La implantacin en Espaa de las denominadas grandes superficies y la sucesiva concentracin de las empresas distribuidoras del sector de alimentacin y bebidas provoc, y an hoy lo sigue haciendo, una profunda metamorfosis en este mercado; un carro en marcha al que han tenido que subirse suministradores y fabricantes de productos, en una espiral de competencia difcilmente comparable con la de cualquier otra actividad de negocio.
Los cambios en los modelos comerciales, de distribucin y logsticos, han sido del tal magnitud que han obligado a las empresas proveedoras a desarrollar planes estratgicos en los que las Tecnologas de la Informacin han pasado a desempear un especial protagonismo.
Pepsico-Espaa no ha sido ajena a esta evolucin. En 1992, la compaa dise los pilares de una nueva arquitectura informtica y muchos de sus fundamentos se mantienen vivos a da de hoy, aunque otros hayan variado para adaptarse a las nuevas tecnologas emergentes. El despliegue de una plataforma SAP, que comenz sus primeras etapas en 1998 y que actualmente sigue su curso con la implantacin de nuevas soluciones del ERP; la sucesiva centralizacin de procesos, y la potenciacin de los anchos de banda de la red de comunicaciones de voz y datos corporativa, son los grandes ncleos de un proyecto de largo alcance cuyo ncleo es la integracin de todos los procesos de negocio.
A comienzos de la dcada de los noventa, las principales cadenas de distribucin estaban ya plenamente asentadas en nuestro pas. El modelo francs de compra se instaura, dibujando un nuevo marco de relaciones con los suministradores de productos y con los consumidores. La dura batalla de la competitividad acaba de comenzar los tiempos de reaccin a las demandas de las grandes superficies y de las cadenas de distribucin mayoristas se reducen al mximo, y son ellas las que marcan las reglas de mercado sobre cundo hay que hacer una promocin, cul ser el descuento, o cmo se han de confeccionar los carteles para informar al consumidor final. Un modelo radicalmente distinto al tradicional minorista (pequeas tiendas, hostelera, etc.) que imperaba en el sector, que establece nuevas exigencias y necesidades de conocimiento del mercado los plazos de decisin se acortan al mximo y el papel de los sistemas de informacin adquiere un especial protagonismo.
Para afrontar los nuevos retos, se necesitan arquitecturas y sistemas capaces de describir de manera precisa las relaciones con clientes y proveedores. El nmero de variables involucradas en los procesos de compra aumentan y las fichas comerciales deben contemplar todas y cada una de ellas.
En 1992, Pepsico-Espaa empieza a anticiparse a este futuro. De manera complementaria a un nuevo plan estratgico de actividad, se elabora un proyecto de sistemas de informacin muy imbricado con el desarrollo y optimizacin de procesos de negocio y, como consecuencia, con el soporte de las herramientas informticas ms adecuadas. Como explica ngel Abos, director de Procesos de Negocio y Tecnologas de la Informacin, nuestra cadena de decisin tecnolgica no est basada en mquinas, herramientas o sistemas operativos, sino en un modelo que analiza los procesos para incorporar, posteriormente, las tcnicas ms adecuadas de soporte.
Este nuevo plan de sistemas estableci cambios fundamentales. Desde una informtica tradicional mainframe que responda en exclusiva a la gestin de los circuitos econmico-financieros de la empresa, se plante una evolucin para dotar de herramientas a los procesos comerciales, con la puesta en marcha de una nueva arquitectura tecnolgica y el desarrollo de un completo sistema de informacin de ventas un conjunto de aplicativos cuyo ncleo se mantiene en vigor, aunque haya sufrido una clara evolucin desde el modelo distribuido inicialmente planteado, hacia una marcada centralizacin de los procesos, soportados en plataformas abiertas.
La llegada, a mediados de los noventa, de los nuevos servicios Frame Relay y de los planes de telefnica para la ampliacin de sus lneas RDSI hicieron evolucionar rpidamente el modelo de gestin de la compaa. Un nuevo plan de tecnologas de la informacin, elaborado en 1995, contempla la modernizacin de la red hacia estas nuevas frmulas de transporte, dando un nuevo impulso a la estrategia de avanzar por la va del protocolo TCP/IP.
La migracin de la WAN hacia lneas Frame Relay para servir las delegaciones ms importantes por volumen de negocio y hacia RDSI para las ms pequeas, propici la modernizacin de la infraestructura de red con Cisco como suministrador principal. Al mismo tiempo se aprovech esta infraestructura para entrar en el mundo de las comunicaciones de Voz sobre IP, con un proyecto que arranc a mediados de 1999.
Adems, el abaratamiento de las comunicaciones permiti migrar hacia modelos sucesivamente centralizadores, si bien manteniendo los criterios de apertura hacia los estndares de mercado. Como explica Abos, podemos decir que el plan de 1995 fue el de las telecomunicaciones, pero haba ms cosas. Vimos, por ejemplo, que los sistemas abiertos haban evolucionado muy positivamente como plataformas de proceso central y que, por tanto, ya no haba cortapisas tecnolgicas que impidieran centralizar la instalacin, sin perder capacidad de decisin en el punto de venta. Como resultado, el controlador central de la nueva arquitectura, la cabeza pensante de la arquitectura cliente/servidor se traslada a un entorno HP-UX, comenzndose al mismo tiempo la bsqueda de nuevas frmulas integradoras de las soluciones de gestin.
