La deformación profesional de una persona que lleva dedicándose tiempo a la consultoría es iniciar cualquier trabajo con una premisa base que en este caso constituye el concepto más teórico de la consultoría.
Revisando distintas definiciones, me llama la atención la del Instituto de Consultores del Reino Unido. Según esta organización la definición de la consultoría queda descrita como “un servicio al cual recurren los gestores de las empresas ante la necesidad de una situación planteada como insatisfactoria”. Ante este hecho, la consultoría y más concretamente el consultor que interviene, entre otras muchas cosas, ha de crear una metodología de intervención en el cliente.
Si hablamos de una consultoría asociada a un proceso de implementación de un Sistema de Información de Grupo, éste proceso requiere el desarrollo de una serie de pasos que garanticen el buen funcionamiento del proyecto.
A continuación paso a describir lo que constituye una metodología de calidad asociada a un proceso de implementación.
La metodología se integra a partir de una serie de fases concatenadas para lograr al final la implantación del proyecto.
La primera fase es la fase del ANÁLISIS. En el interior de esta fase existen una serie de tareas como son el lanzamiento del proyecto, la búsqueda de las necesidades y su validación, la definición de todo lo que compone el entorno técnico y por último validar el propio hito de la fase 1ª. Este hito se podría concretar en la validación del análisis de los requerimientos expresados por el cliente.
La segunda fase es la de la ESTRUCTURA. Esta fase tiene por objeto la instalación física de la plataforma de desarrollo, la validación de la arquitectura técnica, la definición de los principios base del proyecto y terminada esta fase la validación del segundo hito. Este segundo hito constituiría la instalación de la plataforma.
La tercera fase constituye la fase de DISEÑO. Esta fase se concreta en la adaptación de todo lo que se refiere a la estructura de la base de datos, del diseño de los documentos de extracción u outputs, del diseño e implementación de los tratamientos que automaticen los procesos en la base de datos (ajustes, cálculo de indicadores, conversiones…..), diseño de los documentos de entrada de información, también llamado dossier, paquetes de captura…., otra tarea es la preparación de la integración de la aplicación y por último la validación del hito nº3. Este hito como su nombre indica estaría en la validación del diseño.
La fase cuarta, es la fase de la REALIZACIÓN en sí misma, y se compone de la realización de la aplicación así como de la ejecución de las distintas pruebas y test a realizar en el sistema. La siguiente tarea es la preparación al cambio, la preparación de la pura implementación técnica y por último la validación del hito nº4. El hito nº 4 sería el momento en el que la aplicación estaría realizada.
La fase quinta se puede denominar también como la fase de la INTEGRACIÓN. Esta fase se caracteriza por la implementación de la aplicación en su entorno, el establecimiento y captura de los datos históricos a incluir en el sistema (referido tanto al tipo de dato como a su volumen), la gestión del cambio, la estabilización de la aplicación y al final la validación de esta fase que sería la fase 5. Este hito constituiría la inicialización de la aplicación.
Y por último la fase con la que se finaliza esta metodología es la fase de EXPLOTACIÓN. Esta fase supone que la primera tarea es la propia explotación en real de los distintos elementos expuestos anteriormente. Posteriormente se lleva a cabo otra tarea, la validación final de la aplicación cuyo broche final resultante es la validación del proyecto en toda su magnitud, lo que supone que la aplicación entra en lo que se denomina en términos de proyecto, en explotación.
Una vez explicado con todo rigor lo que constituye un proyecto de implementación de un Sistema de Información de Grupo, me gustaría resaltar un aspecto que es uno de los pilares para garantizar el éxito de un proyecto: la gestión del cambio.
Si continuamos con la descripción iniciada por el Instituto de Consultores del Reino Unido, se habla de que “el trabajo del consultor finaliza con una situación de cambio en la que se produce una mejora”.
Hay un componente puramente objetivo en la gestión del cambio, pero existe otro componente más emocional que es la predisposición por parte del cliente al cambio. En este sentido el consultor debe crear la atmósfera propicia para gestionar el cambio.
Para ello, es necesario diseñar una serie de estrategias que faciliten el proceso. Y todo ello ¿por qué? Porque existe una fuerte resistencia al cambio.
El trabajo de consultoría en esta parte se debe revestir con un componente de enseñanza, de transmitir el conocimiento suficiente para que en términos de racionalidad se genere la confianza y el positivismo en la organización para introducir los cambios de procesos, tecnológicos, de metodología, etc.
Y todo ello orientado a la consecución del éxito del proyecto de consultoría para ambas partes. Para el ejecutor del proceso, el consultor, el éxito se medirá en términos de garantía, fiabilidad, crédito…, y para el cliente, el éxito se debe evaluar en términos de objetivos cumplidos y estrategias llevadas a cabo y traducibles al beneficio de la empresa y de las personas que conforman dicha empresa.
