Las compañías buscan mayor eficiencia operativa y ahorro de costes ante el impacto normativo y legal, la adopción de nuevas tecnologías, y las tendencias que demanda el mercado. Existen plataformas todo en uno, como la de Signaturit Group, con la que poder firmar, verificar, archivar y acelerar las transacciones digitales certificadas y seguras con plena confianza.
El impacto de las regulaciones en el sector empresarial no solo determina la manera en que las compañías operan, sino que también influye en su capacidad para innovar y competir. En líneas generales, las regulaciones pueden limitar el crecimiento empresarial al aumentar los costes y la complejidad, pero también pueden fomentar la confianza y estabilidad del mercado. La percepción de las compañías con respecto a los cambios regulatorios suele ser de incertidumbre, ya que no existe un concepto de uniformidad, no se marcan tendencias claras, y cada vez son más los organismos locales, nacionales e internacionales que tienen poder de decisión en la publicación de normas y leyes.
Afortunadamente, existen en el mercado compañías especializadas como es el caso de Signaturit Group, que permiten a las organizaciones adaptarse sin fricciones a este entorno cambiante. Gracias a su nueva oferta de migración, cambiar de proveedor de firma electrónica ya no implica riesgos ni interrupciones operativas: se garantiza la continuidad técnica, la migración de certificados y un soporte dedicado en cada etapa del proceso. La solución exclusiva de Signaturit se basa en ofrecer suscripciones flexibles que se ajustan a los procesos internos de cada compañía, flujos adaptables y plantillas personalizables para cada equipo o departamento. Además, cumple con eIDAS y otras normativas clave, con auditorías periódicas por parte de las autoridades competentes, asegurando el máximo nivel de seguridad y validez legal.
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Cambios regulatorios clave
Para las organizaciones que operan en múltiples jurisdicciones o en distintas industrias, moverse por el panorama regulatorio puede ser especialmente difícil frente a regulaciones superpuestas procedentes de diversos organismos reguladores. Navegar por esta fragmentación regulatoria, coordinar tareas y prioridades, y garantizar el cumplimiento de todos los requisitos puede ser una labor compleja que requiere del asesoramiento adecuado por parte de proveedores especializados.
La firma electrónica, regulada por normativas como el Reglamento eIDAS, ofrece una alternativa segura y eficiente a la firma tradicional
Las regulaciones son normativas establecidas por agencias gubernamentales que garantizan un marco propicio para el buen funcionamiento de las empresas. Su importancia radica en que crean un estándar que define claramente lo que es aceptable en el ámbito comercial, promoviendo la equidad y la transparencia. Al establecer estas reglas, se protege a los ciudadanos y se asegura que todos los actores del mercado compitan en igualdad de condiciones, lo que fomenta un entorno más seguro y justo para todos. Algunos de los cambios regulatorios clave en el entorno europeo, centrados en la transformación digital, ciberseguridad y regulación financiera que están teniendo un gran impacto, son los relacionados con eIDAS 2 (Reglamento de Identidad Digital Europea), DORA (Digital Operational Resiliance Act), o ETSI o (European Telecommunications Standards Institute), entre otras.
Las propias regulaciones interactúan entre sí y se complementan, como es el caso de ETSI y el reglamento eIDAS, que definen los estándares y normas para las firmas electrónicas de más alto nivel, la emisión de certificados cualificados y los servicios de confianza online. Del mismo modo, regula las transacciones electrónicas y su gestión. La estandarización de este tipo de procedimientos se traduce como un paso más hacia la construcción de una solución digital en la que, tanto empresas del sector financiero, como gobiernos, pueden adquirir e implementar para operar con sus clientes y usuarios a distancia y de forma online.
Necesidad de una integración fluida
La digitalización ha impulsado la automatización de procesos, legitimando una mayor eficiencia y provocando la reducción de costes. Para ello, las compañías se valen de sistemas ERP y CRM que permiten gestionar de forma visible y transparente los procesos empresariales. Dotan de herramientas de visibilidad y transparencia para automatizar tareas repetitivas, reducir errores, agilizar procesos, establecer normas universales y hacer que los datos sean más fiables y seguros gracias a la integración fluida.
La mayoría de los sistemas ERP también proporcionan informes centralizados, agilizando procesos y auditorías. Por último, el ERP facilita el cumplimiento de normativas como GDPR, así como otras regulaciones específicas de cada sector. Al centralizar toda la información y consolidar los datos en un único lugar, los registros se encuentran más accesibles, asegurando transparencia y control de la información.
Como respuesta a la creciente necesidad de ofrecer una integración simplificada de aplicaciones empresariales, los mejores sistemas ERP de hoy en día vienen equipados con una serie de conectores prediseñados, API y herramientas de integración. Las API preconfiguradas en un ERP moderno en la nube son suficientes para gestionar varias aplicaciones, optimizar y automatizar los flujos de trabajo. Cuando la integración empresarial se convierte en una prioridad, integrar sistemas y aplicaciones es la única forma de garantizar que todos ellos y los procesos cumplen con la regulación y las normativas vigentes.
La rentabilidad también cuenta
El cambio de proveedor de firma electrónica se ha convertido en una decisión estratégica para muchas organizaciones, especialmente cuando confluyen diversos motivos como pueda ser la combinación de nuevos marcos regulatorios, la evolución tecnológica con la llegada de la inteligencia artificial, así como las exigencias operativas.
