Al tomar una decisión tan importante como la de elegir un proveedor de una infraestructura de telecomunicaciones, la empresa debe tener en cuenta en primer lugar que las soluciones no le aten excesivamente. En un mundo en el que la tecnología cambia continuamente, un sistema de telecomunicaciones rígido condiciona demasiado el futuro de un negocio. En este sentido, la flexibilidad es una de las características principales de la telefonía en la nube. Y es que más allá del precio por minuto, una empresa debe tener en cuenta muchos elementos a la hora de valorar el ahorro que implica la telefonía en la nube.
Debemos simplificar nuestras infraestructuras y en estos momento tener un cableado para la voz y otro para los datos supone un doble coste de puesta en marcha, a la vez que complica y encarece el mantenimiento. En el caso de la telefonía IP, la voz y los datos se transmiten por el mismo cableado y la misma infraestructura de red. Si además el sistema de comunicaciones está totalmente en la nube, no hay necesidad de mantener ningún tipo de equipo dentro de nuestra empresa. Además del coste de infraestructura, con la telefonía en la nube se elimina el coste de los técnicos internos que deberían dar soporte a un sistema tradicional dentro de las instalaciones.
Un sistema en nube garantiza disponer siempre de la última tecnología y eliminar los costes de actualizaciones para ir incorporando las mejoras tecnológicas que sin duda se van a producir. Esto es un coste “oculto” muy importante ya que en este momento los cambios tecnológicos son continuos y una empresa no se puede permitir el lujo de no utilizarlos.
Considerar el ahorro que implica la telefonía en la nube para la empresa también es sinónimo de valorar el coste de la gestión del sistema, que con la telefonía IP en la nube se realiza desde un entorno web, desde cualquier dispositivo y desde cualquier sitio del mundo. Esto permite gestionar los usuarios dispersos en distintos puntos geográficos de forma sencilla, pudiendo disponer de sedes en cualquier sitio del mundo y también facilitando el teletrabajo. Una alternativa que con un sistema clásico es más complicado y caro de realizar, ya que se deben sumar los costes de la gestión de un sistema con usuarios dispersos, la cual sin un sistema de gestión ágil e intuitivo requiere de la contratación frecuente de servicios profesionales para el mantenimiento de las centralitas.
Debemos pagar solo por lo que utilicemos, no podemos estar pagando hoy por las funcionalidades que necesitaremos mañana. Los sistemas de telefonía en nube nos permiten aumentar o reducir lineas, extensiones y usuarios. Dispondremos de una capacidad de ampliación casi ilimitada, por lo que podremos afrontar nuevas oportunidades de negocio sin que las telecomunicaciones sean un problema.
El sistema de gestión telefónica en la nube debe ser una herramienta para mejorar el negocio permitiendo por ejemplo analizar en tiempo real las telecomunicaciones de una empresa. ¿Cuántos clientes llaman en cada momento? ¿Cuántos cuelgan porque se les atiende suficientemente rápido? ¿A qué horas llaman? ¿Desde dónde llaman? ¿Se pueden recuperar las llamadas perdidas?
Cada una de estas preguntas bien respondidas ayuda a atender bien a los clientes, mantenerlos y aumentarlos.
Debemos considerar nuestro sistema de comunicaciones como una herramienta más que nos ayude a generar negocio y que nos permita nuevas formas de organizarnos, por ejemplo a través del teletrabajo, la movilidad o el análisis de los datos. No hablamos sólo de ahorro, hablamos de generación de beneficios.
