La entidad para la que trabajo tiene por objeto social la prestación de servicios de diversa índole. Es habitual que nuestros clientes sean grandes empresas que, cada vez con más frecuencia, nos solicitan que utilicemos sistemas on line para emitir ofertas y aceptar pedidos. Para ello es habitual que nos remitan un contrato de adhesión a su plataforma electrónica de contratación.
Nos gustaría saber qué aspectos deberíamos tener en cuenta antes de adherirnos a dichas plataformas a fin de garantizar un sistema de contratación satisfactorio.
Como bien indica nuestro lector, cada día es más frecuente que las grandes empresas así como algunas otras de tamaña medio, soliciten de sus proveedores que utilicen sus plataformas electrónicas de contratación para la gestión de ofertas y pedidos.
En un mercado que tiende a la globalización tal solicitud es perfectamente lógica, pues ayuda a centralizar las compras de las grandes compañías así como las condiciones de contratación, a la vez que agiliza los trámites.
Resulta, por tanto, muy acertada la consulta que nos ha sido planteada, no sólo porque se centra en una problemática muy actual sino porque es conveniente que los proveedores de bienes o servicios conozcan las implicaciones que conlleva la utilización de lo que estamos denominando plataformas electrónicas de contratación y tengan presentes algunos aspectos antes de adherirse a las mismas.
En primer lugar debemos tener claro el objeto de dichas plataformas de contratación y las implicaciones que conlleva su utilización. Según hemos apuntado previamente, la finalidad básica de las mismas consiste en unificar y agilizar todos los trámites tendentes a la formalización de los contratos entre el titular de la plataforma y sus proveedores.
La documentación relativa a dichos trámites variará de una plataforma a otra, pero lo habitual es que la misma se utilice para recibir ofertas de los proveedores, emitir pedidos y contratos, facilitar las condiciones generales de contratación del titular de la plataforma, entre otros trámites.
Atendiendo a lo expuesto, lo primero que debemos preguntarnos es hasta qué punto la aceptación de documentos a través de la plataforma es jurídicamente vinculante. Lo pretendido es que sea así, para lo cual el titular de la plataforma pone a disposición de cada uno de los proveedores adheridos a los mismos sistemas de creación de firma electrónica que les permita firmar electrónicamente los documentos y quedar vinculados por los mismos.
Si atendemos a las categorías de firma electrónica previstas en la Ley 59/2003, de 1 de diciembre, de Firma Electrónica nos daremos cuenta de que si lo que el titular ha puesto a disposición del proveedor es una firma electrónica reconocida, la propia Ley de Firma Electrónica le otorga el mismo valor respecto de los datos consignados en forma electrónica que la que tendría la firma manuscrita respecto de los consignados en papel, esto es, la eficacia jurídica de los documentos así firmados viene establecida legalmente.
Sin embargo, si la firma electrónica utilizada en una determinada plataforma no cumple los requisitos para ser considerada firma electrónica reconocida, la eficacia jurídica de los documentos suscritos con dicha firma dependerá de diversos factores que conviene analizar caso por caso.
Partiendo, en consecuencia, del hecho de que la consignación de la firma electrónica facilitada por el titular de la plataforma, en documentos a los que el proveedor ha accedido por tal sistema podría vincularle jurídicamente, es importante, para el proveedor, conocer el sistema de utilización de la plataforma así como las condiciones de uso de la misma y las obligaciones que conlleva.
Por lo que se refiere al sistema de utilización de la plataforma, es habitual que al contrato de adhesión a la misma que el proveedor suele firmar, se adjunte un manual de uso. Dependiendo de la complejidad de la propia plataforma algunos titulares también imparten cursos específicos a las personas de la plantilla del proveedor a las que se ha designado para utilizarla.
En cuanto a las condiciones de uso y obligaciones que el mismo conlleva, suelen quedar reflejadas en el contrato de adhesión a la plataforma que el proveedor deberá firmar para poder utilizar la misma.
Es importante que el proveedor revise dicho contrato y compruebe que lo previsto en el mismo no implica que con la adhesión al sistema electrónico de contratación que se pone a su disposición se vean mermados sus derechos. A este respecto son dos los aspectos que, en particular, nos gustaría reseñar:
Por un lado, el sistema electrónico de contratación debería permitir la negociación, esto es, debería permitir al proveedor revisar los documentos contractuales que el titular de la plataforma le vaya planteando a través de ésta y proponer las modificaciones que considere oportunas; no quedando obligado a aceptar documento alguno hasta que el mismo refleje los pactos alcanzados por ambas partes.
Por otro lado, es importante verificar el sistema de archivo de los documentos que se intercambie con el titular de la plataforma. A este respecto es preciso conocer tanto los documentos que van a ser objeto de archivo como el sistema de acceso a los mismos.
En lo que concierne a la primera cuestión, es importante conocer si todos los documentos intercambiados entre las partes serán objeto de archivo o sólo aquéllos que sean definitivos, esto es, que vinculen a las partes por haber sido aceptados.
Por lo que se refiere a la segunda, que entendemos más relevante, el sistema de archivo debe garantizar al proveedor el acceso a los documentos en cualquier momento y con carácter inmediato.
Desde el punto de vista del proveedor lo ideal es que sea él mismo quien pueda archivar los documentos, pero si el sistema articulado por la plataforma no lo permitiera, sería recomendable que el archivo y custodia de documentos estuviera encomendado a un tercero ajeno al titular de la plataforma.
En este caso, el proveedor debería asegurarse no sólo de que el acceso pueda efectuarse en cualquier momento y con carácter inmediato, sino también que el mismo es ilimitado y gratuito.
Finalmente, existe un último aspecto que nos gustaría reseñar, el coste. Muchos proveedores dan por hecho que el uso de las plataformas electrónicas de contratación que sus clientes ponen a su disposición es gratuito, dado que, en definitiva, es un sistema cuya utilización propugna el cliente por su propio interés; sin embargo, no siempre es así.
Para evitar sorpresas es recomendable aclarar este extremo con el titular de la plataforma y establecer el coste que supone su uso o la gratuidad del mismo, en su caso, en el contrato de adhesión.
