La fundación de nuestra compañía, DocPath, no se hubiera producido si no hubiésemos detectado una necesidad de mercado que no estaba siendo cubierta por ninguna organización. Esa necesidad no era otra que la de proporcionar una solución eficiente que permitiera a las entidades financieras eliminar los preimpresos de sus procesos de negocio.
Desde tiempos inmemoriales los documentos han sido el vehículo informativo por excelencia. Ya los griegos disponían de bibliotecas repletas de pergaminos en los que estaba reflejado el saber de todo un pueblo. Esa idea de recoger la historia, acuerdos, transacciones y otro tipo de información en un material físico más o menos evolucionado ha llegado hasta nuestros días con toda su pureza.
La imagen, sí importa
Con el paso del tiempo los documentos han adquirido un diseño cada vez más profesional, hasta el punto de que hoy en día pueden influir directamente en la imagen corporativa que el público tiene de una compañía. Las organizaciones no han sido ajenas a esta evolución, de ahí que hayan demandado a sus proveedores soluciones intuitivas y sencillas capaces de proporcionar un toque más profesional a toda la documentación que manejan con sus clientes.
El software documental permitió que los bancos redujeran los enormes costes asociados a la pre-impresión de sus extractos, facturas y contratos, pero también conseguiría que empresas de cualquier tamaño y sector pudieran disponer de herramientas capaces de diseñar, generar y distribuir sus documentos de un modo automático y totalmente profesional.
Los canales de distribución
En lo que respecta a la distribución, el correo postal había sido el medio tradicional a través del cual las organizaciones se ponían en contacto con sus clientes para hacerles llegar cualquier tipo de documento, más tarde sería el fax otra de las vías estrella. Pero, sin duda, fue el email la gran revolución por la rapidez que ofrecía a ambas partes: a la compañía y a su cliente. Hoy en día, estas tres formas de comunicación siguen siendo efectivas y conviven en armonía, pero la tecnología documental ha permitido añadir una más: la consulta inmediata a través de una página Web.
Este nuevo modo de establecer contacto con nuestro público objetivo y de intercambiar información con él, ha sido posible gracias, entre otras cosas, a la digitalización de los documentos y la generación de PDFs y formularios online, que permiten que un usuario solicite un documento y en cuestión de segundos pueda verlo en la pantalla de su ordenador.
La agilidad derivada de este tipo de procedimientos ha mejorado de forma considerable las relaciones que una empresa mantiene con sus clientes y el nivel de satisfacción de estos, pero no ha sido el único trato personal que ha cambiado con la llegada de la gestión documental. Gracias a ciertas soluciones, las organizaciones que comparten información con terceros (agentes mediadores, corredores de seguros…) pueden tener más controlada toda su documentación, saber quién ha visualizado un documento, quién lo ha imprimido, evitar que cierto usuario lo edite… . De este modo, se ha incrementado sobremanera la seguridad en este tipo de transacciones documentales.
Reducción de costes
Todos los cambios por los que hemos ido haciendo este particular recorrido han supuesto importantes reducciones de costes para las organizaciones, debido, entre otras cosas, a una gestión más eficiente, una mayor automatización de las tareas y a la optimización de los procesos de negocio.
A estos motivos, habría que añadir otros dos. Uno es la capacidad que proporcionan algunas soluciones para controlar el parque de impresión de una organización y otro, es la reducción de espacio dedicado al almacenamiento de los documentos en papel, como consecuencia del incremento de la información electrónica y del desarrollo de los sistema de búsqueda.
La facturación electrónica o el certificado digital son retos más recientes que el software documental ha conseguido superar con éxito, aunque a su implantación le queda un largo camino por recorrer. Quizá uno de los mayores desafíos de los próximos 15 años sea concienciar a las compañías de la importancia que esta tecnología puede tener para su negocio, así los fabricantes podremos seguir aportando soluciones cada vez más innovadoras al mercado.
