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Hiperautomatización, una vía para la gestión del dato

AdeA se perfila como un referente en gestión documental. Felipe Fernández Atela, presidente ejecutivo con una larga experiencia internacional, se reúne con Computing.

Fernández Atela, presidente ejecutivo de AdeA.
Fernández Atela, presidente ejecutivo de AdeA.

Si hablamos de AdeA, hablamos de gestión documental y, hoy por hoy, hablamos también de un referente tecnológico en esta materia. Felipe Fernández Atela, presidente ejecutivo con una larga experiencia internacional, se reúne con Computing para hablar de la transformación que ha llevado a cabo el negocio para pasar de ser una compañía tradicional de custodia de documentos a ser una empresa tecnológica de gestión documental de primer nivel, única en el sector en España.

AdeA ofrece sus servicios principalmente tanto a grandes empresas como a la Administración Pública, que no solo almacenan su documentación, sino que además pueden digitalizarla y, gracias a la hiperautomatización, disponer de ella para así optimizar sus procesos administrativos y la toma de decisiones. Fernández Atela asegura que han realizado fuertes inversiones y han renovado todo el equipo de dirección para facilitar un cambio que era necesario y dar un paso trascendental hacia la transformación digital. De esta forma, “hemos reforzado desde la extracción de la información mediante inteligencia artificial, pasando por la automatización con un workflow, hasta la interactuación con el cliente a través de una potente plataforma de gestión documental”.

Una de las principales características que diferencia a AdeA de otras empresas que también realizan gestión documental es que, a través de su actual ecosistema tecnológico de tratamiento documental automatizado, “es la única entidad del sector capacitada para ofrecer un proceso de gestión end to end”, también conocido como de extremo a extremo. Sus servicios abarcan toda la cadena de valor de manera integrada: proceso de identificación, custodia de la documentación, trazabilidad, digitalización del documento, automatización de la captura de datos y generación de reglas de negocio, y flujos generados sobre extracciones y dentro de una única plataforma tecnológica. Por otra parte, defiende un modelo SaaS con un software que es el soporte donde suben los documentos, se extraen los datos y se producen los flujos de negocio. Y, en cuanto a los servidores de AdeA en el cloud, es posible acceder a ellos digitalmente y pagar únicamente por lo que el cliente necesita en cada momento.

La automatización mejora de la productividad, el servicio al cliente, reduce costes de mano de obra y recursos, brinda información significativa y respalda la toma de decisiones

Por tanto, trabaja indistintamente sobre documentos físicos o digitales sobre los que a posteriori aplican la inteligencia artificial. Fernández Atela realza también la fórmula end to end, porque permite ir del extremo de lo analógico al extremo de lo digital, de la caja de documentación física al dato y al proceso sobre el mismo. En este sentido, señala como una ventaja que, “AdeA, a través de un software propio y proveedores de primer nivel, y sumado a la experiencia de 20 años en la consultoría documental con aplicación de IA (OCR concretamente), se encuentra en una posición única para resolver al cliente cualquier problema relacionado con la gestión documental de manera integral”.

La transformación digital como objetivo para dar valor a los datos

Según indica el presidente ejecutivo de la compañía, “la hiperautomatización es un paso irreversible que han de dar todas las empresas y que forma parte de la transformación digital, apoyándose en diversas herramientas tecnológicas como la inteligencia artificial y la robótica. Este sistema va más allá de la automatización de la captura de datos, porque permite también extraer información de documentos no estructurados o semiestructurados y facilita la utilización de los mismos, de manera automatizada y segura, en diferentes procesos del negocio”.

Desde AdeA no dudan de que, para ello, la mejor solución sea mediante inteligencia artificial, para así poder extraer datos a partir de cualquier tipo de documento, esté estructurado o no e incluso escrito a mano, con diversas grafías. La IA permite localizar los datos necesarios en un documento (captura cognitiva) e identificar de qué tipo de documento se trata. Gracias a los nuevos sistemas cognitivos es posible capturar los datos para que sean procesables, con un mínimo de intervención humana. Pero, según explica el presidente ejecutivo, “para alcanzar una integración de datos optimizada, el procesamiento de documentos debe conversar con las distintas capas y plataformas que configuran la arquitectura de sistemas de TI de una compañía: ERP, CRM, base datos, entre otros”. Por ello, considera fundamental “asegurarse de que la solución de automatización y captura de datos elegida pueda integrarse con las aplicaciones existentes y futuras”, haciendo hincapié en que los sistemas deben poder tomar los datos capturados y enviarlos a todas las aplicaciones relevantes en un formato utilizable.

Por tanto, sintetizando las palabras de Felipe Fernández, “la principal clave de la automatización es que permite ahorrar tiempo y aumentar la productividad, lo que a su vez repercute en una mejora en la toma de las decisiones e impulsa la eficiencia, al mismo tiempo que se reducen costes”.

La hiperautomatización como un ahorro para las empresas

El proceso de digitalización de la documentación brinda muchos beneficios a las empresas: reduce tiempo en la carga de datos, disminuye los errores y almacena la información en medios digitales, permitiendo clasificarla y organizarla para su fácil acceso y consulta, afirma el presidente de AdeA. Además, insiste en las mejoras que supone la automatización: “mejora de la productividad, el servicio al cliente, reduce costes de mano de obra y recursos, brinda información significativa y respalda la toma de decisiones”. Y, en una época en la que todas las empresas abogan por la sostenibilidad, apunta también “el impacto positivo que tiene en el medio ambiente por la disminución en el uso del papel”.

Otro factor para tener en cuenta es que los documentos y los datos se almacenan electrónicamente en servidores seguros y sistemas distribuidos, lo que permite garantizar la usabilidad, seguridad y trazabilidad de los mismos. De este modo, desde AdeA subrayan que los datos están seguros y pueden ser accesibles desde cualquier dispositivo, con las reglas de acceso a los mismos que cada compañía fije.

Planes de futuro

Respecto a los retos que pretende afrontar el negocio en un futuro próximo, según Felipe Fernández Atela, hay previsto un incremento de un 50% en la facturación en los próximos dos años, lo que significaría que la empresa alcanzaría los 30 millones. Además, la idea es seguir trabajando en la internacionalización de la compañía. Según comenta el presidente, el objetivo es ampliar el campo de actuación a Asia y América Latina.

Además, recalca la reciente compra de dos empresas. Por un lado, Papyrum Nexus, destacando que les ha procurado grandes clientes y un componente tecnológico muy fuerte. Y, en segundo lugar, la empresa portuguesa Safe Box, con la que han accedido al sector público del país vecino, así como a varios hospitales y a ALTIS comunicación, la antigua Portugal Telecom, entre otros clientes.

Entre los planes de futuro también prevén seguir comprando otras empresas en otros países y también en España, ya que consideran que en nuestro país hay compañías punteras tecnológicas con las que podrían conseguir ser más relevantes; y optar por una apuesta en firme para liderar este mercado.

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