La empresa Parissime Ibérica, más conocida por su marca estrella ‘Lise Charmel’, ha emprendido un proyecto, en colaboración con la compañía Esker, con el objetivo de agilizar la gestión y envío de sus documentos de negocios, empezando por las facturas.
La iniciativa está impulsada por la matriz del grupo francés Lise Charmel, que engloba 19 empresas y suma más de 1.200 empleados, agrupando bajo su paraguas las marcas Lise Charmel, Eprise, Antinéa y Antigel. El proyecto ha alcanzado a Parissime Ibérica que, con sede central en Barcelona, también da cobertura al mercado portugués.
El proyecto empieza a fraguarse a tenor del incremento constante del volumen de documentos, fundamentalmente facturas, a gestionar por la empresa. Y es que, tradicionalmente la impresión, gestión y envío a Correos de las facturas se venía realizando de forma manual por personal administrativo de la empresa una vez por semana, y hablamos de entre 400 y 500 facturas a la semana, es decir, alrededor de 18.000 al año. “La situación previa era bastante arcaica y, dado el cada vez más importante volumen de cartas y el hecho de que las tareas de impresión, encolado y ensobrado se venían realizando de forma manual, implicaba un retraso de cuatro o cinco días entre la emisión de la factura y su envío, sin olvidar la necesidad de contar con la empresa UniPost para el traslado de las cartas a Correos, que suponía otro sobrecoste”, indica la responsable del Departamento Comercial de Parissime Ibérica, Rosa María Ruz.
En esa tesitura y con el impulso de la matriz del grupo Lise Charmel, se decidió apostar por la automatización y externalización de dichas tareas, alcanzando en un primer momento a las facturas y, a la vista del éxito, a las comunicaciones comerciales y de marketing. En Iberia, todos estos documentos suman un volumen de alrededor de 40.000 envíos al año.
Tras analizar diversas alternativas, el grupo Lise Charmel se decantó por la propuesta de Esker, apostando por desarrollo de un proyecto de externalización y automatización que ha supuesto la adopción de la solución Esker Mail On Demand, que hace uso de la tecnología Esker DeliveryWare.
Utilizada en modo ASP, la tecnología Esker DeliveryWare recupera las facturas del ERP Cegid Orliwed de Lise Charmel, que está centralizado en Francia y cuenta con un servidor local en conexión punto a punto, y las transmite de forma securizada al centro de producción de Esker. “Ahora”, describe Ruz, “se factura el lunes, todas las facturas y documentos que antes de las 12 de la mañana se incorporan vía PDF al buzón Esker -una simple carpeta en el escritorio de Windows- se transmiten a una central de impresión a las afueras de Barcelona, donde se imprimen, ensobran, sellan y envían a Correos”.
La iniciativa en Parissime Ibérica, que suma un equipo de alrededor de 30 personas -una decena en las oficinas de Barcelona- alcanzó en un primer momento a las facturas, para una vez comprobado el éxito, extenderse también a los documentos de dirección comercial y, en particular, a los envíos semanales de información a sus 14 comerciales de ventas, y a sus responsables de punto de venta en El Corte Inglés y en tiendas propias; así como a los documentos de marketing promocional, incluyendo el envío a clientes finales de información, invitaciones para showroom o publicidad con motivo de fechas especiales, como el Día de la Madre o San Valentín. Estos envíos se realizan una media de cuatro veces por temporada y van dirigidos a alrededor de 500 destinatarios, sumando un volumen anual de en torno a 4.000 comunicaciones.
Agilidad, eficiencia, ahorro
Ruz destaca de la solución Esker Mail On Demand su facilidad de uso y los ahorros que permite, tanto de tiempo como de costes. La puesta en marcha del sistema, que facilita la trazabilidad en tiempo real de la factura hasta su entrega en Correos, destaca por su sencillez y agilidad. “La idea empezó a gestarse a principios de este año y, dado que previamente se había trabajado en Francia para la puesta en marcha, en febrero el nuevo servicio ya estaba disponible”, apunta Ruz.
Por otro lado y como consecuencia de la automatización, se ha elevado la eficiencia y flexibilidad en los envíos, permitiendo al departamento de facturación ser más eficiente y gestionar un mayor volumen de documentos. “Esker nos ha permitido externalizar una función que no tenía valor añadida; y, además de aportar beneficios concretos, nos ha llevado a repensar y mejorar los procesos de gestión y formateado de documentos” explica Ruz.
Con la implementación de Esker Mail On Demand, Lise Charmel ha logrado ahorros de tiempo sobre el envío de facturas de al menos el 75 por ciento y, gracias a poder enviar la factura el mismo día de su generación, se ha conseguido reducir el plazo de cobro (DSO) en un 20 por ciento, sin el olvidar el incremento de la satisfacción de los clientes y de los Puntos de Venta. “Antes las facturas tardaban en llegar al cliente una semana y media -dos semanas en el caso de los clientes en Portugal-, de modo que llegaban más tarde que el producto”, señala Ruz. Este aspecto es clave teniendo en cuenta que “la factura incluye la cifra de referencia para fijar el precio al público y, sin el precio indicado en la factura, la mercancía no puede ponerse a la venta”.
De cara al futuro, Lise Charmel contempla dar una nueva vuelta de tuerca con la adopción de la factura digital. Con ese objetivo, la compañía gala trabaja actualmente en la adaptación de su sistema ERP Orliweb del Grupo Cegid para poder hacer uso el servicio de e-factura de Esker. “El objetivo es que, a partir de enero, cuando estemos preparados, los documentos se envíen a Esker, que procederá a su sellado digital y reenvío a los clientes vía correo electrónico”.
