Imaginarium

Imaginarium está desarrollando un proyecto de TI que contempla la evolución hacia un nuevo sistema de gestión empresarial, la implantación de un sistema CRM y la incorporación de herramientas para el tratamiento masivo de información.

Publicado el 20 Feb 2002

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A punto de conmemorar sus diez aos de existencia, est empresa aragonesa ha visto como sus objetivos de negocio y sus resultados crecan ms all de cualquier expectativa inicial. Desde su sede central en Zaragoza, esta compaa especializada en el mundo del juguete ha sabido crear un pequeo imperio empresarial que, a da de hoy, est presente en ms de doce pases de tres continentes a travs de una red comercial compuesta por ms de doscientas tiendas.
Con un modelo mixto de negocio consistente en tiendas propias (80) y franquiciadas, la compaa ha tenido que hacer frente a un crecimiento consolidado del 50 por ciento anual desde su creacin en 1992, lo que ha obligado, en muchas ocasiones, a replantear las estrategias y los procesos de trabajo. Gran parte de su historia tecnolgica est ligada a esta evolucin y un buen nmero de sus decisiones tienen que ver con el fortalecimiento de las infraestructuras de sistemas capaces de soportar una empresa de juguetes, que el ao pasado factur cerca de 12.000 millones de pesetas.
Como explica Jos Antonio Gmez, director de sistemas, la implantacin de nuevos sistemas de gestin empresarial, la potenciacin de las lneas de comunicaciones y la integracin de la informacin desde y hacia nuestras tiendas, han sido tres de los pilares fundamentales que han marcado la evolucin de nuestros sistemas de informacin, y uno de los aspectos competitivos diferenciales que nos han permitido alcanzar los crecimientos pasados y actuales. Para el ao 2002, Imaginarium pretende abrir 50 tiendas ms y penetrar en tres nuevos mercados, algo que sera imposible si la empresa no se hubiera modernizado suficientemente durante los ltimos aos.
Dentro de este proceso, hace dos aos la empresa cre su filial Imaginarium.Net con la finalidad de explotar nuevos servicios va web a su amplia base de clientes. Lo que naci como un proyecto autnomo, se ha convertido en un proyecto de integracin con el negocio tradicional que aprovecha, a su vez, el impulso del Proyecto Walqa, desarrollado por el Gobierno de Aragn, como referente, ya que segn Ramn Aaos, director de marketing y mximo responsable de Imaginarium.Net, Walqa nos proporciona el conocimiento y la experiencia de negocio, ms all de la tecnologa. Con ellos hemos aprendido a resolver buena parte de nuestras dudas sobre como integrar nuestro modelo tradicional soportado en la tienda con la venta a travs de Internet.

La incorporacin de herramientas informticas a la empresa fue, sin duda, el resultado de una necesidad para responder al crecimiento de la red comercial y, como consecuencia, a la consolidacin del negocio.
Desde el principio, la estrategia de la empresa fue mantener un nico almacn que sirviera de repositorio a todas las tiendas, lo que genera un elevado flujo de transmisin de datos para la recepcin de pedidos, facturas, aprovisionamiento, etc. Un movimiento de informacin cuya gestin se ha mejorado en el tiempo y que, ahora mismo, est sujeto a un nuevo proyecto de sistemas que dar un giro de ciento ochenta grados a la informtica de la compaa. Como seala Gmez, toda nuestra evolucin ha tenido un mismo hilo conductor mejorar el aprovisionamiento de nuestras tiendas como uno de los elementos decisivos del negocio. Para ello ha sido necesario mecanizar nuestro almacn, optimizar nuestros sistemas logsticos y de distribucin, incorporar en las tiendas arquitecturas de sistemas homogneas y establecer comunicaciones fiables con los centros y, todo ello, tanto a escala nacional como internacional. Ahora mismo estamos inmersos en un nuevo proyecto que finalizaremos a lo largo de este ao para dar un nuevo salto tecnolgico en la empresa.
Pero los comienzos informticos de Imaginarium no fueron tan sofisticados. La primera gran decisin fue la implantacin de un sistema de gestin (denominado Gestin Mayor y desarrollado por la empresa Saari), bajo un entorno MS-DOS gestionado por un servidor Novell. Tres aos ms tarde, la compaa actualiz esa solucin con la implantacin de Central Mag, un paquete del mismo desarrollador, pero que obligaba a un cambio de plataforma tecnolgica sobre la base de Windows, una arquitectura que se mantiene hasta la fecha Windows nos aport varias cuestiones fundamentales como la facilidad de manejo, la apertura al mercado de herramientas y la utilizacin de bases de datos y otras aplicaciones como correo electrnico, intranet, etc. Adems, nos ofreci un entorno de trabajo homogneo en cualquiera de los pases donde operamos y, por supuesto, mayor tranquilidad para pensar en el futuro de una red mundial, comenta Gmez.
Central Mag aport varias soluciones importantes. Se poda integrar a un mayor volumen de tiendas, permita la automatizacin de procesos de pedido, envo de mercancas y de la mayora de los procesos que engloba una central de distribucin, donde no se desea dejar nada al libre arbitrio de las circunstancias. Como asegura Aaos, el gran xito del nuevo sistema fue proporcionar la agilidad necesaria para nuestros procesos de aprovisionamiento, de intercambio de informacin y de gestin interna de la tienda, porque, segn nuestro modelo de negocio, el control de las reposiciones de mercanca es el elemento decisivo para el xito. Un artculo no expuesto en la tienda se deja de vender y por eso es necesario que cada una de ellas disponga de los productos en el momento necesario.