En muchas ocasiones, la reducción de costes a largo plazo suele estar asegurado mediante la elección de plataformas más escalables o modelos de precios más competitivos, como pueda ser el pago por documento o firma. Las compañías deben tener en cuenta y evaluar los costes ocultos fruto de la renovación de certificados, de su mantenimiento y soporte, así como de todo lo que tiene que ver con el almacenamiento legal.
Muchas empresas necesitan una integración directa con sistemas ERP, CRM, así como plataformas cloud. Si el proveedor actual tiene limitaciones técnicas, así como compatibilidad reducida, o costes de integración elevados, estos pueden ser motivos suficientes para provocar el cambio.
Las necesidades de cada negocio pueden ser muy cambiantes, hasta tal el punto que puede darse el caso de que la compañía se encuentra utilizando soluciones sobredimensionadas, o bien, paga por un servicio con funcionalidades que están infrautilizadas o no están alineadas con el core actual del negocio.
Un buen proveedor de servicio como Signaturit Group puede personalizar su solución de firma electrónica y adaptarla a las necesidades de cada negocio. Solo así es posible optimizar los flujos de trabajo, incrementar la eficiencia y asegurar el cumplimiento normativo en cada operación realizada, ofreciendo una gestión avanzada para supervisar las transacciones, definir roles y configurar flujos de trabajo ajustando los parámetros de seguridad sin complicaciones.
Las necesidades cambiantes de cada negocio pueden provocar que se usen soluciones sobredimensionadas, o bien, pagar por un servicio con funcionalidades infrautilizadas
Son numerosos los clientes que han migrado a la propuesta de Signaturit Group por tratarse de la más completa del mercado, no solo por los aspectos relacionados con la firma electrónica, sino también por ofrecer una cartera de soluciones para gestionar y proteger todas las transacciones digitales de extremo a extremo. Empresas líderes de sectores como banca, retail o consultoría ya han adoptado los servicios de Signaturit Group, reduciendo sus costes y mejorando los tiempos de firma hasta en un 30%.
Con más de 100.000 clientes en más de 40 países y millones de transacciones procesadas cada año, Signaturit Group se posiciona como el proveedor líder de soluciones de firma y servicios electrónicos de confianza en Europa.
La firma electrónica ya no es una commodity
Las soluciones de firma electrónica han dejado de ser un elemento opcional para convertirse en una necesidad para muchas empresas y organizaciones si verdaderamente quieren mantener su competitividad en el mercado. La legalidad y validez de las firmas electrónicas están cada vez más consolidadas, y su uso se ha extendido a diversos sectores, incluyendo el financiero, el legal y el gubernamental.
En este contexto, contar con un proveedor de firma electrónica confiable y seguro se ha vuelto crucial para garantizar la validez legal de los documentos y transacciones electrónicas, así como para optimizar procesos y reducir costes. La firma electrónica, regulada por normativas como el Reglamento eIDAS, ofrece una alternativa segura y eficiente a la firma tradicional, permitiendo la gestión de documentos y contratos a distancia con validez legal. Esta tecnología contribuye a la trazabilidad y seguridad de las transacciones, evitando fraudes y manipulaciones.
Claves para elegir un proveedor de firma digital
Cambiar de proveedor puede suponer no solo un gran ahorro, sino también más eficiencia operativa y mejor cumplimiento legal. Algunas de las consideraciones más importantes que se deben tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor de firma electrónica son:
- Asegurarse de que el proveedor cumpla con las normativas vigentes y que ofrezca servicios con validez legal en el ámbito geográfico donde se opera.
- Comprobar las medidas de seguridad que tiene implementadas para evitar los accesos no autorizados.
- Apostar por un proveedor con una plataforma accesible y amigable, tanto para los firmantes, como para los administradores del sistema.
- Valorar la posibilidad de integración con otros sistemas de gestión empresarial, como CRM o ERP.
- Integración con el software empresarial de la compañía a través de APIs con el fin de poder enviar documentos a firmar sin cambiar de herramienta o entorno.
- Contar con un servicio de soporte técnico eficiente que garantice una asistencia 24×7 los 365 días del año.
Un proceso ágil para el departamento IT
A modo de conclusión, la firma electrónica ya no es un servicio considerado de lujo y exclusivo de grandes compañías, sino una necesidad para las empresas que buscan optimizar sus procesos, reducir costes, y garantizar la seguridad de sus transacciones. Elegir un proveedor de servicio con fácil adopción, fiable y seguro, es fundamental para aprovechar al máximo los beneficios de esta tecnología que ha llegado para quedarse.
La satisfacción del departamento TI también está asegurada al garantizar una integración sencilla de la herramienta con las aplicaciones empresariales de cualquier tipo, a través de API, proporcionando una experiencia de firma unificada que mantiene la propia marca. Podrás integrar Signaturit en el software empresarial a través de la API para enviar documentos a firmar sin necesidad de cambiar de herramienta o entorno.
No solo hará más competitiva a la empresa, sino que también facilitará la adopción de las nuevas tecnologías, tan necesarias para garantizar el cumplimiento y adaptarse a las nuevas exigencias que demanda el mercado actual. En este nuevo contexto, Signaturit Group dispone actualmente de una oferta específica que facilita el cambio de proveedor con plenas garantías técnicas, el adecuado soporte legal y enormes ventajas económicas. Su propuesta permite alcanzar el máximo nivel de cualificación en cada fase del proceso de firma electrónica, de manera sencilla y eficaz. Aprovechando los más altos estándares de cualificación, las soluciones de Signaturit Group se posicionan como las de mayor valor probatorio ante disputas legales, protegiendo las transacciones más críticas y, por tanto, el buen funcionamiento del negocio.
