En el ámbito financiero, legal y de seguros, la digitalización no es solo una mejora operativa: es una necesidad estratégica para garantizar el cumplimiento, la seguridad en el manejo de la información, la eficiencia en procesos y ofrecer una experiencia fiable para clientes y grupos de interés. Las soluciones de escaneado empresarial de Epson están pensadas para firmas, departamentos legales, bancos, aseguradoras y agencias reguladas, donde la integridad de los datos y la trazabilidad de cada acción son fundamentales.
- Seguridad y cumplimiento en la gestión de datos sensibles: en estos sectores, la protección de datos personales y la confidencialidad de información contractual es crítica. Las soluciones de Epson ofrecen controles de acceso basados en roles, cifrado durante la digitalización y en reposo, y auditorías detalladas de las acciones realizadas utilizando el escáner. Esto garantiza que solo el personal autorizado pueda ver o modificar documentos sensibles, cumpliendo con normativas de protección de datos, gobernanza de la información y requisitos regulatorios. La trazabilidad de cada interacción facilita las auditorías internas y las regulatorias de obligado cumplimiento, reduciendo riesgos de inconformidad y fortaleciendo la confianza de clientes y reguladores.
- Digitalización y gestión de expedientes contractuales: la captura de contratos, formularios, estados de cuenta, informes y otra documentación clave en este sector, se realiza con una elevada precisión. Los archivos digitales resultantes proponen una estructura ordenada para facilitar la indexación por cliente, tipo de documento, fecha y departamento, lo que permite acelerar los procesos de aprobación, las renovaciones contractuales o la gestión de reclamaciones. El usuario puede configurar y personalizar los flujos de trabajo, garantizando la ruta correcta de la documentación entre diversas áreas legales, así como el cumplimiento, o el desarrollo de asesorías y operaciones, con registros de cada acción para posteriores auditorías. Esto se traduce en ciclos de aprobación más breves y en una mayor previsibilidad de tiempos de respuesta.
- Gestión de firmas y flujos de aprobación: con el documento digitalizado es posible integrar procesos de firma electrónica o firmas internas conforme a políticas corporativas y normativas. Esto mejora la trazabilidad, acelera las aprobaciones y reduce tiempos de ciclo en contratos, pólizas y reclamaciones, manteniendo controles de seguridad y verificación de identidad. La capacidad de auditar cada firma y cada modificación garantiza la integridad documental ante auditores y clientes.
- Continuidad operativa y reducción de riesgos: la eliminación progresiva del papel facilita copias de seguridad, recuperación ante incidentes y cumplimiento de archivado documental. La búsqueda por metadatos (cliente, tipo de documento, fecha, estado) permite localizar expedientes en segundos, mejorando tiempos de respuesta en auditorías, reclamaciones y consultas de clientes. La disponibilidad de información crítica fuera de la oficina reduce impactos de interrupciones y mejora la experiencia del cliente.
- Archivado y búsqueda simplificados: integración con sistemas de gestión documental y repositorios seguros para un archivado estructurado y optimización del cumplimiento normativo. Las capacidades de búsqueda rápida permiten encontrar documentos contractuales, pólizas, informes y comunicaciones con granularidad, reduciendo cuellos de botella en operaciones legales, además de garantizar el cumplimiento y mejorar la atención al cliente. Las políticas de retención se implementan de forma centralizada, garantizando el cumplimiento continuo.
- Integración con Open Platform de Epson: Open Platform facilita conectar las soluciones de Epson con los sistemas de información empresarial (ERP, CRM, DMS, ECM y soluciones de cumplimiento). Esta plataforma abierta simplifica la integración de escaneado y digitalización con ecosistemas existentes, agilizando despliegues, reduciendo costes de personalización y adaptándose a flujos de trabajo específicos del sector. La interoperabilidad facilita conectar escáneres y flujos de captura con sistemas de gestión de expedientes legales y regulatorios, sin necesidad de desarrollos a medida.
- Casos prácticos: digitalización de contratos, pólizas, informes de auditoría, recibos y comunicaciones regulatorias. Flujos de trabajo que enrutan documentos a través de departamentos legales, cumplimiento y operaciones, con registro de auditoría y controles de acceso reforzados para una mejor protección de datos. La capacidad de compartir expedientes con partes externas, como auditores o proveedores, siempre dentro de un marco seguro y regulado, mejora la eficiencia y la transparencia.
- Ventajas para estas organizaciones: al eliminar dependencias de papel y migrar a una gestión documental centralizada, se reducen riesgos operativos, se mejora la continuidad del negocio y se facilita la adopción de auditorías e inspecciones regulatorias. La disponibilidad de información crítica en tiempo real fortalece la experiencia del cliente y la toma de decisiones, reduciendo tiempos de respuesta ante reclamaciones, consultas y procesos de cumplimiento.
“La seguridad, la trazabilidad y la eficiencia en la gestión documental son esenciales para realizar operaciones confiables en sectores como el financiero o el de seguros. Las soluciones de Epson permiten digitalizar con confianza, compartir expedientes de forma controlada y mantener una trazabilidad completa para una gestión más ágil y un cumplimiento seguro.” — David Moure, director Corporate Sales Epson Ibérica.
Recomendaciones para una correcta implementación:
- Mapear flujos de expedientes críticos (contratos, pólizas, informes regulatorios) e identificar puntos de mejora en acceso, auditoría y retención.
2. Seleccionar escáneres y software con controles de acceso, cifrado y registros de auditoría adecuados.
3. Definir metadatos y reglas de clasificación que faciliten la búsqueda y la gestión de retenciones.
4. Configurar integración con ERP/CRM/DMS y soluciones de cumplimiento a través de la Open Platform de Epson.
5. Implementar políticas de retención, control de versiones y auditoría, y formar al personal en buenas prácticas de seguridad y confidencialidad.
La combinación de seguridad avanzada, gestión eficiente de expedientes y la capacidad de integración abierta a través de la Open Platform de Epson posiciona a las organizaciones financieras, legales y de seguros en una clara ventaja para modernizar sus procesos, reducir costes y cumplir con las exigencias regulatorias actuales y futuras.
