El nuevo papel de la gestión de contenidos ante el incremento del volumen de información

El crecimiento del volumen de la información empresarial ha superado todas las expectativas, y año a año se va multiplicando exponencialmente. Pero este hecho ha ocasionado que hoy, más que nunca, sea necesario contar con las herramientas adecuadas para almacenar y posteriormente recuperar esos contenidos.

Publicado el 02 Nov 2009

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El conjunto de estrategias, métodos y herramientas para capturar, almacenar, gestionar, mantener y recuperar la información en apoyo de los procesos de negocio es la definición correcta de Enterprise Content Management o ECM, cuyas herramientas y estrategias facilitan la gestión de la información desestructurada de una organización. Con el objetivo de dar a conocer las actuales tendencias de este mercado y saber cómo se puede llevar a cabo una gestión eficiente de la información corporativa, la firma francesa Ever Team, junto con la asociación de directores de Comunicación Dircom y COMPUTING, organizaron un evento en Madrid para presentar el tratamiento del ciclo completo de vida del documento a través de la utilización de una plataforma ECM que comprende desde la captura del documento hasta su gestión, el Workflow, su archivo, seguridad y preservación a largo plazo. Y es que la utilización de estos procesos permite controlar la gestión del conocimiento, asegurar la trazabilidad y proteger la integridad de los contenidos centralizados o repartidos.
La información que se maneja en las empresas es un activo muy valioso y los contenidos son hoy más importantes que nunca, pero saber encontrarlos es cada vez es más costoso y no siempre efectivo si no se tiene una plataforma adecuada. Así lo considera Jaime García, analista independiente, que comenzó la jornada exponiendo el contexto actual de la gestión de contenidos electrónicos, y que pasa por cinco tendencias que marcan la situación que se vive en el seno de las corporaciones. En primer lugar, “hoy tenemos un nuevo concepto de la información, que está desestructurada, y por lo tanto cambia y hay que combinar muchas fuentes para elaborarla”. De acuerdo con García, la información “ya no es algo que tienes, sino algo a lo que accedes. No se trata de saber cuánto se tiene, sino cuánto se es capaz de tener. El conocimiento hoy es compartido, es necesario entender que la información se mueve y hay muchas partes implicadas”.
Igualmente importante también es entender el papel que juegan los nuevos trabajadores del conocimiento, que “no fabrican nada, sino que trabajan con conocimiento”. Y precisamente por ese motivo, el tiempo dedicado a buscar los datos que se precisan, se incrementa, “aproximadamente entre el 15 y el 25 por ciento del tiempo laboral se dedica a buscar información, que se encuentra tan sólo en el 50 por ciento de los casos”, advierte el analista. Lo más costoso es volver a elaborar contenidos que alguien ya había hecho previamente, y al no emplear herramientas colaborativas implica un doble esfuerzo y pérdida de productividad, “por eso es necesario contar con soluciones que se adapten a estas nuevas realidades y necesidades de los trabajadores”.
Otra tendencia que marca el nuevo panorama empresarial es que “vivimos en un mundo con sobrecarga de la información, con más datos de los que se necesitan, y el reto está en ser capaces de encontrarla y filtrarla, y facilitar que el empleado acceda al documento que realmente necesita”, confirma García. Por otra parte, el crecimiento exponencial de los contenidos audiovisuales complica su gestión adecuada, puesto que “tenemos que almacenar contenidos distintos a los que no estábamos acostumbrados, y las herramientas ECM tienen que adaptarse a esa nueva realidad”. Adicionalmente, el analista recuerda que las organizaciones están “desnudas, porque son cada vez menos capaces de controlar su propia información, tanto interna como externa”. La solución a estos retos supone “una manera distinta de ver las cosas. El ECM tiene que adaptarse, tener en cuenta a la colaboración entre empleados. Debe ser la respuesta a un mundo en el que la información se comparte”. García reconoce además que conseguir todo esto, desde un punto de vista técnico, es “complejo, pero hoy una herramienta de ECM debe estar en el corazón del puesto de trabajo de cualquier empleado. Si no es así, resultará aún más difícil tomar decisiones acertadas”.

