Tarragona cuenta con una población de más de 130.000 habitantes y recibía cada año más de un millón de turistas antes de la pandemia. Para ofrecer un mejor servicio a este volumen de población y a las empresas de la ciudad, el Ayuntamiento de Tarragona inició un proyecto de transformación digital en 2021 para hacer más eficiente la gestión municipal de los servicios públicos, aplicando un enfoque holístico y basado en el dato único, para promover servicios a ciudadanos y empresas proactivos, personalizados, más eficientes y sostenibles en el tiempo.
Con una inversión de 6,4 millones de euros, el proyecto incluye el despliegue de un sistema integral de gestión digital de todos los procesos, operado desde una cloud privada y basado en la plataforma de gestión integral TAO de T-Systems, que unifica en una única plataforma todas las soluciones verticales que constituyen el ERP de gestión municipal.
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Visión holística de la gestión municipal
El proyecto de transformación digital desarrollado junto a T-Systems supone un salto hacia adelante en el modelo de gestión del ayuntamiento al aplicar una estrategia integral con actuaciones en los tres ámbitos fundamentales para el gobierno de la ciudad: la gestión municipal, la gestión de ciudad y los propios ciudadanos. Lo hace, además, sobre una plataforma única que genera conocimiento sobre el municipio y los ciudadanos para hacer más eficiente el uso de los recursos municipales.
“Hasta ahora teníamos una infraestructura IT muy diversificada, con múltiples soluciones de diferentes proveedores para cada ámbito de gestión y servicios: sistema tributario y de recaudación, contabilidad, expedientes administrativos, padrón de habitantes, etc. Lo que nos hacía depender en exceso de las capacidades de cada solución y dificultaba la integración de toda la información que estábamos generando en una única plataforma”, afirma Pep Budi, CIO del Ajuntament de Tarragona.
La nueva plataforma impulsa la interconexión entre todas las áreas de gestión municipal, permite la integración del dato entre servicios y la optimización de los servicios ofrecidos a los ciudadanos, mientras que reduce los tiempos y costes de tramitación administrativa y da cumplimiento a la Ley 39/2015. Además, simplifica la infraestructura tecnológica del consistorio mientras que aumenta la flexibilidad y escalabilidad y mejora la sostenibilidad de los servicios ofrecidos a los ciudadanos y empresas de Tarragona.
Con una inversión de 6,4 millones de euros, el proyecto incluye el despliegue de un sistema integral de gestión digital de todos los procesos
El proceso de transformación digital cuenta con dos fases. En la primera se están desplegando y configurando los diferentes elementos de la Plataforma TAO que responden a las necesidades de gestión de cada área: padrón de habitantes, gestión económica, tributos, expedientes administrativos…, optimizando los costes del proyecto haciendo coincidir el final de los contratos de otras soluciones aún vigentes con el inicio del uso del módulo correspondiente de la Plataforma TAO que lo sustituye. Se desplegará también la Plataforma de Ciudad AERO para unificar los servicios de la ciudad con los de la gestión municipal en una plataforma inteligente. En paralelo se incluyen soluciones transversales como la firma biométrica para la oficina de atención al ciudadano o la firma securizada desde dispositivos móviles para los funcionarios y gestores públicos. El conjunto de soluciones termina con una analítica del dato, en un nuevo sistema que ayudará a promover servicios proactivos mediante el análisis de datos y la prescripción de servicios para ofrecer actuaciones administrativas automatizadas al ciudadano.
En esta etapa también se realizará la gestión del cambio necesaria para que el personal municipal pueda ofrecer el mejor servicio en el menor tiempo posible. Como parte fundamental de esta primera fase del proyecto, T-Systems acompañará y formará a los profesionales del ayuntamiento para garantizar que interiorizan los nuevos procesos digitalizados, y que transforman la gestión de los datos desde los diferentes sistemas previos hacia un modelo único sin duplicidades. Todo esto se realizará de forma gradual, armonizada y sin parar ningún servicio en los próximos cuatro años.
La segunda fase, de ocho años, permitirá al Ayuntamiento de Tarragona explotar al 100% los beneficios de disponer de un sistema de gestión basado en una única plataforma integral, amortizando la inversión del proyecto, con seguimiento y soporte de T-Systems, analizando el rendimiento de los sistemas para determinar su correspondencia con las necesidades del ayuntamiento y poder realizar las mejoras necesarias. Con este modelo de explotación se busca generar un ciclo de mejora constante en la gestión del ayuntamiento que revierta sus beneficios en la ciudad, en los ciudadanos y en las empresas.
Sostenibilidad, clave en los servicios al ciudadano
Los núcleos urbanos son responsables, según datos de Naciones Unidas, del 75% de las emisiones de carbono del planeta, y además consumen entre el 60% y el 80% de la energía mundial. Por ello, dentro de su digitalización, el Ayuntamiento de Tarragona promueve actuaciones para conocer y mejorar el cumplimiento de sus compromisos ambientales y de sostenibilidad.
Así, entre las soluciones tecnológicas que está desplegando T-Systems, está la solución Syrah, parametrizada según las necesidades y objetivos del Ayuntamiento de Tarragona. Esta solución utiliza big data y analítica de datos para la monitorización y medición del cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible en el municipio y para alinearlos con los Planes de Acción Municipal.
Tras un año de proyecto en el que se ha realizado la transformación de servicios como el Registro de Entrada, Padrón de habitantes o el sistema Económico financiero del Ayuntamiento, en breve se realizará el cambio de toda la gestión administrativa de procesos y el sistema tributario y de recaudación municipal.
Jose Muñoz, Head of Sales Local and Regions Goverments de T-Systems, cuenta que “el proyecto de digitalización del Ayuntamiento de Tarragona confirma una tendencia de los últimos años del sector público que evoluciona, como ya lo ha había hecho el sector privado, hacia plataformas globales de gestión en base a producto estándar de mercado, que mejoran la eficiencia de los servicios ofrecidos en base a una única plataforma integral donde el dato adquiere el máximo valor y permite explotarlo en toda su amplitud, disminuyendo los costes de integraciones y favoreciendo la sostenibilidad de los servicios públicos”.
