A lo largo de los aos, Feve gener mltiples sistemas de informacin que llevaron al despliegue de un conjunto de aplicaciones en diferentes entornos operativos especializados las reas de compras, almacenamiento y gestin de presupuestos fueron desarrolladas mediante la utilizacin de herramientas Microsoft Access y SQL Server 7.0, trabajando bajo Windows NT 4.0, mientras que las reas de contabilidad y fiscal quedaban bajo la gida de Unix y tambin en el mbito departamental.
La mayora de las aplicaciones utilizaban diferentes bases de datos incompatibles y aisladas entre s, aunque empleaban puntos de informacin comunes entre los diferentes departamentos. Esta situacin generaba varios inconvenientes como, por ejemplo, que los datos principales tenan que ser introducidos en mltiples ocasiones, algo que inevitablemente derivaba en inconsistencia de informacin a la hora del cierre contable mensual, los profesionales de Feve tenan que recopilar manualmente los datos dispersos en las diferentes bases de datos y reconciliar los informes de los diferentes sistemas, tareas laboriosas que implicaban baja productividad, prdidas de tiempo y, sobre todo, una lentitud de gestin que incida negativamente en los procesos de gestin y de toma de decisiones, comenta De la Cuesta.
Por otra parte, Feve tom, a comienzos de 2001, la decisin de operar en la nueva moneda a partir del 1 de enero de 2002. El sistema de informacin existente en aquellos momentos, si bien estaba perfectamente personalizado a las operaciones ferroviarias, no poda procesar en la nueva moneda y la adaptacin de todas las bases de datos independientes hubiera supuesto una ingente cantidad de tiempo y de dinero. Por tanto, Feve estim que la transicin al euro era en s misma una oportunidad para modernizar e integrar completamente sus sistemas de informacin, con el objetivo de mejorar los procesos de gestin, simplificar las operaciones, potenciar la base de conocimientos y establecer una plataforma de continua innovacin en el rea tecnolgica.
Con este planteamiento, la compaa ferroviaria diseo un pliego de condiciones para la realizacin de un concurso pblico para seleccionar el sistema ERP ms adecuado. Se trababa de encontrar una plataforma capaz de ofrecer soluciones al conjunto de la actividad, que permitiera una escalabilidad a medio y largo plazo y, por supuesto, que se ajustara al presupuesto previamente establecido. Tras analizar distintas soluciones, Feve apost por el sistema SAP R/3 al ser la que mejor se adaptaba a las necesidades de los diferentes departamentos. Tras revisar las diferentes ofertas sobre esta plataforma, el proyecto presentado por Getronics (Global Partner de Microsoft) fue el que se llev el gato al agua para dirigir la transicin. Una eleccin que, en palabras del gerente de sistemas se bas principalmente en la amplia experiencia de esta empresa integradora en la implantacin de sistemas de informacin a gran escala, en la capacidad de sus profesionales para aportar soluciones a nuestros problemas y en su conocimiento de la herramienta SAP.
Al unificar los distintos sistemas de informacin de Feve, las operaciones son ms eficientes se ha evitado tener que introducir varias veces la informacin, reducindose tanto la inactividad como los riesgos de error; se ha eliminado la informacin inconsistente, evitando laboriosas reconciliaciones de informes desde sistemas independientes; los anlisis entre departamentos se realizan automticamente y no manualmente; adems se ha reducido considerablemente el mantenimiento de las aplicaciones y se ha aumentado la flexibilidad para incrementar el nmero de usuarios e implementar aplicaciones adicionales dentro del ERP, a travs de la probada escalabilidad de .NET Server y las aplicaciones sobre SAP.
Con el nuevo sistema tambin se ha incrementado la productividad en otras reas. Antes, casi todos los documentos de Feve requeran cumplimentarse a mquina, ahora se generan automticamente. As mismo, gracias al sistema ya no es necesario reconciliar los extractos bancarios y todo el proceso se realizar a travs de un sistema de pago automtico. Como resume De la Cuesta, contar con un software avanzado y con la flexibilidad para adaptar la estructura de Feve, nos ha permitido adaptar muchos de nuestros procesos de negocio.
Ferrocarriles de Va Estrecha (Feve) mantiene la red de va estrecha ms larga de Europa, con un total de 1.250 kilmetros de lnea de recorrido localizada principalmente en el Norte de Espaa. Durante el 2001, ms de 12,25 millones de pasajeros utilizaron los trenes de la empresa, que transport adems casi 470 millones de toneladas de mercancas entre las que se incluyen hierro, acero y carbn, entre otras muchas.
Esta empresa pblica soportaba, hasta hace poco ms de un ao y medio, sus operaciones de gestin y financieras en un conjunto de bases de datos incompatibles entre s. Cuando lleg el momento de adaptarse a la moneda nica europea, Feve decidi unificar sus sistemas de datos.