A esta solucin se le fueron aadiendo en el tiempo nuevos desarrollos internos para mejorar sus prestaciones tales como nuevos mdulos para optimizar la centralizacin de datos y la toma de decisiones; programas para la automatizacin del envo de faxes y correos electrnicos; nuevos aplicaciones como la denominada cambio de coleccin anual que se realiza en un slo da, o la incorporacin de toma de datos por radiofrecuencia, aprovechando la modernizacin del almacn central que se llev a cabo hace dos aos.
Precisamente, la implantacin de un nuevo sistema de radiofrecuencia en el almacn central de Imaginarium fue uno de los proyectos que mayores beneficios han aportado a la empresa ahora, los ms de 10.000 metros cuadrados de la planta se gestiona hasta sus ltimos detalles, ganando en capacidad de ubicacin de artculos y rotacin, pero sobre todo en lo que tiene que ver con la gestin de las tiendas, donde hemos reducido significativamente el nmero de errores en los envos y acortado los tiempos, hasta en un 60 por ciento, de reposicin de artculos. Por ltimo, hemos optimizado tambin la organizacin requerida para controlar el almacn en tiempo y recursos, explica Ramn Aaos.
Llegados hasta aqu, la decisin de Imaginarium es aprovechar las nuevas tecnologas emergentes para dar un nuevo empujn a las estrategias de futuro de la empresa. Ya en proceso de estudio, se est buscando un nuevo sistema de gestin empresarial que cubra todos los apartados de negocio desde el rea econmico-financiera hasta las fases ms recnditas de la distribucin y la logstica. Un sistema capaz de incorporar una plataforma de gestin las relaciones con los clientes entendida en sentido amplio, es decir, con las tiendas y los comparadores finales, y nuevas herramientas de tratamiento masivo de datos para el establecimiento de un data warehouse capaz de aportar informacin a las reas comerciales y de marketing. Y por supuesto nuevas soluciones para el mundo intranet a la que se considera una herramienta decisiva para el futuro de la empresa.
Una nueva arquitectura de sistemas que podra incluso hacer variar el actual entorno operativo, pero que sin duda se integrar an ms con las estrategias Internet que est desarrollando la compaa.
En lo que respecta a su filial Internet, Imaginarium.Net, sta se cre hace dos aos porque la empresa est convencida de que el mundo del juguete puede tener un importante refrendo a travs de la Red y los resultados as lo han confirmado. Si al principio las ventas estuvieron por debajo de las expectativas, durante el ao pasado se triplicaron confirmando algunos de los presupuestos inicialmente previstos.
Con una arquitectura tecnolgica diferente, basada en un servidor HP y una base de datos SQL Server, la plataforma Internet de la filial ha sufrido diferentes planteamientos a lo largo del tiempo, ya que ha sido necesario solucionar algunos problemas de interpretacin con la red de franquiciados. Lo que en un principio se vio como una competencia directa, ahora se entiende como un elemento favorecedor de las ventas, un cambio que se visto favorecido por la tecnologa y el soporte del proyecto Walqa.

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Redacción Computing

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