Pionera en Europa por hacer del documento una produccin just in time, con servicios de reprografa digital durante las veinticuatro horas del da, Workcenter es actualmente una de las compaas punteras en la realizacin, impresin, reproduccin y acabado digital del documento.
Con el apoyo financiero del BBVA y el SCH, esta joven empresa de tan slo cuatro aos de historia, posee centros repartidos por Madrid, Barcelona, Sevilla y Oviedo, la mayora de ellos inaugurados el pasado ao. Con una inversin prevista de 7,2 millones de euros (1.400 millones de pesetas) para la apertura de otros 14 nuevos centros durante 2002, Workcenter prev facturar 24 millones de euros en este ejercicio, doblando las cifras respecto a 2001. De cara al ao prximo, la empresa comenzar su expansin internacional por Francia, Italia y Portugal, as como en otros pases latinoamericanos.
En su plan de crecimiento, y partiendo de un sistema pensado para llevar la gestin de un slo centro, Workcenter precisaba con la mayor celeridad de un software de gestin que le permitiera hacer frente a la complejidad que conlleva la administracin de una cadena de centros. Como explica, Flix Garca, director de sistemas de Workcenter, necesitbamos un conjunto de soluciones que tuviera resuelto tanto lo que es el punto de venta, como toda la gestin econmica y financiera de la empresa; adems queramos que automatizara nuestros procesos administrativos y nos permitiera centralizar la informacin de todos nuestros centros.
Despus de realizar un completo estudio de las soluciones de gestin disponibles en el mercado, la empresa de reprografa decidi adquirir las plataformas de gestin empresarial de Aqua eSolutions, basando su eleccin, entre otras consideraciones, en su tiempo rcord de implementacin y en su menor coste de propiedad en comparacin con sus competidores. En palabras de Garca, la empresa quera abrir su primer centro en Barcelona con la mayor celeridad posible y pretendamos que, ya desde su inauguracin, trabajara bajo el nuevo sistema. Y as fue. Tan slo dos meses y medio bastaron para tener completamente implantado el software de gestin de Aqua eSolutions en toda su infraestructura de centros.
Otra de las cuestiones que Workcenter tuvo en cuenta a la hora de decidirse por esta solucin fue el motor de base de datos Microsoft SQL Server 2000 integrado en sus licencias y su lenguaje no propietario estandarizado, que permite interactuar con otras aplicaciones de MS Office, destacando entre ellas Excel, puntualiza Flix Garca.
Con la nueva solucin de gestin, Workcenter ha conseguido automatizar sus procesos administrativos y reducir en un cien por cien el volumen de operaciones en este rea. Por otra parte, la plataforma ERP ha facilitado la mejora correspondiente en productividad, permitiendo a la compaa adems reaccionar y tomar decisiones en tiempo real. Segn el director de sistemas, gracias a los nuevos mdulos podemos disponer de informes actualizados de tiempo real de las operaciones de cada centro. Esta funcionalidad a lo largo de todo el sistema permite reaccionar inmediatamente, por ejemplo, con acciones de marketing ante las bajadas en las ventas de un determinado producto.
Por supuesto, otra de las reas que se han visto favorecidas con esta decisin es la relacin con los proveedores. Ahora, la empresa puede comprar consumibles, papel, etc., de manera centralizada, ya que desde la central se controlan los stocks de todos los centros. Esto se traduce en un mayor volumen de compra, que facilita la negociacin con los suministradores de menores precios en los artculos adquiridos.
Adems, con la generacin de informes a travs del sistema de gestin de Aqua eSolutions, el departamento comercial de Workcenter puede acceder a informacin exacta de todas las transacciones hechas con los clientes. A su vez, los responsables mximos de cada centro pueden acceder a la cuenta de resultados de su centro y analizar cmo afectan cada una de las distintas partidas que aparecen recogidas en la cuenta de resultados. Por su parte, la direccin de la compaa puede realizar un seguimiento automtico, y mes a mes, de las ventas y los gastos, al igual que su evolucin respecto de las cifras histricas.
La facilidad de utilizacin es otro de los rasgos a destacar dentro de los criterios de seleccin de la plataforma de gestin. Como explica Flix Garca, al ser muy intuitivo, este software permite a nuestro personal en centro aprender a utilizarlo en tan slo una hora. Asimismo, nuestros administrativos, que manejan un nmero superior de funcionalidades del sistema, estn preparados para hacerlo en menos de tres das.
En relacin con esta variable, se encuentra la simplicidad que ofrece el software a la hora de evolucionar y desarrollar nuevas capacidades. Workcenter, desde su departamento de informtica, ha realizado desarrollos concretos fuera del proyecto inicial para la adaptacin del sistema de Aqua a sus necesidades ms especficas hemos llevado a cabo, entre otras, la adaptacin de las pantallas para nuestros terminales punto de venta y creado nuevas secciones para poder guardar en el sistema los tickets separados de los pedidos, albaranes y facturas. Por otro lado, Workcenter est acometiendo una serie de cambios dentro del sistema para que sus comerciales puedan acceder a la informacin centralizada de la compaa, en asuntos relacionados con clientes y ventas.Otro de los desarrollos es el mdulo de conciliacin bancaria que la empresa Ilex est actualmente implantando.
El software de Aqua no slo est permitiendo mejorar las tareas administrativas, sino que tambin ha favorecido el lanzamiento de nuevos servicios. Workcenter Direct es un buen ejemplo de ello como iniciativa que permite a los clientes acceder de manera personalizada al portal de Workcenter y desde all llevar a cabo el control total de sus pedidos, contando con toda la informacin que proporciona el ERP.
