Esta explosión de datos impacta a todos los sectores y departamentos, así como a sus procesos internos, y las compañías deben aprovechar al máximo esta información para hacerse cada vez más competitivas
PEDRO SOLDADO, OPENTEXT
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La inteligencia artificial es la revolución
La inteligencia artificial está provocando una auténtica revolución en el ámbito empresarial. Desde hace décadas, debido al uso de las nuevas tecnologías, los datos están creciendo a un ritmo exponencial. Hasta el 2003, por ejemplo, sólo se habían generado cinco exabytes, mientras que en el 2025 se espera que generen casi 463 exabytes al día. Esta explosión de datos impacta a todos los sectores y departamentos, así como a sus procesos internos, y las compañías deben aprovechar al máximo esta información para hacerse cada vez más competitivas. En este escenario, el uso de la inteligencia artificial se vuelve fundamental.
Cómo impacta la IA en la gestión documental
La gestión documental es uno de los procesos donde la incorporación de la IA ha tenido un gran impacto positivo. Por un lado, modificando la forma en la que buscamos e interactuamos con la información no estructurada. Y por otro, mejorando y transformando la gestión de contenidos tradicional para permitir a los usuarios trabajar de una manera más inteligente.
La inteligencia artificial es capaz de optimizar tareas de procesamiento de documentos como la clasificación, organización y extracción de datos que habitualmente tardaban horas e incluso días. Ahora pueden realizarse en segundos o minutos, lo que reduce los tiempos de entrega, evita errores y mejora la calidad de la información para su posterior análisis y una toma de decisiones más precisa.
Adaptación permanente de la IA
No obstante, -y aquí entra en factor algo muy importante-, la IA necesita adaptarse continuamente para seguir siendo efectiva. Esto quiere decir que, -según evolucionan los datos y las circunstancias- la continua retroalimentación entre la información y la IA ayuda a la propia herramienta a ajustar sus modelos y algoritmos para estar al corriente de los cambios constantes del entorno, garantizando así su utilidad a largo plazo.
De esta forma, a medida que la IA interactúa con más y más información, ésta puede mejorar su precisión, adaptabilidad y capacidad para satisfacer las demandas específicas de empresas y usuarios
Las empresas españolas ya se han dado cuenta que para poder ser competitivos deben de hacer uso de esta herramienta. Y es que, según un informe de Amazon Web Services del 2023, el 36% de las compañías españolas ya la utilizan,reflejando un aumento significativo en comparación con el 7% del 2022.
Hacia una nueva generación de la gestión documental
Todos sabemos que cada área de una empresa genera información creciente, y que, en muchas ocasiones, esta valiosa información queda almacenada en compartimentos aislados o silos. Para que la inteligencia artificial se desarrolle de manera óptima, sea entrenada del mejor modo posible y analice correctamente toda la información existente de cada compañía, es imprescindible una buena estrategia de gestión documental corporativa. Solo en esta situación, la IA funcionará adecuadamente convirtiéndola en una valiosa fuente de información para obtener ideas estratégicas, optimizar sus operaciones y mejorar la toma de decisiones
Teniendo en cuenta que la Comisión Europea considera a España como uno de los países que más puede contribuir a la transformación digital, es importante que las organizaciones aprendan a aprovechar todas las innovaciones que la IA ofrece, desde Deep Learning a las técnicas de Procesamiento de Lenguaje Natural (PLN) o LLM (grandes modelos de lenguaje) entre otras innovaciones. Todas estas tecnologías permitirán, entre otras ventajas, examinar el contenido de los documentos y, en función de los resultados, encargarse de tareas como la organización, interpretación y clasificación, facilitando así la toma de decisiones correctas. Cada vez es menos necesaria la intervención humana, ya que los sistemas tienen la capacidad de aprender y mejorar su rendimiento de forma autónoma, y acercarnos a la que McKinsey denomina “la siguiente frontera de la productividad”.
Adiós a los procesos manuales
Con estas tecnologías avanzadas, por ejemplo, los usuarios podrán olvidarse de realizar ciertos procesos manuales, compartir la información de manera más fluida y rápida, y hasta contribuir positivamente con el medio ambiente con la eliminación del papel, entre otros factores.
Además, al contar con sistemas de IA para la gestión documental, las posibilidades son muy amplias: proporcionar funcionalidades a través de interfaz conversacional de búsqueda, solicitar resúmenes de información, traducción, generación de texto y documentos, o activar y delegar tareas de un flujo de trabajo, entre otras. Y a futuro, podremos integrar diferentes plataformas LLM o exponer estas capacidades mediante API a otros sistemas, siempre dentro de las propias aplicaciones de negocio para que el usuario no tenga necesidad de salir de su interfaz habitual de trabajo.
En OpenText podemos lograr esto sin necesidad de abrir un solo documento. Podemos acceder a la información a través de los LLM, lo que significa que la capacidad para procesar y utilizar información en tiempo real se amplía significativamente, teniendo un impacto positivo en diversas áreas, desde la toma de decisiones hasta la eficiencia operativa. Todo ello mientras garantizamos que la información suministrada al usuario por la IA es confiable y segura, correlacionándose siempre con los controles de acceso que cada usuario tiene sobre dicha información y ayudando así a garantizar el cumplimiento normativo.
Estrategia de OpenText
En nuestra compañía promovemos una estrategia de uso de la inteligencia artificial de manera eficiente y segura mediante la integración nativa OOTB en las diferentes soluciones Core Business de la compañía. Ayudamos a nuestros clientes independientemente de si sus soluciones operan desde instalaciones on-premises, en modelo híbrido o Cloud.
Con todo ello, nosotros, desde OpenText, continuaremos innovando y progresando hacia la información del futuro que promete ser de lo más apasionante.