Tras un concurso pblico en el que se evaluaron diferentes plataformas de gestin empresarial, la compaa ferroviaria apost por la implantacin de un sistema SAP R/3 basado en un entorno de proceso soportado en las soluciones de Microsoft Windows 2000 Advanced Server, Windows 2000 Server y SQL Server 2000. El nuevo sistema ha racionalizado las operaciones de Feve, proporcionando a su negocio una agilidad operacional desconocida por su gestores. Como explica Alberto de la Cuesta, gerente de Sistemas Informticos y Comunicaciones, el proyecto vena dado por las necesidades de integracin de los datos de gestin sobre todo en las reas contables y logsticas. La empresa dispona de aplicaciones propias, a medida, desarrolladas sobre entornos Unix y Microsoft, pero poco integradas, lo que nos llevaba muchas veces a dualidades de datos que dificultaban la correcta toma de decisiones empresariales. Esta situacin y la necesaria adaptacin al euro, fueron los dos motivos principales que nos llevaron a disear un proyecto que unificase la plataforma de gestin en torno a una solucin ERP de mercado.
Con el nuevo socio tecnolgico se comenz un proyecto muy limitado a un tiempo de ejecucin. Nueve meses era el plazo improrrogable y todos los esfuerzos se dirigieron a cumplirlo. Dos meses se utilizaron para realizar el diseo conceptual y los siete restantes a la parametrizacin de los mdulos a los requerimientos de Feve. Un plazo en el que Getronics imparti toda la formacin de usuario necesaria para mitigar el impacto cultural que un proyecto de este tipo tiene en las organizaciones la comunicacin entre Getronics y los usuarios finales fue exhaustiva. Este contacto permanente permiti parametrizar las aplicaciones, adaptarnos al estndar de manera importante y tambin ajustar SAP a la idiosincrasia de la empresa, valores que no queramos perder en ningn momento.
Otra decisin crucial se fragu en el entorno operativo donde implantar SAP. Finalmente, tanto el cliente como la empresa consultora decidieron conjuntamente que el nuevo ERP se desarrollase sobre Microsoft. NET Enterprise Server, incluyendo Windows 2000 Server, Windows 2000 Advanced Server y SQL Server 2000. Como asegura De la Cuesta, fue una decisin clave que vena a aprovechar una cultura de sistemas muy enraizada en la empresa. Muchas de viejas aplicaciones se soportaban en bases de datos SQL Server 7 y no quisimos desaprovechar el conocimiento interno sobre esta plataforma. Adems de este criterio, tambin se valoraron otros como la estabilidad de la plataforma, su total integracin con los sistemas existentes, la seguridad en el mantenimiento de la informacin y las facilidades de gestin y de administracin. Por ltimo, no podemos olvidar la apuesta que SAP ha realizado sobre los entornos Microsoft y que sus primeras versiones de producto se desarrollan sobre dichas plataformas.
En siete meses, se complet la instalacin de los nuevos sistemas de informacin de Feve, mediante una metodologa de trabajo que se adapt a una serie de etapas estrictas.
La primera fue la instalacin y configuracin de .NET Enterprise Server, dado que Feve quera mantener los tiempos de inactividad al mnimo nivel Getronics despleg Microsoft Clustering Service, estableciendo una arquitectura de dos Windows 2000 Server y dos Windows 2000 Advenced Server en clster. Y todo ello en tres plataformas de alta disponibilidad centradas en el desarrollo, consolidacin y produccin de las aplicaciones SAP, sobre mquinas de Hewlett-Packard. una decisin basada en la relacin coste/calidad que nos integr la empresa Thales Information Systems.
Tras la implantacin del entorno de proceso, el siguiente paso consisti en la adaptacin del sistema estndar SAP R/3 de acuerdo con las especificaciones establecidas en los distintos procesos de negocio de Feve para las reas financieras, de compras y de almacenes. Trabajo que se continu con la construccin de una base de datos de 13 Gbytes SQL Server 2000 para 120 usuarios. Actualmente se utilizan 99 licencias en total, pero esta cifra se ampliar seguramente en funcin de la incorporacin de nuevos departamentos a la aplicacin, queremos que todos nuestros procesos de pagos queden incluidos en SAP y esto nos obligar a aumentar el nmero de licencias de uso. Como ltima fase antes de la implantacin de los mdulos correspondientes, se procedi a filtrar y unificar la informacin anterior de la compaa que estaba en bases de datos Access y Unix para migrarla a la nueva sobre SQL Server 2000. Finalmente, se instalaron la mayora de los mdulos financieros y de materiales de SAP.
En trabajos posteriores se realiz la instalacin de las interfaces de venta de billetes, recibos y sistemas telemticos de Feve; la validacin de la configuracin para asegurar la plena adaptabilidad a las necesidades de los usuarios y la formacin individual del personal de Feve, con objeto de alcanzar los mejores hbitos de trabajo con la nueva plataforma.
