Oficina sin papeles, ¿un sueño hecho realidad?

Desde la invención de la máquina de escribir, las oficinas de todo el mundo fueron acumulando montañas de papeles, que se vieron acrecentadas con la llegada de los ordenadores, impresoras y fotocopiadoras. Afortunadamente, el email, Internet y las redes sociales, han contribuido a reducirlo drásticamente, aunque aún no es suficiente. El papel sigue reinando en las mesas de los empleados, y en la factura del material de oficina. Lo confirman cifras como que el 77% de los PDF que llegan adjuntos en un mensaje se imprimen, así como el 31% de los faxes digitales.

Publicado el 07 Sep 2012

Una de las maneras más simples de eliminar el papel de los procesos de negocio es evitar que llegue al edificio. Una tarea nada fácil, en verdad, pero tampoco complicada. Se pueden aplicar fórmulas como subcontratar el procesamiento y digitalización de documentos, utilizar software de captura de datos y gestión del contenido empresarial (ECM), servicios de impresión gestionados, emplear canales de comunicación alternativos como el email, web o red social, plataformas de mensajería y colaboración en tiempo real…, o, como plantea Ricoh, redirigir las inversiones hacia aquellos procesos documentales menos eficientes que suelen estar directamente relacionados con el riesgo empresarial.

El informe de IDC, -“It’s Worse Than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk”-, demuestra que las compañías están destinando poco dinero para mejorar los procesos de negocio que están basados en documentos y diseñados para mitigar riesgos como la evaluación de la continuidad del negocio, el seguimiento y control de la compañía o los procesos de cumplimiento y auditoría. Es por este motivo, que Ricoh propone a las empresas dedicar más tiempo a entender y mejorar estas áreas.

Persiguiendo ahorro de tiempo y dinero

Mejorar las opciones de búsqueda de la información y el intercambio de documentos son dos de las mayores razones que llevan a las empresas a implantar soluciones de gestión de procesos documentales, sobre todo, en aquellas compañías dispersas geográficamente. Pero, otros factores son también optimizar la productividad de los procesos, reducir los costes de almacenamiento, cumplir con las normativas regulatorias, responder más rápidamente a clientes, ciudadanos o empleados, y disminuir el gasto de papel, correo, transporte y la logística relacionada con la documentación, entre otros.

Por ejemplo, mejorar la gestión electrónica de los documentos en un único archivo digital y centralizado ha sido el objetivo del grupo Aranzazu Hoteles, que ha incorporado una solución de información de gestión documental (DIFS –Digital Image File System) de Spyro, que le permite ordenar todos los documentos que quedan integrados en una base de datos; así como eliminar el papel innecesario de las oficinas y duplicidad de información.

Del mismo modo, disminuir los tiempos de trabajo y favorecer el ahorro en papel y consumibles era igualmente el objetivo, en este caso, del Granada C.F, que ha renovado sus equipos de impresión con Kyocera para mejorar su gestión documental en el entorno de trabajo. O de Globalia, que ha confiado en los servicios gestionados de Ricoh, para optimizar sus procesos documentales y actualizar su infraestructura de gestión de documentos, con el objetivo de incrementar su productividad.

Dentro de los procesos documentales, la gestión de albaranes es un punto crítico para muchas organizaciones, como Salvesen Logística, que imprime unos ocho millones de documentos al año. Para automatizar la gestión de este proceso, este distribuidor de mercancías alimenticias ha implementado la solución Remote Office Printing de DocPath, que le permite digitalizar estos documentos almacenándolos controladamente, lo que revierte en una mejora de los procesos de control interno, y en la fiabilidad y garantía de los servicios que ofrece.

Igualmente, Ceosa, Fundosa Grupo y Fundación ONCE han eliminado sus facturas en papel (gestionan un volumen de 500.000 facturas) gracias a la solución Invoice Cockpit de ReadSoft; y Radiotelefóno Taxi de Madrid, que ha remplazado la factura tradicional en papel por la digitalizada transmitida de forma electrónica a través de Internet con la solución eFactura de Seres.

