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¿Volverán los procesos a ser analógicos tras la pandemia?

Claudia Di Rienzo, Directora Comercial en Iron Mountain.

Claudia Di Rienzo, Directora Comercial en Iron Mountain.
Claudia Di Rienzo, Directora Comercial en Iron Mountain.

Con la llegada del COVID-19 se hizo imperativo para las empresas habilitar procedimientos a distancia y online. La pandemia aceleró la digitalización de los negocios, y, aunque la mayoría de las empresas ha sufrido, la implantación de nuevas tecnologías también ha permitido la llegada de diversos beneficios comerciales para ellas. Sin embargo, un reciente estudio sugiere que el enfoque de transformación tipo "arreglos rápidos para poner parches" adoptado por muchos, hará que los progresos obtenidos se pierdan y que una gran cantidad puedan volver a los procesos analógicos tras la pandemia.

Un cambio sísmico

La digitalización de los procesos de negocio es una forma probada de optimizar las operaciones, por lo que la mayoría de las organizaciones ya tenían planes de transformación digital. Pero las presiones cotidianas de las empresas hacían que estas iniciativas se consideraran de baja prioridad y se retrasaran.

Esto fue así hasta que llegó la crisis del COVID-19. Casi de la noche a la mañana, las operaciones a distancia se volvieron críticas para la supervivencia de los negocios. La necesidad de transformación era tan urgente que las nuevas soluciones digitales se desplegaron en plazos que se creían imposibles.

Un paso atrás

En este estudio, realizado a 1.000 profesionales TI responsables de la gestión de datos empresariales, los resultados muestran que el soporte TI (49%), la gestión de la relación con los clientes (36%) y la gestión de los recursos de equipo (34%) fueron los procesos más digitalizados en respuesta al confinamiento. Y a pesar de que las soluciones digitales se han aplicado durante un período de tiempo relativamente corto, el estudio muestra que ya se están cosechando los frutos:

  • El 27% informa de un aumento de la productividad
  • El 20% ha experimentado un ahorro de tiempo
  • El 13% ha visto aumentar la calidad de los datos
  • El 12% ha sido capaz de reducir los costes.

En un momento en que las empresas se enfrentan a una situación sin precedentes, es evidente que la transformación digital ha sido inestimable para ayudarlas a adaptarse a la nueva normalidad. Sin embargo, cuando miramos más allá de la respuesta inicial, la encuesta sugiere que está ocurriendo algo totalmente inesperado y bastante preocupante.

Para comprender cómo las organizaciones podrían beneficiarse de las nuevas herramientas digitales a medio y largo plazo, se preguntó a los encuestados sobre su uso después de la pandemia. Los investigadores se sorprendieron al registrar un asombroso 57% de encuestados que teme que su empresa vuelva a los menos eficientes medios analógicos para acceder a los datos.

La maldición del arreglo rápido

Pero, ¿por qué una organización permitiría que esto ocurriera? Una posible explicación radica en los plazos tan limitados en los que tuvo lugar la transformación impulsada por el COVID-19.

En medio de la confusión y el estrés del brote inicial, los directivos se vieron sometidos a una enorme presión para tomar decisiones rápidas con el fin de mantener sus organizaciones en funcionamiento. Debido a la naturaleza urgente de esta tarea, era inevitable que algunos optaran por "arreglos rápidos" estándar, en lugar de soluciones diseñadas para durar.

Así mismo, con los directivos trabajando apresuradamente para salvar sus operaciones de la amenaza del COVID-19, es muy probable que una gran parte de las decisiones se tomara en silos. Al no haber tenido en cuenta el impacto en todas las unidades de negocio, las organizaciones se están encontrando con falta de integración y con soluciones que no satisfacen algunas necesidades empresariales fundamentales.

De la respuesta a la recuperación

A pesar de esta situación, el retroceso digital no es una opción. Un reciente estudio de Gartner sugiere que el 82% de las empresas harán la transición a un modelo de trabajo remoto a tiempo parcial. Por lo tanto, no es deseable ni práctico considerar el regreso a los archivos en papel, los procesos analógicos y el acceso físico a los registros.

Seguir siendo competitivos significa adaptar y modernizar los procesos de negocio críticos. La crisis del coronavirus ha causado un terrible daño a nuestras sociedades y nuestras economías; por eso debemos hacer uso de esta experiencia para asegurarnos de que estamos mejor preparados para cualquier perturbación a gran escala en el futuro.

Una vez superada la precipitada respuesta inicial, es hora de hacer balance y comenzar el proceso de recuperación. Esto significa evaluar lo que funcionó bien y dónde puede ser necesario seguir trabajando. Con nuevas tecnologías, una mejor integración de los sistemas existentes o tal vez introduciendo nuevas comunicaciones internas y formación del personal. La digitalización puede ser compleja y cada empresa tendrá un viaje de transformación diferente.

Por tanto, es crucial que la duración en el tiempo de las iniciativas digitales dependa en gran medida de la selección de los proveedores de tecnología adecuados. Es esencial que los proveedores estén en condiciones de actuar como verdaderos socios, proporcionando asesoramiento y apoyo de expertos, en lugar de ser sólo un proveedor que vende productos.

La digitalización puede haberse acelerado debido a un evento de emergencia puntual. Pero ahora que las barreras a la transformación han caído, es vital que las cerremos con llave para salvaguardar una recuperación a largo plazo.

Computing 799