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“Muchas pymes presentan a sus comités de dirección informes manuales”

Luis Polo Paredes, experto en Business Intelligence y Product Manager de Ekon.

Luis Polo, Ekon.
Luis Polo, Ekon.

En la última década se han producido innovaciones muy significativas en el ámbito tecnológico relacionadas con el tratamiento y acceso a los datos. Estos avances han permitido la evolución de técnicas clásicas, así como la aparición de nuevos servicios y productos de nicho en el ámbito de la Inteligencia Empresarial (Business Intelligence), que se refiere de manera resumida al conjunto de estrategias tecnológicas enfocadas a la administración de una organización a partir del análisis de sus datos.

La inteligencia empresarial ha dejado de ser ya algo exclusivo para grandes corporaciones y accesible a las Pymes, aunque su capilaridad en éstas todavía es escasa. Luis Polo Paredes, experto en Business Intelligence y Product Manager de Ekon, nos explica cómo las Pymes pueden aprovechar la inteligencia de negocio en un escenario de negocio cada vez más competitivo.

Si para algunos la llegada de Internet fue como el descubrimiento de la imprenta y para otros la digitalización es la cuarta revolución industrial… ¿Qué paralelismo histórico puede tener el Business Intelligence?

L. P. P.: Un símil serían los talleres de impresión con tipos móviles durante el siglo XV. Llegó un momento en que las copias manuales que se realizaban en las bibliotecas de las escuelas catedralicias y las incipientes universidades ya no bastaban ante la demanda de los estudiantes y de los nuevos centros de enseñanza impulsados por la burguesía.  Había que buscar un nuevo método de reproducción de los textos. Gutenberg encontró la solución, entiendo que más rápida y barata que los copistas, a una necesidad concreta, independientemente del impacto que tendría en la difusión del conocimiento y la cultura a posterior en el Occidente europeo.

¿Y quiénes son los copistas, los estudiantes y la burguesía que está apostando por el cambio en la interpretación de datos en la empresa?

L. P. P.: De manera similar a lo que ocurría en la Europa del medievo con los monjes copistas, la explotación de datos como apoyo a la toma de decisiones en la gestión empresarial de las Pymes todavía hoy en el siglo XXI, está en una fase cercana a la artesanía.

Las herramientas de análisis y reporting en los departamentos de muchas pequeñas y medianas empresas de nuestro país siguen siendo las hojas de cálculo (MS Excel o cualquier utilidad similar). Son ficheros de datos recopilados manualmente que recogen aspectos críticos en el día a día para cualquier compañía como puede ser los informes financieros, la evolución de las ventas anuales o el análisis de nuevos clientes…y que se presentan así a los comités de dirección.

 ¿Y qué riesgo tiene, si se ha realizado así durante décadas…?

L. P. P.: Elaborar y actualizar estos informes de forma manual tiene al menos tres consecuencias contraproducentes para cualquier empresa. La primera es una alta dedicación en tiempo y recursos para la empresa (incremento de costes recurrentes de personal asociado y el coste de oportunidad perdido para tareas de mayor valor añadido).

En segundo lugar, son procesos de datos propensos a errores, como cualquier otra tarea realizada de manera repetitiva y manual, en los que además es muy complicado depurar o encontrar la causa de esto errores: bien sea por cálculos mal definidos, problemas de actualización y un largo etcétera de casuísticas. En tercer lugar, se trata de una aproximación que no escala a nivel organizativo.

¿Qué significa que es una aproximación no escala a nivel organizativo?

L. P. P.: Añadir nueva información o definir nuevos indicadores (KPIs) de análisis requiere generalmente reelaborar estos informes, y siempre con un alto coste manual. Proporcionar además acceso de manera generalizada a usuarios dentro de nuestra organización es sinónimo de compartir ficheros que se envían por correo, con los riesgos adicionales de seguridad que entraña esta política.

 ¿Y todo esto se solventa con soluciones basadas en Inteligencia empresarial?

L. P. P.: Sí, porque estas herramientas son el soporte fundamental en la que basar una gestión de empresa a partir de decisiones cualificadas y contrastadas. Entre ellos, definir reportes y cuadros de mandos interactivos y dinámicos que nos permiten realizar. Además de estas funciones el Business Intelligence permite centralizar y conectar la información corporativa. También democratizar el acceso a la información de negocio y empresaria. Por último, y no menos importante, asegura la aplicación y la supervisión de la mejora continua de los procesos en base a mediciones.

 ¿Qué ejemplos de definición de reportes y cuadros puede explicar?

L. P. P.: Por ejemplo, la gestión y análisis de clientes y proveedores; la clasificación automática de los mismos según criterios de negocio; el análisis del ciclo de venta y de conversión de oportunidades y realización de pronósticos de ventas; gestión avanzada de almacén en relación con previsión de pedidos y nuestro volumen de estocaje; o la planificación y supervisión financiera…

 Si fuese tan sencillo, las Pymes estrían apostando ya por estas herramientas, ¿Qué las retiene?

L. P. P.: El motivo está principalmente relacionado con los altos costes de implantación algunos productos de BI. Son proyectos generalmente largos en el tiempo, que implican además la dedicación del personal clave de la empresa con el conocimiento necesario para asegurar el éxito de la inversión. Otro motivo es que nuestro business software: bien sea nuestro ERP, el CRM o cualquier otro sistema informático en el que apoyemos la gestión de nuestra actividad, no está conectado a estas herramientas de BI, o requiere de la adaptación a nuestro caso de uso.

 ¿Entonces las empresas fabricantes de business software no contemplan soluciones de BI para las Pymes?

L. P. P.: En absoluto, uno de los grandes cambios que se está gestando actualmente en la industria del business software, especialmente en los productos orientados a las Pymes, es la incorporación de estas técnicas de Inteligencia Empresarial, de análisis y de visualización de datos como componentes propios del ecosistema de la solución en cuestión.

Es decir, dado el grado de madurez de la tecnología, las funcionalidades de reporting dinámico, los cuadros de mando verticales y el resto de las técnicas de apoyo a la decisión tenderán a formar parte de nuestra solución de gestión, sin tener que contratar software de Business Intelligence adicional, ni tener que pasar por el costoso proceso de implantación y definición de un proyecto ad hoc.

Esto se ha logrado gracias a la ubicuidad del acceso a la información y a las mejoras en el tratamiento de datos en términos de capacidad computacional como en usabilidad y visualización. Estamos ante una la evolución de técnicas clásicas, así como la aparición de nuevos servicios y productos de nicho.

¿Qué gana una Pyme que apuesta por estas soluciones de Business Intelligence?

En estos momentos de globalización económica, en que la competitividad y productividad de cualquier empresa está íntimamente ligada a su capacidad de adaptarse a las circunstancias de un entorno cambiante y de alta incertidumbre, es necesario que las soluciones tecnológicas sobre las que descansan sus procesos y su actividad empresarial les ayuden directamente en la toma de decisiones de negocio.

Con las soluciones de Business Intelligence integradas de manera transparente en nuestro programa de gestión, las Pymes realizarán el seguimiento de la estrategia a partir de métricas e indicadores objetivos y medibles, sin tener dependencia con productos externos o procesos artesanales, manuales, costosos y poco escalables.

 

 

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