Conviene destacar que avanzar hacia una “oficina sin papeles” no es exclusividad del ámbito privado. El sector público español también está en camino hacia una Administración sin papeles, propulsado por la popular Ley 11/2007 de acceso electrónico a sus servicios. Además, la actual coyuntura económica está provocando que las instituciones lleven a cabo importantes medidas de austeridad y eficiencia, para conseguir el máximo ahorro y optimización en los servicios públicos. En este caso, el Ayuntamiento de Málaga se ahorrará 800.000 euros en cuatro años al externalizar con Ricoh el servicio de mantenimiento de su parque de impresión. Asimismo, el Consistorio de Oropesa conseguirá ahorros de hasta el 30% en sus tareas de impresión con los equipos de Oki, -38 impresoras láser/LED color-, en modalidad de pago por uso.

Por último, más allá de los ahorros de costes, el cumplimiento normativo también está impulsando la inversión pública en una gestión más correcta de la documentación. Lo demuestra el proyecto de la Dirección General de Tráfico (DGT), que para cumplir con las Normas Técnicas de Interoperabilidad del ENI de la Ley 11/2007, ha encargado a Tecnocom el desarrollo y puesta en marcha de un sistema de gestión documental corporativa que le permite consolidar la gestión, custodia, destrucción y transferencia de los expedientes administrativos de las diferentes unidades del organismo.

La Oficina sin Papeles en cifras:

  • Según datos de IDC, el consumo de papel y número de fotocopiadoras ha decrecido en el 35% de las organizaciones analizadas, pero no así en las grandes empresas, donde en realidad ha aumentado un 32%.
  • El espacio físico destinado al almacenaje del papel cada vez se está reduciendo más (ahora está en el 15,3% de la dimensión de una oficina), pudiendo llegar al 7,4%.
  • Mejorar el intercambio de datos y las opciones de búsqueda son los dos factores clave que impulsan las inversiones en soluciones de captura y escaneado. Les siguen aumentar la productividad y reducir el espacio de almacenamiento.
  • De media, las empresas que usan soluciones de captura y escaneado, consideran que estas aceleran por seis los tiempos de respuesta a clientes, proveedores, ciudadanos o empleados.
  • El 42% de las compañías que han invertido en tecnologías de captura y escaneado han recuperado la inversión en 12 meses o menos; y el 57%, en 18 meses o menos.
  • El 21% de las organizaciones europeas analizadas tiene previsto incrementar sus inversiones en servicios de outsourcing de los procesos documentales.
  • El 38% de las empresas tienen empleados equipados con dispositivos móviles para capturar documentos o formularios. Solo el 14% utiliza escáneres portátiles; el 6%, smartphones o tablets; y el 4%, sistemas OCR.
  • El 12% de las compañías tiene previsto llevar a cabo una estrategia de despliegue cloud para los procesos relacionados con documentos.

Empresas en riesgo

Directivos de todas las áreas, responsables de procesos de negocio y personal trabajador en el mundo de la información de todo el mundo, han afirmado, en una investigación de Ricoh e IDC, que sus compañías han experimentado graves consecuencias derivadas de las ineficiencias en sus procesos documentales, entre las que se incluyen:

  • Incumplimiento de los requisitos normativos
  • Importante brecha en la seguridad informática
  • Necesidad de efectuar una importante auditoria
  • Grave crisis en la imagen pública de la compañía
  • Pérdida de clientes muy importantes o de colaboradores clave

El motivo: errores en los procesos documentales. Mientras que los directivos encuestados ven improbable que estos procesos fallen y creen que si ocurriera, sólo comportaría un riesgo corporativo moderado, el estudio ha desvelado justamente lo contrario. Los problemas en los procesos documentales son muy probables, dejan a su compañía en situación vulnerable frente a costes adicionales y comprometen su crecimiento económico.

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Redacción

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