Con un siglo de historia y más de 12.000 abonados, el club deportivo Levante Unión Deportiva puede presumir de haber sido el equipo revelación de las primeras jornadas de la Liga BBVA. Su escalada a ‘primera’ en la temporada 2009/2010 coincidiendo con la celebración de su primer centenario ha sido uno de los grandes logros del Levante UD que, justamente un año antes y de forma simultánea a la redefinición de su gestión, apostó por desplegar un nuevo ERP. En ese momento, el club estaba inmerso en un concurso de acreedores y con el impulso de un nuevo director general, Javier Catalán, y bajo la atenta mirada de los administradores concursales, la implantación de un nuevo ERP se configuraba como un punto clave para garantizar la viabilidad. En esa tesitura, Sage Murano fue la solución seleccionada tras un proceso de análisis que finalizó en abril de 2010 y que dejo patente la potencia de la solución de Sage, un proveedor en el que el Levante UD había confiado previamente al hacer uso, aunque de forma aislada, de algunos de sus programas. “Entonces existían dos aplicaciones de Sage, de nómina y de contabilidad, pero no estaban conectadas”, señala el director de Gestión y Organización de Levante UD, Javier Vich.
Adaptabilidad y confianza
Junto a su adaptabilidad a los requerimientos del club, la confianza en el partner de Sage, Intersoft Global, inclinó la balanza hacia Sage Murano. En concreto, Levante UD desplegó los módulos financiero, de nómina y RRHH, ventas, compras y gestión de almacenes, así como el módulo TPV para la gestión de la tienda del club, además de herramientas CRM, de gestión documental y de BI. Puesto que Levante UD quería iniciar la nueva temporada 2010/2011 haciendo ya uso del nuevo ERP, la implantación se realizó de manera muy ágil, de forma que el 1 de julio de 2010 el nuevo sistema de gestión ya estaba completamente operativo. “Como trabajamos en ejercicios que van de 1 de julio a 30 de junio, necesitábamos que el 1 de julio el nuevo ERP ya estuviera implantado”, subraya Vich, que calcula que “desde la toma de la decisión hasta la entrada en producción pasaron alrededor de seis meses”. En este punto, el director de Gestión y Organización de Levante UD llama la atención sobre el rol del integrador. “La labor del implantador es fundamental en estos proyectos ya que se trata de herramientas estándar y es necesaria toda una labor previa de análisis de la empresa, definición de necesidades y detección de peculiaridades; una información sumamente importante que es la que te permite la máxima adaptación de la solución a tus necesidades”. El proyecto, que supuso una inversión aproximada de 60.000 euros (60% software, 30% hardware y 5% servicios), implicó también la actualización de la plataforma hardware de Levante UD. En concreto y como detalla Vich, “disponíamos de un único servidor y adquirimos una segunda máquina separando así el ERP y la BBDD”. Por lo tanto, Levante UD dispone hoy de dos servidores Intel Xeon corriendo Windows Server 2008, “uno dedicado a comunicaciones y aplicaciones, y el otro a BBDD con SQL Server 2005 como gestor”. Se trata de una instalación in-house, cuyo mantenimiento es realizado por el partner de Sage, Intersoft Global. Las estaciones de trabajo, por su parte, son equipos Intel Pentium conectados por red local y/o acceso remoto. En este punto, Vich insiste en el carácter determinante que la gestión del cambio tiene en el éxito de este tipo de proyectos: “para un club de fútbol la implantación de un sistema ERP no resulta un problema económico, el problema real radica en el cambio que supone ya que exige rediseñar procesos y definir nuevas responsabilidades, y la resistencia al cambio es el gran obstáculo”. Sage Murano suma un total de ocho usuarios repartidos en diferentes departamentos del club, el cual salió de la situación concursal en diciembre de 2010. “Tenemos usuarios en el área de RRHH para los temas de nomina y en el área de contabilidad y administración, además del director financiero, que lleva el control de la tesorería, la planificación y el control presupuestario; el director comercial para contratos, sponsors, patrocinios, etc.; y la administrativa de la Escuela de Futbol Base”. Existe, además, un nivel superior de consulta dirigido a los cuadros de mando del que hacen uso el presidente, el director financiero y el propio Vich. Con el nuevo ERP, Levante UD ha elevado los niveles de integración y fiabilidad de la información. “La principal mejora”, subraya Vich, “radica en poder gestionar la información en tiempo real y mantener al día el control de la tesorería”. Además, es posible una gestión prácticamente en tiempo real: “ahora, por ejemplo, nuestro responsable de RRHH gestiona las nóminas y el apunte contable se produce automáticamente, y esto mismo sucede con los cierres diarios de tienda”. Así y a la hora de indicar los principales beneficios logrados con la implantación, Vich apunta a “las mejoras en la planificación y el control de la tesorería, la gestión en base al dato único que evita duplicidades, el manejo de información fiable en tiempo real, la gestión optimizada de la tienda con un control exhaustivo del stock, la simplificación en la gestión del contratos de patrocinios, el aprovechamiento de los recursos y el incremento de la agilidad y la eficacia en la gestión, sin olvidar la fidelización de los abonados”.
