Iron Mountain: Gestión de Documentos

Iron Mountain ha encargado a Coleman Parkes la elaboración de una investigación entre empresas de Europa acerca de su percepción sobre la gestión de documentos, y la conclusión ha sido de lo más desalentadora: las empresas europeas desconocen cómo sacar el máximo partido de su información. Es más, en el caso de España, sólo un 34% de las compañías reconoce que aprovechar la información es clave para el éxito de su negocio.
Otra de las conclusiones negativas extraídas de este estudio es que el 36% de las compañías europeas suele confiar la gestión de la información a departamentos que no tienen experiencia suficiente en la materia. En concreto, apunta a que la responsabilidad de conservar y recuperar la documentación de la empresa reside en los office managers en un 22%, mientras que en el 14% de los casos la gestión tanto de la información física como digital recae en el departamento de informática. En cuanto a las cifras españolas, el 58% de las compañías de nuestro país encuestadas afirman que la responsabilidad de la gestión de la información se distribuye en diferentes departamentos de la organización, y solo un 18% señala que esta responsabilidad está centralizada en un solo departamento.
Por estos motivos, desde Iron Mountain advierten que las empresas se están ahogando en montones de información, y en todo tipo de formatos. Además, como la responsabilidad de gestionar la información recae en departamentos que quizás no tengan la experiencia necesaria para su gestión, “esto hace que sea muy difícil la introducción de políticas y procesos consistentes, esenciales para hacer posible el acceso a la información y un uso eficiente de la misma que favorezca la buena marcha del negocio”,destaca Ignacio Chico, director general de Iron Mountain en España.
RECOMENDACIONES PARA GARANTIZAR UNA CORRECTA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN:
• Saber qué valor queremos extraer de la información
• Asegurar que toda la empresa entiende y participa en los procesos
• Almacenar teniendo en cuenta que será necesario acceder a la información
• Tener cuidado con los costes ocultos
• Las políticas y la nueva cultura han de venir desde arriba