Autoridad Portuaria de Huelva, singladura en gestión documental

Tras digitalizar y catalogar las más de 20.000 fotografías que forman parte de su fondo documental, el Archivo de la Autoridad Portuaria de Huelva trabaja en la digitalización e incorporación de otros tantos planos a su nuevo Sistema de Gestión Documental, basado en la tecnología de Ever Team.

Publicado el 22 Ene 2010

DCF 1.0

Con la finalización hace ahora un año de la digitalización y catalogación de sus activos fotográficos, el Archivo y Biblioteca de la Autoridad Portuaria de Huelva ha registrado un nuevo hito en el desarrollo del ambicioso proyecto que inició en 2005 para crear un archivo documental digital que, además de facilitar la gestión y consulta de sus fondos, garantizase la conservación de estos activos en caso de catástrofe.

La iniciativa, que se presentó en el marco de las IV Jornadas de Archivos Portuarios celebradas el pasado noviembre en A Coruña, constituye una evolución natural en la actividad desarrollada por el Archivo y Biblioteca de la Autoridad Portuaria de Huelva que, a lo largo de sus más de 130 años de actividad desde su constitución en 1873 bajo la denominación de Junta de Comercio y Puerto de Huelva, ha configurado un rico fondo documental del que forman parte más de 20.000 fotografías y una cifra similar de planos, entre otros documentos, que además de ser clave en el propio desarrollo de sus actividades, refleja y facilita el estudio no sólo de la evolución de la actividad portuaria, sino también de la economía onubense y andaluza en su conjunto.

“El fondo del Autoridad Portuaria de Huelva resulta fundamental para el estudio de la ciudad, de la provincia y del marco andaluz donde se encuentra”, indica la responsable del Archivo y Biblioteca de la Autoridad Portuaria de Huelva, Ana María Mojarro Bayo.
Ciertamente, los activos que forman parte del fondo documental de la Autoridad Portuaria de Huelva son objeto frecuente de consulta tanto por parte de los empleados de la propia Autoridad Portuaria, como por parte de número importante de investigadores. Y, teniendo en cuenta el volumen y naturaleza de este fondo, la consulta no sólo resultaba compleja, sino que además implicaba un riesgo de deterioro de las fotografías, planos o documentos objeto de estudio.

Con el triple objetivo de evitar su deterioro, garantizar su protección e imprimir rapidez y eficacia a los procesos de gestión y consulta, el Archivo y Biblioteca de la Autoridad Portuaria de Huelva se planteó a principio del nuevo siglo un proyecto que contemplaba la digitalización de todos sus fondos y la implantación de una solución de gestión de contenidos que facilitase su descripción, consulta, recuperación y difusión. No en vano y como apunta Mojarro, “el archivo tiene como principales labores la protección del fondo documental y la provisión del mejor servicio posible tanto a la propia Autoridad Portuaria como al conjunto de la ciudadanía”.
Después de interesarse en iniciativas similares en marcha en otros archivos y tras el correspondiente estudio del mercado y análisis de soluciones disponibles en el mercado, la Autoridad Portuaria de Huelva apostó por la adquisición de la plataforma cliente/servidor CLARA y el OPAC para la consulta web del proveedor Ever Team. “En base a una evaluación que consideraba aspectos como calidad, coste y confianza, decidimos que la plataforma de Ever Team era la más adecuada”, señala Mojarro.

Teniendo en cuenta la envergadura del proyecto, su desarrollo se está llevando a cabo en distintas fases. Como ya se ha comentado, se empezó con la digitalización y catalogación del material fotográfico para posteriormente abordar del fondo cartográfico, que actualmente se encuentra en desarrollo. Más adelante y como avanza Mojarro, “abordaremos la digitalización de otro tipo de documentación, como libros de actas o memorias”. Se trata de un trabajo lento y complejo que el Archivo de la Autoridad Portuaria de Huelva, responsable último de la dirección y coordinación de los trabajos, está desarrollando en colaboración con los profesionales de la empresa Gestión Documental Tartesos.

Personalización y acceso vía Internet

Lógicamente, la plataforma estándar CLARA de Ever Team se ha personalizado para adecuarse a la idiosincrasia y las específicas necesidades de la Autoridad Portuaria de Huelva. “La herramienta contaba en un principio con una serie de campos a los que, a medida que ha ido avanzando el proyecto, se han sumado otros nuevos”, indica Mojarro, quien específicamente destaca las tablas de materias y topografías. “Estas tablas configuran un árbol con una serie de ramas que a su vez se subdividen en otras de forma que es posible afinar mucho la búsqueda tanto por localización como por cronología y tipo de material encontrando mucho más rápidamente lo que se busca”.
En cuanto al proceso de consulta en el sistema, integrado en la intranet de la Autoridad Portuaria de Huelva, por el momento se han habilitado tres puestos de consulta, si bien está previsto posibilitar a lo largo de este año la posibilidad de una consulta vía Internet. De hecho y como indica Mojarro, “a día de hoy se está realizando un análisis de conjunto de las fotografías para determinar las que van a ser accesibles vía Internet, tanto en función de su interés como teniendo en cuenta el respecto a las autorías dando cumplimiento a la LOPD”. En este mismo sentido, el Puerto de Huelva trabaja en el rediseño de su web que, entre otras novedades, facilitará el acceso a su Archivo.

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Redacción

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