El ciclo de vida del documento
La presentación de Ziad Wakim, vicepresidente de Soluciones de Ever Team, giró en torno a la gestión integrada de documentos y su ciclo de vida. El representante de la compañía francesa de gestión de contenidos empresariales explicó cuáles son los principales desafíos de este mercado debido, sobre todo, a la enorme cantidad de datos no estructurados. Por una parte, están los retos financieros, ya que “el principal objetivo de cualquier proyecto ECM debe ser reducir los costes de TI referidos a la conservación y archivado de documentos, entre otras cuestiones”, pero igualmente importante es que una iniciativa de este tipo contribuya a “aumentar la productividad para optimizar el negocio y el tiempo dedicado a tareas de búsqueda de la información”. La velocidad es otro factor indispensable, “que contribuya a reducir tiempos de respuesta de la información y al ahorro de tiempo en recuperarla, algo que se consigue gracias al trabajo colaborativo”, opina Wakim, sin olvidar que otro desafío a superar es el de la gobernanza, “para preservar el patrimonio documental de una empresa y organizarlo de forma homogénea con buenas prácticas documentales”. Adicionalmente, cualquier proyecto de ECM deberá cumplir adecuadamente con las normativas existentes teniendo en cuenta a la seguridad, “para conseguir un sistema de confianza que asegure la difusión de un contenido determinado a la persona adecuada en el momento oportuno”. A continuación, el vicepresidente de Soluciones relató las etapas del ciclo de vida de un documento, que, como es lógico, comienza con su captura. Y es que “en la mayoría de los casos, el contenido ya existe, lo importante el alimentar el sistema con los flujos documentales”. Pero el contenido hoy en día puede ser de índole muy variada, como fotos, mensajes telefónicos, vídeos, textos, etc., por lo que su captura “debe hacerse de forma muy controlada y de manera inteligente para que no haya posibles duplicaciones de la información. En ese sentido, “Ever Team propone una gama de soluciones de captura que cubren desde la digitalización masiva a la captura de e-mails y flujos de impresoras, facturas o nóminas, y también integran la captura dentro de las aplicaciones corporativas, como un ERP”, matiza Ziad Wakim.
El siguiente paso es el de la producción documental, que se hace a través de la colaboración de todos los empleados de la organización. ¿Por qué es tan indispensable contar con herramientas que favorezcan la colaboración? El responsable de Ever Team explica que de esa manera “se evitan ciertos problemas como la introducción de un documento que ya existe”. La propuesta de la compañía para este punto concreto se materializa en la solución everSuite Collaboration Space, que permite instalar espacios colaborativos a modo de Web 2.0 para activar blogs, wikis, compartir documentos,y usar recursos RSS. Está disponible en modo Web, y también sobre la ciertos smartphones como BlackBerry o iPhone.
En tercer lugar, una vez que los documentos están creados y capturados, es importante clasificarlos. Se trata del proceso de gestión documental, “la etapa conceptualmente más difícil de un sistema ECM”, reconoce Wakim. Y es que “podría haber muchas maneras de hacer por ejemplo, un contrato o una factura, y llegar a un lenguaje común y unificado puede resultar complicado. De hecho, ese es el reto de las herramientas de ECM: tienen que soportar los planes de clasificación para evitar duplicaciones y facilitar la planificación”. La propuesta de Ever Team en este aspecto es EverSuite Content Management, que, disponible de manera autónoma en Java o como una extensión de SharePoint, “resuelve esa problemática al permitir la gestión de versiones, contiene un tesauro, un plan de clasificación, búsqueda y contempla todo el ciclo de vida”. A este paso le sigue un proceso al que el vicepresidente de Soluciones de Ever Team denomina workflow & Business Process, que implica que el contenido raramente está aislado porque normalmente viene asociado a un proceso de negocio. Pero presenta riesgos, ya que “un tercio de los proyectos de ECM fracasa debido a su rechazo por parte los usuarios, y por eso la gestión del cambio es esencial, y más en los proyectos de workflow. Así, hay que buscar un buen equilibrio entre la automatización y los grados de libertad de los actores, porque son ellos los que deben decidir cómo hacer mejor su trabajo”. Para resolver estos inconvenientes, la herramienta EverSuite Case Management “permite optimizar la investigación de negocios simplificando y acelerando la circulación y la gestión de los flujos documentales que lo constituyen”.
El proceso de distribución y comunicación “permite agregar y añadir contenido y personalizarlo para dárselo a la persona adecuada en el momento oportuno”. Para todo ello está la solución EverSuite Portal, también disponible para smartphones, donde “cada usuario dispone de una ventanilla única de acceso personalizado con una información unificada, adaptada a cada tipo de público, interno o externo a la organización”, afirma el responsable. Finalmente, la última etapa del ciclo de vida del documento no puede dejar de lado al proceso de archivado, siempre teniendo en cuenta el cumplimiento de normativas. Y es que “ciertos documentos deben conservarse por un periodo de tiempo determinado, para lo cual hay que usar formatos normalizados que perduren en el tiempo, y al mismo tiempo deben optimizar el almacenamiento”, subraya Ziad Wakim, recordando que la aplicación EverSuite Archive facilita este paso. Como conclusión, disponer de una gestión documental integrada “permite una mayor eficacia en la gestión de la información y sus principales beneficios son, la reducción de costes, el control del crecimiento de la información para no estar ahogado por el contenido y poder aprovecharlo, la optimización del trabajo gracias a procesos ágiles y homogéneos y el cumplimiento de las normativas estipuladas.

Los ECM en la comunicación
Las herramientas de gestión de contenidos también son especialmente importantes para los directores de Comunicación (Dircom). Así lo puso de manifiesto Mildred Laya, actual responsable de la vocalía de Innovación de la asociación DIRCOM, una entidad profesional que agrupa a casi 600 responsables de Comunicación de las empresas e instituciones más importantes en España. Tal y como explicó Laya, “los Dircom manejan mucha información y tienen que hacerlo de forma rápida, eficiente y simple, y en este contexto, las nuevas tecnologías juegan un papel importantísimo”. Y es que la comunicación tradicional ha evolucionado muchísimo a raíz de la explosión de Internet y el mundo 2.0, y como consecuencia los responsables de comunicación tienen que adaptarse a estos nuevos tiempos y cambios, asegura Mildred Laya.
La convergencia de múltiples fuentes y canales de comunicación, como texto, vídeos y fotos, multiplican también la necesidad de archivarlos y clasificarlos para “poder tener la información disponible cuando haga falta”, puesto que actualmente “todos los contenidos se digitalizan y almacenan, dando como resultado un fuerte dinamismo a la información, aunque también se genera mayores volúmenes de datos”. Como resultado, “la combinación entre las prácticas habituales que cumplen su objetivo y las soluciones innovadoras y flexibles que ofrecen las tecnologías pueden tener la respuesta y ayudar a resolver los problemas a los que se tienen que enfrentar estos profesionales en su trabajo diario”, opina Laya, añadiendo que desde la asociación que preside “intentamos transmitir a nuestros asociados que existen herramientas y recursos TIC que facilitan esa gestión de contenidos para hacer su trabajo más sencillo”.

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Lucía Bonilla

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