Decálogo para reducir los costes de impresión

Con este decálogo de buenas prácticas, Oki trata de proporcionar a los clientes una serie de claves dirigidas a minimizar los gastos que representa la impresión de documentos, en el entorno empresarial, maximizando la eficacia de cada máquina. Y estos son los diez consejos:
1. Elegir la impresora más adecuada en función de las necesidades. Un consejo básico pero importante, puesto que es fácil pensar que adquirir la impresora más barata es sinónimo de ahorrar dinero. Frente a esta creencia, la realidad demuestra que en muchos casos, comprar una impresora más cara permite ahorrar costes a largo plazo, tanto en consumibles como en tiempo perdido en esperas. Hay que considerar, además, el número de páginas que se va a imprimir diariamente. Con este sistema se paga solo por el número de páginas impresas, eludiendo la necesidad de comprar consumibles, porque su suministro queda incluido en el servicio contratado igual que el servicio técnico, lo que genera ahorros de impresión de hasta un 30%. Este modelo ofrece ventajas adicionales, que se traducen en tener un control detallado de cuanto se paga cada mes con facturas claras y previsibles, al tiempo que evita al usuario mantener stocks de consumibles.
3. Imprimir siempre que sea posible en modo dúplex (a doble cara). Estudios recientes de la UE han demostrado que durante la vida de una impresora, se ahorra un media del 38% en papel imprimiendo en dúplex.
4. Ahorrar papel con impresión N-up. Un sistema que permite imprimir más de una página en una cara de la hoja. Por ejemplo, imprimir 4 en 1 en dúplex reduce el consumo de papel en un 88%. La impresión N-up ofrece la posibilidad de mostrar, por ejemplo, un informe con la vista previa de todas las páginas en una sola hoja.
5. Controlar la impresión. Es algo tan importante como comprender bien las necesidades de uso del equipo, en el momento de elegir la impresora más adecuada. Print Control es un software gratuito que incorpora de serie todas las impresoras Oki, el cual ofrece información sobre todos los trabajos de impresión realizados y el detalle de su coste. Este software también puede aplicar límites a los usuarios de cada grupo de trabajo, de cara a controlar los gastos de impresión.
6. Internalizar tareas de impresión. Dada la elevada calidad que ofrecen las impresoras profesionales, ya es posible imprimir dentro de la oficina documentos que, hasta hace poco tiempo, era preciso encargar a empresas especializadas.
7. Utilizar el modo de ahorro de tóner. Cuando el documento es para uso interno y la calidad no es prioritaria, se puede ahorrar hasta un 30% del tóner.
8. Utilizar el color con criterio. El color es imprescindible en algunos documentos porque proporciona un efecto visual profesional. Pero como la diferencia de coste que tiene imprimir en color o en monocromo es sustancial, en ocasiones es preferible imprimir en monocromo. Lo ideal es identificar qué documentos se han de imprimir en monocromo y cuáles en color para gastar sólo lo necesario.
9. Hacer uso del Proof & Print. Cuando se quieren hacer varias copias de un texto, esta aplicación guarda el documento en el disco duro de la impresora, imprime una copia de prueba, y después lanza el documento para imprimir.
10. Evitar la adquisición de papel caro. Aunque lo ideal es usar papel específico para cada tarea.