarlos de forma más estructurada y hacer un análisis para la toma de decisiones.

Para abordar el proyecto, Merlin Properties recurrió a Alteryx y PwC, quienes “cambiaron el enfoque y se centraron en solucionar nuestros problemas de negocio. El reto no solo era optimizar la gestión de los datos desde un punto de vista tecnológico, sino democratizar el análisis de datos para que cualquier usuario de negocio pudiera sacarle provecho”, detalla Navarro.

Automatización de la auditoría interna

A partir del objetivo clave, que consiste en la transformación digital y automatización de la función de auditoría interna, Merlin Properties se planteaba otros objetivos, que eran la definición de cuadros de mando dinámicos sobre los procesos clave y la definición de cuadros de mando para el seguimiento del estado del trabajo de auditoría interna. Y todo esto debía hacerse de forma semiautomática, que funcionara sin necesidad de ayuda. Para ello, más allá de incorporar la tecnología más adecuada, Alteryx hizo un esfuerzo de formación y capacitación en el equipo de Merlin Properties.

Además, en la definición del proyecto se contemplaban otros objetivos transversales, que son: la democratización de las técnicas de data analytics, la reducción de costes y maximización de los recursos disponibles, la automatización de tareas recurrentes para poner foco en tareas de más valor, la integración de fuentes de información internas y externas para mayor valor de los análisis, la generación de revisiones adaptables y modulables según el interlocutor, y la generación de impacto en los stakeholders de la compañía.

Procesos clave incluidos en el proceso

En el proceso de transformación de Merlin Properties se incluían los siguientes procesos clave: Cuentas a Pagar, Cuentas a Cobrar, Contabilidad, RRHH, CAPEX, OPEX, Facturación, Matriz de Scoping, Mapa de Riesgos y Riesgo Crediticio.

A partir de la información transaccional en SAP, que era el sistema implantado, Alteryx identificó las tablas de datos y se encargó de diseñar una base de datos propia, así como la gestión de los flujos de datos. Posteriormente, el equipo responsable del proyecto realizó una auditoría sobre la calidad del dato, corrigiendo los errores detectados para garantizar un uso fiable de la información. Una vez establecida la base de datos y los flujos, y analizada la calidad de la información, se procedió a realizar pruebas del diseño de la visualización de la información, optimizando los modelos relacionales y se publicaron los primeros cuadros de mando. El siguiente paso fue una formación a los profesionales de auditoría interna de la compañía para que aprendieran el manejo de las herramientas.

Beneficios del proyecto

Los beneficios de la transformación saltan a la vista para Jon Ander Navarro: “Nuestra prioridad era transformar y optimizar los procesos clave para nuestro negocio y, sin duda, con Alteryx lo hemos conseguido”.

Gracias al proceso de transformación, Merlin Properties automatiza los procesos e informes, reduciendo significativamente el consumo de recursos. Al mismo tiempo, elimina los errores producidos por la interacción humana y la manualidad en los procesos, impulsando la eficiencia. La consolidación de datos e informes de manera transversal en la compañía permite eliminar duplicidades e ineficiencias, liberando, además, recursos de auditoría interna y otros departamentos para otras tareas. La incorporación y asimilación por parte del equipo de Merlin Properties de las principales herramientas de data analytics y BI (Alteryx y Power BI) permite a los profesionales una mayor confianza en la toma de decisiones, basándose en criterios, datos y metodología comunes.

Otro de los beneficios de la transformación llevada a cabo por Merlin Properties es que permite “la monitorización y control de la compañía a tiempo real” -apunta Navarro- pudiendo analizar desde el desempeño de una división entera a la correcta ejecución de un asiento contable. “Esto es clave, ya que no hace falta esperar a tener los informes trimestrales, sino que se pueden obtener informes de valor en cualquier momento”.

En resumen, este despliegue ha permitido a Merlin Properties acceder a toda la información relevante de la compañía, totalmente actualizada e incorporada de forma automática en una única plataforma, lo que facilita enormemente el trabajo del equipo. Y, como puntualiza Navarro, “este proyecto es en esencia la transformación de una metodología de trabajo que no estaba alineada con los planes de futuro de la compañía y que ha sido viable gracias a la automatización”.

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