SAP SE ha anunciado su colaboración con el Ayuntamiento de Madrid en la modernización integral de la gestión interna a través de su software. El objetivo del consistorio con esta colaboración es digitalizar procedimientos, mejorar la eficiencia y prestar mejores servicios a los empleados municipales y a la ciudadanía en ámbitos económico-financieros, de ingresos y de recursos humanos.
El Ayuntamiento de Madrid lleva dos décadas trabajando con software de SAP. Comenzó en 2004 con la implantación de las primeras soluciones en las áreas de finanzas y RR. HH, y en 2020 inició el proyecto de modernización de la administración con la migración a la nube privada, que ahora culmina con el avance en la gestión interna con RISE with SAP y SAP Business Technology Platform. El primero es un proceso de implementación integral que reúne en un solo contrato todos los elementos necesarios para hacer la migración a la nube privada: SAP S/4HANA, infraestructura y servicios gestionados. La segunda es la plataforma de integración, ampliación y desarrollo de aplicaciones.
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Un nuevo modelo de gestión pública
La incorporación de estas tecnologías supone una revolución en la forma de gestionar los procedimientos municipales, desde la presupuestación, ejecución y control de ingresos y gastos hasta la gestión integral de los recursos humanos. Este enfoque permite superar los modelos tradicionales basados en sistemas fragmentados, dando paso a una gestión unificada, con información en tiempo real y procesos digitalizados.
La transformación tiene un impacto especialmente relevante en el ámbito tributario, ya que como parte del proyecto se ha integrado el software de gestión de impuestos e Ingresos dentro de la plataforma económico-financiera. Esta solución permite gestionar los ingresos municipales como una extensión natural del sistema financiero, eliminando desarrollos aislados y facilitando una visión integral del ciclo completo: desde el censo y la liquidación hasta la recaudación y la inspección. De esta forma, no solo se mejora la eficiencia operativa, sino que se fortalece el control financiero y la capacidad de planificación presupuestaria.
Actualmente, dos tercios de los ingresos tributarios del Ayuntamiento ya se gestionan en este entorno: el Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI), la Tasa de Residuos Urbanos de Actividades (TRUA), la Plusvalía (IIVTNU) o la Tasa de terrazas. El próximo paso será incorporar el Impuesto sobre Vehículos de Tracción Mecánica (IVTM) y el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
Distintas fases, mismo objetivo
El proyecto se ha desarrollado mediante una metodología por fases. En el primer año se ejecutó una limpieza y homogeneización de datos maestros procedentes de sistemas anteriores de gestión del Ayuntamiento cruzando identidades con la base de datos de la Policía, domicilios fiscales con la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y direcciones con el callejero municipal.
El proyecto está proporcionando beneficios tanto en la eficiencia y gestión interna como en el servicio a los ciudadanos:
- Digitalización integral de procesos y administración “sin papel”: se ha consolidado el modelo de administración “sin papel”, permitiendo una digitalización integral de los procesos de recursos humanos de principio a fin. Las solicitudes se gestionan íntegramente a través de la intranet municipal. Internamente, los funcionarios pueden revisar y aprobar trámites con plena trazabilidad y en pocos pasos, reduciendo tiempos de tramitación y errores derivados de la duplicidad de datos. El resultado es un servicio más ágil, eficiente y disponible prácticamente 24/7, que mejora tanto la experiencia del empleado público como la atención a la ciudadanía.
- Eficiencia operativa y mejora en la toma de decisiones: la automatización y las capacidades de inteligencia artificial integradas en el ERP permiten al Ayuntamiento mejorar significativamente su eficiencia y productividad. De esta forma, procesos rutinarios como conciliaciones bancarias o asignaciones presupuestarias se automatizan mediante reglas y machine learning. Además, el uso de automatización robótica de procesos y servicios en SAP BTP facilitan la ejecución automática de tareas repetitivas entre sistemas. Esto reduce la carga manual, minimiza errores y libera tiempo. La analítica en tiempo real mejora la toma de decisiones y, junto con el acceso móvil y remoto a las aplicaciones, permite una gestión más ágil y flexible.
- Modelo más sostenible y eficiente: la implantación de RISE with SAP permite al Ayuntamiento avanzar hacia un modelo de TI más sostenible y eficiente desde el punto de vista económico, al estar basado en la suscripción y el pago por uso. Este enfoque reduce las inversiones iniciales, aporta mayor previsibilidad presupuestaria y optimiza el coste total de propiedad. Al poder incrementar el despliegue según las necesidades del consistorio y pagar solo por los recursos necesarios, se mejora la gestión responsable del dinero público y genera ahorros potenciales a largo plazo.
- Mayor capacidad de adaptación y evolución: el Ayuntamiento dispone de una plataforma flexible y preparada para evolucionar al ritmo de los cambios tecnológicos, normativos y sociales. El consistorio podrá alinearse con agendas digitales nacionales y europeas, incorporar capacidades de inteligencia artificial y análisis avanzado y evolucionar hacia un modelo de administración inteligente donde los datos se convierten en un habilitador estratégico de mejores políticas públicas.