Tras la potenciacin de sus estructuras corporativas de comunicacin, Pepsico-Espaa se decidi a realizar la transicin estandarizada de sus aplicaciones de negocio. El anlisis de diferentes soluciones de mercado finaliza con la implantacin de un ERP de SAP como vehculo conductor para el conjunto de las aplicaciones de negocio, a excepcin del rea comercial que queda bajo la gida de la solucin desarrollada internamente.
Este proyecto (soportado en equipos HP y bases de datos Oracle) ha seguido un conjunto de etapas adaptadas a las necesidades de la empresa, aunque el objetivo final sea que todos los procesos de negocio queden integrados bajo la misma plataforma de gestin hemos ido incorporando sucesivamente mdulos de la plataforma para gestionar nuestros ciclos financieros, los recursos humanos, nuestros inventarios y actualmente nuestros procesos de compras, pero siempre desde una perspectiva de necesidad de negocio. Por esta razn, mantenemos por el momento nuestras soluciones propias en el rea comercial, hasta que veamos la oportunidad de integrarlas dentro de la plataforma SAP y siempre que los beneficios a conseguir sean superiores a los que tenemos en la actualidad. Dicho de otra manera, entendemos que la implantacin de una nueva solucin debe aportar valor al resto de las funciones y contribuir de manera decisiva a los objetivos de la compaa. Y este es el caso del proyecto de compras que actualmente est llevando a cabo Pepsico-Espaa.
La compaa empez a abordar tmidamente la gestin de sus compras con la implantacin del mdulo MM de SAP en 2000. Los objetivos eran bsicamente dos resolver las necesidades de control de inventario de material productivo, sustituyendo el sistema anterior y facilitar la administracin de las compras de estos mismos materiales. En palabras de Abos, se trat, en resumidas cuentas, de una implantacin tctica, que aport algn incremento de funcionalidad y unas ligeras mejoras de productividad, pero que no produjo beneficios sustanciales en ningun rea de la compaa, aunque si tuvo , como aportacin aadida, la virtud de recordarnos las grandes oportunidades existentes en este rea de gestin.
El proyecto actual acta sobre dos tipos de procesos que van desde la planificacin y control de gastos (presupuesto anual por departamentos, seguimiento de incurridos, anlisis de desviaciones), hasta una verdadera gestin de la relacin con proveedores porque abarca un amplio abanico de oportunidades que incluyen el sourcing, la homologacin y evaluacin de proveedores, al anlisis dinmico de licitaciones, la administracin global de las compras y los procesos de e-procurement dentro de la cadena de suministros. Estamos materializando una actuacin global y coordinada sobre un amplio espectro de actividades para disear un nuevo escenario ms eficaz y productivo en este rea.
Dada la amplitud de los temas a abordar, el proyecto arranc con una fase de diagnstico en la que todos los departamentos afectados por el proyecto tuvieron la oportunidad de expresar sus necesidades, establecer las directrices y plantear alternativas. Las propuestas de actuacin a implantar se filtraron por unos casos de negocio que priorizaron los trabajos y eliminaron aquellos que no se consideraron rentables. Posteriormente, se completaron las etapas de diseo y construccin.
A da de hoy, los principales productos del proyecto son la descripcin de los modelos de gestin sobre los que se construirn los nuevos procesos; la elaboracin de normas y procedimientos de actuacin que guiarn la ejecucin de procesos; el diseo e implantacin de la estructura organizativa ms adecuada, crendose un nuevo departamento centralizado de administracin de compras; la ampliacin y adecuacin de la arquitectura tcnica a las nuevas necesidades inducidas por la incorporacin de mySAP.com; la preparacin de un equipo especfico de Hel Desk para dar soporte a la ejecucin de los nuevos sistemas, y la creacin de un catlogo con los materiales homologados de compra frecuente.
Adems de los beneficios en cuanto a disponibilidad detallada de informacin de compras, el control presupuestario de las mismas, la clarificacin de responsabilidades en los procesos, la simplificacin de las tareas administrativas y la mayor participacin y conocimiento del proceso por parte de todos los compradores, Pepsico-Espaa espera obtener otros exponenciales como nuevas piezas de la solucin se vayan integrando. En la actualidad estamos trabajando en un sistema de comunicacin con nuestros proveedores que esperamos finalizar para el tercer trimestre del ao, y estamos estudiando la manera de administrar recepciones de material no productivo en aquellas ubicaciones de la compaa en las que no hay personal dedicado a tiempo completo. Tambin estamos viendo la posibilidad de papar en el futuro a la modalidad de autofacturacin con nuestros principales proveedores, asegura Abos.
